78 vídeos cortos, grabados sobre el propio programa y explicados paso a paso. Busca lo que necesitas: el buscador mira en los títulos, en los capítulos y en todo lo que se dice en cada vídeo, y te lleva al minuto exacto.
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Entrar, moverte por los menús y trabajar con listados y fichas. Lo primero que conviene ver.
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Primer contacto con el programa: cómo entrar, qué es la pantalla de inicio, cómo se reparte todo en los seis menús de la barra superior, cómo buscar cualquier cosa desde un único sitio y cómo cerrar la sesión.
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Todos los listados del programa se manejan igual: buscar, ordenar, filtrar, marcar varias líneas a la vez y exportar. Lo vemos sobre el listado de facturas de cliente, pero sirve para clientes, artículos, pedidos o cualquier otra pantalla con una tabla.
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Cómo se abre una ficha, qué partes tiene, cómo se edita un dato y se guarda, para qué sirven las pestañas laterales y qué hacen los botones Deshacer y Eliminar. Lo vemos sobre la ficha de un cliente, pero todas las fichas del programa están construidas igual. Todos los clientes, proveedores y datos que aparecen son ficticios.
Los datos fiscales, la cuenta bancaria, las formas de pago y los ejercicios contables.
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Todo lo que escribes en la ficha de la empresa acaba saliendo en tus facturas. Vemos los datos fiscales, dónde aparece cada uno, el régimen de IVA, el campo Administrador que hace falta para el modelo 347, y las cuatro pestañas que cuelgan de la ficha.
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La cuenta bancaria donde cobras se da de alta dentro de la ficha de la empresa. Vemos qué es cada campo (IBAN, SWIFT, sufijo SEPA, las subcuentas contables) y dónde aparece la cuenta después: en las formas de pago y, si quieres, impresa en la factura.
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Las formas de pago deciden cuándo vence cada factura y si el cobro se da por hecho o queda pendiente. Creamos una nueva paso a paso, explicamos las casillas que más confunden (Activo, Domiciliado, Pagado e Imprimir cuenta bancaria) y le añadimos plazos para repartir el importe en varios vencimientos.
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El ejercicio es el año contable, y es la razón por la que a veces el programa no te deja poner una fecha en una factura. Vemos qué contiene un ejercicio, cómo se crea el del año siguiente antes de que llegue, y qué significa cerrarlo.
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Una misma instalación puede llevar la contabilidad de dos sociedades. Creamos la segunda empresa, vemos qué le crea el programa automáticamente, qué le falta para poder facturar, y cómo se elige con qué empresa emites cada factura.
Cómo se comporta el programa: valores por defecto, numeración, estados y correo.
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El panel de control es donde se decide cómo se comporta el programa: lo que propone por defecto, cómo numera los documentos, qué estados tienen y cómo se ven los números. Este vídeo es el mapa: qué hay en cada una de sus nueve pestañas y a cuál ir para cada cosa.
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Los valores por defecto son lo que el programa propone solo cada vez que creas algo: la empresa, el almacén, la serie, la forma de pago, el impuesto, el régimen de IVA. Bien puestos, se nota en cada documento del día. Vemos qué es cada uno, cambiamos uno y comprobamos el efecto de verdad.
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En la misma pestaña del panel de control hay tres bloques que deciden cómo se comporta el programa: cómo escribe los números, cómo trata los productos y cómo trata los documentos. Son pocas opciones, pero un par de ellas cambian el día a día más de lo que parece.
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¿Por qué tu factura se llama F2026A40 y no 40 a secas? ¿Cómo se hace para que en enero la numeración vuelva a empezar en 1? Todo eso vive en las secuencias del panel de control: una por cada tipo de documento, ejercicio y serie.
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Los estados son lo que hace que un presupuesto se convierta en pedido, que un albarán descuente stock o que una factura emitida ya no se pueda tocar. Están todos en una pestaña del panel de control, y entenderlos explica media aplicación.
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Dos configuraciones pequeñas que se cruzan en todas tus facturas: con qué documento identificas a cada cliente (NIF, CIF, pasaporte, VAT europeo) y con qué serie numeras cada tipo de factura. Vemos qué hay de serie, para qué sirve cada una y cuándo hace falta crear más.
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Para poder enviar facturas por correo desde el programa hay que configurar el correo saliente. Con Gmail tiene truco: no vale tu contraseña de siempre, hace falta una contraseña de aplicación. Vemos los pasos en Google, los campos exactos que hay que rellenar y los fallos típicos.
Cómo se construye el PDF que recibe tu cliente y cómo enviarlo.
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El papel que recibe tu cliente no aparece por arte de magia: lo construye una plantilla. En este vídeo vemos de dónde sale el PDF de una factura, qué partes tiene, y la diferencia entre una plantilla y un formato de impresión, que es lo que más se confunde de todo este bloque.
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Entramos en el editor de plantillas: el tamaño del papel, los márgenes, la fuente y, sobre todo, el logotipo y las direcciones que salen impresas. Cambiamos la posición del logo y vemos el resultado en el PDF, antes y después.
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La parte del editor de plantillas que decide cómo se imprimen las líneas de la factura y con qué textos se despide el documento: las tres listas paralelas de columnas, el hueco blanco del final y los textos de aviso, agradecimiento y pie. Ponemos un agradecimiento y lo vemos en el PDF.
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Los formatos de impresión: variantes de la plantilla que se aplican solas según el tipo de documento y la serie. Vemos los que hay de serie, qué hereda cada uno, y creamos uno nuevo que oculta la tabla de recibos… y comprobamos que se aplica solo.
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Sacar los documentos fuera del programa: imprimir (que descarga el PDF), exportar a Excel o CSV, sacar el ticket… y enviarlos por correo directamente desde la ficha. Con la pantalla de envío y el aviso que sale si el correo no está configurado.
Clientes, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, cobros y rectificativas.
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Cómo dar de alta un cliente con todos sus datos: los imprescindibles, el resto de la ficha, y la dirección de facturación, que va en su propio sitio y se activa al guardar. Con el recorrido completo por el menú.
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La ficha del cliente más allá del alta: la dirección que saldrá en las facturas, a quién van los correos, y los valores que el programa recuerda por ti en cada documento: tarifa, grupo, serie, forma de pago y días. Además, el riesgo que le concedes y su cuenta bancaria para domiciliar.
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El presupuesto de venta: el documento que se envía cuando el cliente aún no ha decidido. Crearlo de cero, añadir líneas con el autocompletado, aplicar descuentos por línea y enviarlo al cliente por correo con el PDF ya adjuntado.
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El cliente ha dicho que sí: toca convertir el presupuesto en un pedido real. Aprobarlo, generar el pedido con un solo clic desde el menú de estado y seguir su pista hasta que se sirva.
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La mercancía está lista para salir. Del pedido sale el albarán de entrega con un clic desde su menú de estado, y el stock baja solo. Aquí se ve todo el camino, hasta comprobar las unidades en el almacén.
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Varias entregas al mismo cliente no tienen que ser varias facturas. Marca los albaranes, usa Agrupar o partir, y sale una única factura con todas las líneas y su total. El flujo completo, aquí.
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Ni presupuesto ni pedido: el trabajo se hizo y se cobra. Escribir una factura desde cero: líneas con autocompletado, el IVA de cada artículo, la serie, la forma de pago con su vencimiento y los totales que salen solos.
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Facturar es sólo media venta: falta cobrar. Los recibos, el filtro de pendientes de cobro, y cómo apuntar un cobro al completo o a plazos sin perder la pista de lo que falta.
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Una factura emitida no se borra ni se edita: se corrige con una rectificativa. Devolución parcial paso a paso y cómo queda la factura original.
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Que cada cliente vea su precio: crear una tarifa con descuento, asignársela a su ficha y comprobar que el precio rebajado llega solo a las líneas de sus facturas.
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Dos herramientas de la ficha de cliente: el agente comercial al que se le atribuyen sus ventas, y los anticipos, para apuntar cobros por adelantado antes de que exista la factura. Todos los clientes, proveedores y datos que aparecen son ficticios.
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Cómo facturar sin IVA a una empresa de otro país de la Unión Europea: dónde se pone la excepción de IVA, qué operación le corresponde a cada caso, qué texto legal aparece en el PDF y por qué salta el aviso de que la combinación no es válida. Todos los clientes, proveedores y datos que aparecen son ficticios.
Proveedores, pedidos, recepción de mercancía, facturas de compra y pagos.
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Cómo dar de alta un proveedor: los datos fiscales, la forma de pago y la dirección de contacto, que va en su propia pestaña y se activa al guardar la ficha. Con el recorrido completo por el menú Compras.
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Cómo crear un presupuesto de compra: elegir el proveedor, añadir líneas y ver los totales. Y cómo convertir ese presupuesto en un pedido con un clic, todo por el menú Compras de la aplicación.
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Cómo recibir la mercancía de un pedido de compra: aprobar el pedido a albarán desde su menú de estado, revisar el albarán que se genera solo y comprobar que el stock del artículo entra en el almacén.
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Cómo registrar una factura de compra directa en la aplicación: elegir el proveedor, añadir las líneas con su precio, apuntar el número que pone el proveedor y entender el pie de totales, con el IVA soportado y la retención de IRPF.
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Cómo pagar a un proveedor en la aplicación: filtrar las facturas pendientes, abrir el recibo de una de ellas, registrar el pago con su fecha y comprobar que la factura sale de la lista de impagadas.
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Cómo escanear las facturas que los proveedores mandan en PDF: el escáner de documentos las lee, rellena la factura por ti y deja el PDF adjunto. Revisión del OCR y creación del documento en tres clics.
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Cómo mantener el precio de compra de cada artículo en cada proveedor: la pestaña Proveedores de la ficha de artículo, con su referencia para pedir y la actualización automática al registrar compras.
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Cómo importar las facturas en formato Facturae que mandan los proveedores: se sube el archivo XML y la factura de compra nace sola, con su proveedor, número, fecha y líneas. Y el paso que no se puede saltar: revisar impuestos y totales, y corregir lo que no cuadre antes de guardar.
Catálogo, productos, variantes, stock y transportistas.
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Primera píldora del bloque de almacén: cómo se organiza el catálogo en la aplicación — almacenes, familias y fabricantes.
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Segunda píldora del bloque de almacén: el alta completa de un producto — datos generales, precio en la variante y stock inicial — comprobada al final en el listado.
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Tercera píldora del bloque de almacén: las cuatro cifras del stock — cantidad, reservado, pendiente de recepción y disponible — qué documento mueve cada una y cómo se cierra el ciclo al comprar y vender.
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Cuarta píldora del bloque de almacén: variantes y atributos. Creamos el atributo Talla con sus valores S, M, L y XL, la familia Merchandising y la camiseta de formación, con una variante por talla.
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Quinta píldora del bloque de almacén: los ajustes de stock. Registramos una entrada de mercancía, regularizamos tras un recuento físico y fijamos mínimos y ubicación, todo en la pestaña de stock de la ficha del producto.
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Última píldora del bloque de almacén: los transportistas. Qué son, cómo dar de alta una agencia y cómo activarla o desactivarla sin borrarla.
Plan contable, asientos, IVA, nóminas y cierre del ejercicio.
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Primera píldora del bloque de contabilidad: cómo está organizada por dentro. El ejercicio y su plan contable, la diferencia entre cuentas y subcuentas, qué guarda una subcuenta y para qué sirven las cuentas especiales.
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Segunda píldora del bloque de contabilidad: la subcuenta de cada cliente y de cada proveedor. Qué código llevan, qué guardan dentro, por qué un cliente nuevo todavía no tiene, y en qué se diferencian la 400 y la 410. Todos los clientes, proveedores y datos que aparecen son ficticios.
4:13
Tercera píldora del bloque de contabilidad: los tipos de IVA, el recargo de equivalencia, cómo crear un tipo nuevo y las retenciones de IRPF, con el sitio exacto donde se aplican.
3:47
Cuarta píldora del bloque de contabilidad: las herramientas para traer tu contabilidad de otro programa. Exportar el plan contable del ejercicio, importar uno nuevo, subir asientos desde Excel o CSV y renumerar los asientos por fecha.
3:41
Quinta píldora del bloque de contabilidad: el asiento que genera una factura. Vamos de la factura a su asiento y entendemos cada apunte: el cliente, el IVA y la venta. Y después, el asiento que genera su cobro.
3:11
Sexta píldora del bloque de contabilidad: crear un asiento a mano. Cuándo hace falta, cómo se añaden las líneas, por qué el debe tiene que ser igual al haber, y el truco del punto para escribir subcuentas más rápido.
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Séptima píldora del bloque de contabilidad: los asientos predefinidos. Plantillas para los apuntes que se repiten todos los meses: la nómina, la cuota de autónomo, el pago de impuestos o la comisión del banco. Verás cómo es una plantilla por dentro, cómo generar el asiento rellenando sólo los importes y cómo crear tu propia plantilla desde cero.
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Octava píldora del bloque de contabilidad: encontrar un asiento entre cientos. El buscador por texto, los filtros por fecha, importe o diario, la exportación a Excel y el mayor de una cuenta, que es donde se ve el saldo movimiento a movimiento.
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Novena píldora del bloque de contabilidad: la regularización del IVA del trimestre. De dónde salen los importes, cómo se hace el asiento a mano y cómo dejarlo hecho en dos clics con una plantilla, ajustándola antes a las cuentas de tu instalación.
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Última píldora del bloque de contabilidad: cerrar el año. Qué hacen los tres asientos que genera el programa, cómo se cierra paso a paso, la casilla que no puedes olvidar, qué queda bloqueado después y cómo deshacerlo si te has adelantado.
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Undécima píldora del bloque de contabilidad: cómo llevar a la contabilidad las nóminas que te manda la gestoría, trabajador por trabajador. Crearás una subcuenta 465 para cada empleado, generarás el asiento de cada nómina con la plantilla de asientos predefinidos copiando los datos del recibo (bruto, IRPF, líquido y Seguridad Social de la empresa), registrarás el pago de cada nómina por el banco y el pago de la Seguridad Social de toda la plantilla. Todos los trabajadores y datos que aparecen son ficticios.
Resultados, tesorería, informes para la asesoría y modelos 303, 130, 347, 111 y 115.
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Primera píldora del bloque de informes: lo que comparten los más de veinte informes del programa. Dónde están, cómo se les acota el periodo, qué filtros vas a encontrar siempre y cómo sacar el resultado en pantalla, en Excel o en PDF.
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Segunda píldora del bloque de informes: el informe de Resultados. El año entero de la empresa en una página — el gráfico mes a mes, la tabla de ventas, compras y resultado, el detalle por familia y por cuenta contable, y los cuatro gráficos que dicen de dónde viene el dinero.
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Tercera píldora del bloque de informes: Desgloses. Quién te compra, qué se lleva y en qué mes — con las tres vistas del resultado (unidades, neto y las facturas que hay detrás) y cómo bajártelo a Excel.
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Cuarta píldora del bloque de informes: Tesorería. El dinero que tienes, el que te deben, el que debes y el que le debes a Hacienda — todo en una pantalla y sin pedirle nada.
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Quinta píldora del bloque de informes: los informes contables, los que pide la asesoría. Aquí no se consultan, se crean: un registro por informe, y luego se imprimen tantas veces como haga falta.
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Sexta píldora del bloque de informes: los gráficos a medida. Cuando ningún informe te dice lo que quieres saber, te lo montas tú: eliges la tabla, los dos ejes y el tipo de gráfico.
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Séptima píldora del bloque de informes: los comerciales. Siete pantallas cortas que contestan a las preguntas del día a día — quién me debe dinero, qué producto se vende, qué margen deja y quién lo está vendiendo.
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Octava píldora del bloque de informes: los tres listados que se descargan. El de impuestos, los libros de ingresos y gastos y el fichero del SII — lo que hay que enviar cada trimestre.
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Novena píldora del bloque de informes y la primera de los modelos fiscales: el 303 del trimestre y el 390 del año. El programa te rellena el impreso con tus propias facturas.
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Décima píldora del bloque de informes: el modelo 130, el pago trimestral a cuenta del IRPF que presentan los autónomos. Ingresos menos gastos, el veinte por ciento, menos lo que ya te han retenido.
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Undécima píldora del bloque de informes: el modelo 347, la declaración anual de operaciones con terceros. Quién ha pasado de tres mil euros contigo, repartido por trimestres, y el fichero para Hacienda.
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Duodécima píldora del bloque de informes: los modelos 111 y 190. Cuando pagas a un profesional le retienes una parte del IRPF, y ese dinero hay que ingresarlo cada trimestre.
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Última píldora del bloque de informes: los modelos 115 y 180. Si alquilas un local, cada mes retienes un diecinueve por ciento a tu arrendador, y ese dinero se declara aparte.
Soporte, etiquetas, obras y certificaciones, mudanzas y registro de jornada.
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Cómo pedir ayuda sin salir del programa. El botón de soporte que te acompaña por todas las pantallas, cómo quitarlo de en medio cuando estorbe, y cómo abrir un ticket en tu portal para que quede registrado con su número y su historial, en vez de perderse en una cadena de correos.
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Recorrido completo por EtiquetIA: la pestaña de etiquetas en la ficha del producto y en albaranes y facturas, la generación de códigos de barras internos, las tres salidas de impresión (hoja A4, ticket y térmica ZPL), el asistente para imprimir en lote y las etiquetas de envío con formatos configurables. Todos los clientes, proveedores y datos que aparecen son ficticios.
13:11
Cómo llevar la retención en garantía (el 5 % que retiene el cliente de obra) con el plugin de ElEquipoIA: los dos modos fiscales (cobro diferido con la factura íntegra y recibo aparte, o pago anticipado con la retención fuera de la base), la configuración y las cuentas 4308 y 650, la retención en la ficha del cliente, cómo queda cada factura y el panel de retenciones para devolverlas, ejecutarlas, facturarlas o sustituirlas por un aval. Todos los clientes, proveedores y datos que aparecen son ficticios.
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Cómo llevar las obras con el plugin de certificaciones de ElEquipoIA: el seguimiento de obras, la ficha de un contrato en marcha, el alta de un contrato con su IVA y su retención en garantía, las partidas escritas a mano o importadas desde CSV, la certificación mensual con control de lo contratado, la proforma y la factura con su retención. Todos los clientes, proveedores y datos que aparecen son ficticios.
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Ejemplos de certificaciones de obra con el plugin de ElEquipoIA: la misma certificación de 4.000 € facturada en pago anticipado, en cobro diferido, con inversión del sujeto pasivo y un 10 % de retención, y sin retención; el segundo mes, con la retención calculada a origen, y la corrección de una medición en negativo. Todos los clientes, proveedores y datos que aparecen son ficticios.
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Cómo llevar una empresa de mudanzas con el módulo de mudanzas de ElEquipoIA: el panel con lo pendiente, los catálogos, el expediente con sus direcciones y servicios con margen, los documentos y el presupuesto, la planificación del equipo sin solapes, los partes de trabajo y la factura, el guardamuebles con la facturación de cuotas, las mudanzas internacionales, la calidad y las estadísticas. Todos los clientes, proveedores y datos que aparecen son ficticios.
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El registro de jornada visto por el trabajador, con la app para Android: configurar la app con el enlace de tu empresa (sin usuario ni contraseña), el panel personal, fichar entrada, pausas y salida, pedir vacaciones y ausencias con justificante, el calendario y la firma mensual de la jornada. Todos los trabajadores y datos que aparecen son ficticios.
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El registro de jornada visto por la empresa: el panel de administración, dar de alta a un trabajador con acceso sólo a sus pantallas, horarios, pausas y festivos, aprobar vacaciones y ausencias, revisar los fichajes con su historial, alertas e informes de horas. Todos los trabajadores y datos que aparecen son ficticios.
