En el entorno digital, enviar una factura por correo electrónico o a través de una plataforma es una práctica habitual. Sin embargo, muchos se plantean: ¿tiene validez legal una factura electrónica sin firma? ¿Es necesario firmar digitalmente mis facturas para que la Agencia Tributaria las considere válidas? En este texto vamos a clarificar la validez legal de la firma electrónica en facturas y qué tipos de firma y formatos acepta Hacienda. Veremos la diferencia entre facturas con o sin firma digital, las garantías de autenticidad e integridad que exige la ley, y cómo ElequipoIA implementa la firma electrónica para que tus facturas cumplan al 100% con los requisitos legales.
Factura en papel vs factura electrónica: autenticidad e integridad
Una factura, ya sea en papel o electrónica, debe garantizar dos aspectos fundamentales según la normativa fiscal: la autenticidad del origen (que realmente proviene del emisor legítimo) y la integridad del contenido (que no ha sido alterada). En el ámbito físico, esto se logra mediante ciertos controles (papel membretado, sello, confianza en el proveedor, etc.). En la facturación electrónica, la tecnología ofrece mecanismos específicos para proporcionar esas garantías.
Los métodos reconocidos por la Agencia Tributaria para asegurar autenticidad e integridad son principalmente:
Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido del emisor. Esta es la forma más común y robusta: al firmar digitalmente la factura, se puede verificar criptográficamente que ha sido emitida por quien dice ser (autenticidad) y que no se ha modificado desde su firma (integridad).
EDI (Intercambio Electrónico de Datos) con control de firmas: Intercambiar facturas a través de sistemas EDI seguros también es aceptado, porque las propias plataformas garantizan origen e integridad mediante acuerdos establecidos.
Otros medios validados por la AEAT: Podrían admitirse otros sistemas o controles de gestión que logren el mismo fin, pero en la práctica las opciones principales son las dos anteriores.
Entonces, ¿es obligatorio firmar digitalmente todas las facturas electrónicas? Depende del formato y contexto:
Si hablamos de factura electrónica en formato estructurado (por ejemplo, Facturae en XML), la firma digital es obligatoria para su validez legal. De hecho, el formato Facturae incluye un bloque de firma electrónica XAdES dentro del XML. Una Facturae sin firma no sería válida.
Si es una factura en formato PDF (que, técnicamente, no es un formato estructurado obligatorio pero sí se considera factura electrónica si se envía por medios electrónicos), la normativa no obliga expresamente a que lleve firma digital, siempre que puedas garantizar autenticidad e integridad por otros medios. En la práctica, muchas empresas envían PDF sin firma, respaldándose en controles internos, trazabilidad de correos, etc. Hacienda acepta esto siempre que no haya indicios de manipulación y que exista consentimiento entre emisor y receptor. Sin embargo, desde un punto de vista probatorio, un PDF firmado electrónicamente ofrece mucha más seguridad jurídica en caso de disputa.
Para facturas a Administraciones Públicas (formato Facturae), sí o sí deben ir firmadas con certificado digital. No te las aceptará el punto de entrada (FACe) si no llevan esa firma.
Con la nueva ley de Factura electrónica B2B, todo apunta a que también se exigirá firma electrónica avanzada en las facturas entre privados, para equiparar el nivel de garantía. Esto significa que en un futuro cercano, aunque envíes un PDF a otro empresario, deberás firmarlo digitalmente o generar la factura en un formato que incluya firma.
¿Qué tipos de firma electrónica acepta Hacienda?
La Agencia Tributaria admite cualquier certificado electrónico reconocido (emitido por una autoridad de certificación cualificada) para la firma de facturas. Esto incluye:
Certificados de persona jurídica (de representante de empresa) expedidos por la FNMT, Camerfirma, ANCERT u otros prestadores de servicios de confianza reconocidos.
Certificados de persona física (por ejemplo, el DNIe o un certificado de la FNMT para ciudadanos) utilizados por profesionales autónomos para firmar sus facturas.
Certificados de sello electrónico de entidad (aquellos previstos para Administraciones Públicas bajo la Ley 40/2015), aunque estos se aplican principalmente a organismos públicos.
También se admiten certificados de empleado público, etc., en contextos gubernamentales, pero para el ámbito empresarial privado nos centramos en los certificados de representante o de persona física.
El aspecto crucial es que el certificado sea válido y se encuentre vigente. Hacienda no impone un modelo específico; por ejemplo, si dispones de un certificado digital emitido por la FNMT-RCM asociado a tu NIF, este es perfectamente válido para firmar facturas. También sería aceptable uno emitido por otra autoridad de certificación reconocida (por ejemplo, Firmaprofesional, Izenpe, etc.).
Al firmar la factura, normalmente se emplea una firma en formato XAdES (XML Advanced Electronic Signature) para documentos Facturae (XML), o PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) si se firma un PDF. Ambos son estándares ampliamente reconocidos y cumplen con la normativa europea eIDAS.
La AEAT proporciona herramientas (como la plataforma VALIDe del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital) donde cualquier persona puede cargar una factura firmada y verificar su validez, comprobar quién la firmó, si el certificado es válido, etc. Esto resulta de gran utilidad en caso de inspección: ante un requerimiento, podrías demostrar la autenticidad de tus facturas presentando los archivos firmados y verificándolos delante del inspector, en lugar de tener que aportar copias en papel compulsadas o procedimientos similares.
¿Qué considera Hacienda una factura electrónica válida?
Resumiendo los requisitos principales que la Agencia Tributaria (AEAT) considera para otorgar validez legal a una factura electrónica:
Formato legible y consensuado: Debe ser aceptada por el receptor (consentimiento). No puedes imponer la facturación electrónica a un cliente si este no está dispuesto, a menos que la ley lo obligue. En el ámbito B2B cuando aún es voluntario, se supone consentimiento si, por ejemplo, el cliente accede a descargar la factura de un portal sin objeción.
Contenido íntegro: Debe contener los datos obligatorios igual que una factura en papel (identificación del emisor y receptor, concepto, impuestos, etc.) y no haber sido alterada. La firma digital garantiza este último aspecto.
Autenticidad del origen: Debe existir elementos que prueben que la emitió realmente el proveedor. La firma electrónica con certificado del proveedor es la forma más directa de demostrarlo. Alternativamente, en relaciones comerciales establecidas, un intercambio EDI con control de acceso también es válido.
Conservación durante el plazo legal: Debes almacenar tanto la factura como, en su caso, la firma electrónica asociada, durante al menos 5 años (en facturación B2B) o más según los plazos de prescripción. Es decir, no basta con guardar el PDF, sino también el archivo de firma o el mismo PDF firmado. Esto implica utilizar sistemas desde los cuales, en cualquier momento, puedas recuperar la factura y verificar su firma. ElequipoIA, por ejemplo, almacena las facturas generadas (ya sea en PDF o Facturae XML) y podrías volver a descargarlas para comprobar las firmas si fuera necesario.
Verificabilidad: Debes disponer de medios para verificar las firmas. Este es un punto más técnico: tu software debe alertarte sobre firmas inválidas o certificados caducados. Al usar ElequipoIA, nosotros nos aseguramos de que, al firmar, se utilice un certificado vigente y técnicamente correcto, pero si recibes facturas de terceros, conviene revisarlas.
La firma electrónica en ElequipoIA
ElequipoIA implementa la firma electrónica avanzada en las facturas de formato electrónico de forma transparente para el usuario. ¿Qué significa esto? Que cuando generas, por ejemplo, una factura en formato Facturae (XML), el sistema automáticamente la firma digitalmente con el certificado configurado. De este modo, cumples con el requisito sin pasos adicionales. Si necesitas un certificado, te asesoramos sobre cómo obtener uno de la FNMT u otra entidad para instalarlo en el sistema de facturación.
Para facturas en PDF, ElequipoIA ofrece la opción de añadir firma digital (formato PAdES) al generar el documento. Esto es útil para autónomos o pymes que deseen otorgar un plus de seguridad jurídica a sus facturas PDF enviadas por correo electrónico. El receptor podrá ver un sello o indicador en el PDF de que está firmado por tu entidad y validado.
Además, nuestro software sigue las recomendaciones de la AEAT: cada factura firmada lleva un resumen de verificación (un hash o código) que se corresponde con la firma. Esto en algunos sistemas se conoce también como huella digital de la factura, útil para sistemas de verificación cruzada (como VeriFactu, la norma antifraude que requiere registro inviolable de facturas, donde también se emplean hashes y firmas para garantizar la integridad).
¿Y si mi cliente no tiene firma digital, puede «firmarme» una factura? Esta es otra pregunta frecuente. Si recibes facturas de proveedores en formato electrónico, legalmente es el emisor quien debe asegurar la autenticidad e integridad. Por lo tanto, si un proveedor te envía una factura en PDF sin firmar, Hacienda indica que tú (como receptor) debes verificar por otros medios su legitimidad. Esta es un área menos definida, pero en la práctica, con la obligatoriedad de la e-factura B2B, se tenderá a que todos los PDFs lleven firma o se utilicen plataformas de intercambio seguras. En ElequipoIA, cuando nuestros clientes (tus proveedores) te emitan facturas, si también emplean nuestro sistema, esas facturas estarán debidamente firmadas. Y tú podrás verificar la firma desde el propio visor.
¿Qué sucede con las facturas sin firma? ¿Son inválidas?
No exactamente. Una factura en PDF sin firma digital puede ser completamente válida si cumple con el resto de requisitos (contenido obligatorio, acuerdo entre las partes, conservación, etc.). De hecho, actualmente miles de profesionales autónomos emiten facturas de esta manera y la Agencia Tributaria no las rechaza en las declaraciones. Sin embargo, carecen de una prueba tecnológica robusta de integridad. En caso de litigio o inspección, por ejemplo, una factura sin firma podría ser cuestionada («usted pudo haberla modificado»). Por ello se recomienda encarecidamente implantar la firma digital. Y, como hemos mencionado, con la nueva normativa será obligatoria en un futuro próximo para todos.
Un aspecto a aclarar: en ocasiones se confunde la «firma en la factura» con la imagen escaneada de la firma manuscrita. Incluir una imagen de tu firma manuscrita en un PDF no tiene valor como firma electrónica válida. Es simplemente un gráfico. Solo la firma electrónica basada en un certificado reconocido tiene plena validez jurídica. Así que no hay que confundir: no es suficiente con firmar en papel y escanear; es necesario utilizar un certificado digital.
Conclusión: garantiza la validez de tus facturas electrónicas
Para que la Agencia Tributaria acepte tus facturas electrónicas sin objeciones:
Emplea facturas con firma electrónica avanzada. Si trabajas con Administraciones Públicas o grandes empresas, esto ya es un requisito. Anticípate también en el ámbito B2B general.
Usa certificados válidos y mantenlos renovados. Un certificado suele tener una validez de 2 a 4 años; establece recordatorios para renovarlo antes de su caducidad y así asegurar que tus firmas sean siempre válidas.
Conserva toda la documentación de forma ordenada: tanto la factura como su firma. Si utilizas ElequipoIA, esto ya está cubierto en la base de datos documental del sistema.
Informa a tus clientes o proveedores: es posible que debas explicar a algunos por qué tu factura incluye firma digital y cómo pueden verificarla. Esto forma parte del proceso de transformación digital y educación.
ElequipoIA está a tu lado en este camino: nuestro software cumple con la normativa de firma electrónica, generando facturas 100% legales y preparadas para superar cualquier inspección. Con la tranquilidad de que Hacienda acepta tus facturas porque cumplen con los criterios de autenticidad e integridad, puedes concentrarte en tu negocio.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en el 2027. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
