Conservar facturas electrónicas: plazos legales y cómo custodiarlas
Para cumplir con la ley en España, debes conservar tus facturas electrónicas durante un mínimo de cuatro años a efectos fiscales y de seis años a efectos mercantiles, garantizando que mantienen su formato original. La conservación de las facturas no es un trámite opcional: es la única forma de deducir gastos, justificar el IVA soportado y proteger tu negocio ante una inspección tributaria.
En elEquipoIA, como empresa especializada en facturación electrónica, vemos a diario cómo muchos negocios acumulan archivos desorganizados que no resistirían una comprobación oficial. Perder un lote de facturas o guardarlas en un formato no válido puede derivar en multas o en la anulación de tus deducciones. En este artículo te explicamos exactamente qué plazos aplican, qué formatos son legales y cómo organizar un archivo digital seguro.
En resumen
Hacienda (plazo fiscal): Obliga a guardar las facturas durante 4 años desde la presentación del impuesto.
Código de Comercio (plazo mercantil): Exige conservar la documentación contable durante 6 años.
Formatos válidos: Una factura electrónica debe conservarse en su formato original (como XML o Facturae), manteniendo su integridad.
Requisitos técnicos: El archivo debe garantizar la legibilidad de los documentos y permitir un acceso rápido a la Administración.
¿Cuánto tiempo es obligatorio conservar las facturas?
La ley establece diferentes plazos obligatorios de custodia en función del ámbito legal (fiscal, mercantil o penal). Como regla general para evitar problemas en todos los frentes, la mayoría de los negocios conserva su facturación durante un mínimo de seis años.
| Plazo de conservación | Normativa de referencia | Qué cubre este plazo |
| 4 años | Ley General Tributaria (Arts. 29 y 30) | Es el plazo de prescripción fiscal de Hacienda para revisar y exigir tributos (IVA, IRPF, Sociedades). |
| 6 años | Código de Comercio (Art. 30) | Obligación mercantil aplicable a libros, correspondencia y documentación contable del negocio. |
| 10 años | Código Penal (Art. 305) | Plazo recomendado por seguridad jurídica ante posibles investigaciones por delitos contra la Hacienda Pública. |
El plazo fiscal de cuatro años comienza a contar desde el día en que finaliza el plazo voluntario para presentar la declaración del impuesto correspondiente (por ejemplo, el modelo 303 de IVA). Si Hacienda inicia una inspección, este contador se paraliza y vuelve a empezar. El plazo mercantil de seis años, en cambio, empieza a contar desde el último asiento realizado en los libros contables de ese ejercicio.
¿Qué documentos incluye esta obligación?
La obligación legal abarca tanto a quien emite la factura como a quien la recibe. A efectos de inspección, debes archivar todo el ecosistema documental que justifique tus operaciones económicas:
Facturas de venta y de compra: Emitidas, recibidas y todas las facturas rectificativas o de anulación.
Tickets y justificantes: Facturas simplificadas y recibos por operaciones exentas.
Formatos estructurados: Si recibes o emites facturas en formato Facturae, UBL o a través de canales como FACeB2B, debes conservar el archivo digital original.
Comprobantes aduaneros: Documentación de importación o exportación y liquidaciones de aduanas.
Requisitos técnicos del archivo digital
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012, artículo 29) especifica que las facturas deben conservarse con tres características técnicas fundamentales durante todo el periodo legal:
Integridad: El documento no puede ser alterado. El archivo digital conservado (ya sea un XML o un PDF firmado) debe ser exactamente el mismo que se expidió o recibió.
Accesibilidad: Ante un requerimiento de Hacienda, debes poder recuperar y aportar la factura en un plazo razonable, sin excusas por fallos informáticos.
Legibilidad: La factura electrónica original debe poder transformarse en un formato visual que un inspector pueda leer fácilmente, sin depender de software obsoleto.
¿Cómo te ayuda el programa de facturación electrónica de elEquipoIA a conservar tus facturas?
El programa de facturación electrónica de elEquipoIA centraliza todo el ciclo de tus facturas para que el archivo y la custodia se realicen de forma automática, sin que tengas que organizar carpetas a mano.
Al emitir o registrar una factura en el programa, esta queda almacenada de forma segura en tu sistema. Para garantizar la accesibilidad que exige Hacienda, cuentas con buscadores y filtros avanzados en todos los listados, lo que te permite encontrar cualquier factura de hace años filtrando por fecha, proveedor o estado. Además, puedes exportar de forma masiva todos tus datos a Excel, CSV o PDF, o descargar los listados exactos que te pide tu asesoría (como los XML del SII o los libros de IVA).
En este vídeo de 7 minutos te enseñamos a buscar, filtrar y exportar facturas desde cualquier listado para tenerlas siempre a mano.
Para la seguridad de los datos (la integridad del archivo), el programa incluye una herramienta de Respaldos que te permite generar y restaurar copias de seguridad de toda tu información directamente desde la interfaz, blindando tu facturación ante posibles pérdidas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo guardar una factura electrónica imprimiéndola en papel?
No. La ley exige que las facturas electrónicas se conserven en el mismo soporte y formato en el que fueron expedidas o recibidas. Si tu proveedor te envía un archivo Facturae (XML) firmado digitalmente, imprimir el PDF asociado no sirve como prueba legal completa ante una inspección; debes guardar el XML original.
¿Qué ocurre si pierdo las facturas por un fallo informático?
Ante la Agencia Tributaria, la pérdida de datos por averías, virus o descuidos no exime de la obligación. La responsabilidad de garantizar la conservación recae sobre el empresario o profesional. No poder aportar las facturas supone enfrentarse a sanciones por infracción tributaria grave y a la anulación del IVA deducido.
Si cambio de software de facturación, ¿qué pasa con mis facturas?
Debes asegurarte de migrar o exportar toda tu facturación histórica antes de dar de baja un sistema antiguo. Todo programa debe permitirte extraer tus registros fiscales y las facturas originales generadas durante los últimos seis años para mantenerlas bajo tu custodia legal.
Normativa y fuentes
Para elaborar este artículo, nuestro equipo editorial ha consultado la siguiente normativa vigente en España:
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT): Artículos 29 y 30 sobre las obligaciones formales de los obligados tributarios.
Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el Código de Comercio: Artículo 30 relativo a la conservación de documentación contable y mercantil.
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación: Artículo 29 sobre las formas de conservación de las facturas.
Toma el control legal de tu facturación
Cumplir con los plazos y formatos de conservación no tiene por qué depender de tu memoria ni de copias manuales en discos duros. Con la herramienta adecuada, tus documentos quedan ordenados, seguros y listos para presentarse ante cualquier requerimiento de forma automática.
Si quieres dejar de preocuparte por la custodia de tus documentos y automatizar toda tu gestión fiscal, en elEquipoIA podemos ayudarte a dar el salto. Contacta con nosotros para solicitar una demostración y descubre cómo nuestro programa organiza tu negocio desde el primer día.
