Software homologado AEAT: requisitos de la Ley Antifraude y cómo cumplirla
Un software homologado AEAT es un programa de facturación que cumple con los requisitos técnicos de inalterabilidad, trazabilidad y conservación exigidos por la Ley Antifraude de la Agencia Tributaria. En elEquipoIA, como empresa de facturación electrónica, sabemos que la llegada de normativas como Verifactu ha generado mucha incertidumbre en pymes y autónomos. El miedo a una sanción por usar un programa obsoleto o por llevar las cuentas en hojas de cálculo es real. En este artículo te explicamos exactamente qué exige la ley, qué funciones están prohibidas y cómo asegurarte de que tu sistema cumple con todos los requisitos.
En resumen
Inalterabilidad: Un software homologado impide eliminar o modificar facturas emitidas sin dejar un rastro auditable.
Trazabilidad: Cada documento debe estar encadenado al anterior para garantizar que no hay saltos ni ocultaciones en la facturación.
Prohibición del software de doble uso: Las herramientas que permiten llevar una contabilidad paralela o «caja B» están expresamente prohibidas y conllevan graves sanciones.
Verifactu: Los sistemas deberán incorporar medidas como códigos QR y hashes criptográficos, además de permitir el envío de registros a Hacienda.
¿Qué marco legal regula el software homologado AEAT?
El marco legal que regula los programas de facturación en España se apoya en normativas diseñadas para evitar la manipulación de datos y el fraude fiscal. Estas leyes establecen las reglas del juego tanto para los fabricantes de software como para las empresas que lo utilizan.
Las obligaciones se articulan principalmente a través de estas normas:
Ley 11/2021 (Ley Antifraude): Establece la prohibición del software de doble uso y fija sanciones económicas para fabricantes y usuarios que incumplan.
Real Decreto 1007/2023: Aprueba el reglamento que detalla los requisitos técnicos de los programas informáticos de facturación y define el sistema Verifactu.
Órdenes Ministeriales: Definen las especificaciones técnicas finales, como la estructura de los ficheros y los protocolos de comunicación con la AEAT.
¿Cuáles son los requisitos obligatorios de un software de facturación?
Para que un programa sea legal en España, debe garantizar que cualquier registro de facturación es seguro y auditable. La ley resume esto en cinco pilares fundamentales.
| Requisito | Qué significa en la práctica |
| Integridad | Los registros guardados deben conservarse con los datos originales. No pueden alterarse sin que quede un registro de la modificación. |
| Conservación | Los datos deben almacenarse de forma segura durante todo el plazo de prescripción legal de los impuestos. |
| Accesibilidad | La información tiene que poder exportarse e inspeccionarse por la Administración en los formatos requeridos. |
| Legibilidad | Los datos exportados deben ser comprensibles y mantener una estructura uniforme, sin encriptaciones que impidan su lectura oficial. |
| Trazabilidad | Cada operación registra su autor, fecha y hora, creando una cadena histórica donde cada factura referencia a la anterior. |
¿Qué es Verifactu y cómo afecta a los registros?
Verifactu es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) para estandarizar el envío voluntario o automático de los registros de facturación, sirviendo como estándar de máxima seguridad.
Si un software opera bajo las especificaciones de Verifactu, debe incluir medidas técnicas avanzadas:
Hash criptográfico: Cada factura genera una huella digital única (hash) basada en sus datos. Si se cambia una coma, el hash cambia, delatando la manipulación.
Encadenamiento: Cada nuevo registro incluye parte del hash de la factura anterior, creando una cadena inquebrantable.
Código QR: Las facturas impresas o en PDF deberán incluir un código QR que permita verificar su validez.
Envío a la AEAT: Capacidad de remitir los registros de facturación de forma directa y estructurada a los servidores de Hacienda.
¿Qué funciones están prohibidas en tu programa actual?
La ley prohíbe explícitamente cualquier funcionalidad que permita alterar la contabilidad sin dejar huella. El objetivo es erradicar el llamado «software de doble uso».
Tu programa actual incumple la normativa si permite:
Llevar doble contabilidad: Ocultar ventas o gestionar ingresos paralelos que no se declaran.
Borrar facturas emitidas: Eliminar un documento de forma irreversible como si nunca hubiera existido.
Modificar importes sin rastro: Cambiar la base imponible o los impuestos de una factura ya cerrada sin generar un apunte de corrección o una rectificativa.
Saltar secuencias: Dejar huecos injustificados en la numeración de las series de facturación.
Las sanciones por utilizar o comercializar programas que incumplan estos puntos son severas y afectan tanto a la empresa desarrolladora como al negocio que los utiliza.
¿Cómo te ayuda el programa de facturación electrónica de elEquipoIA?
En elEquipoIA, hemos diseñado nuestro programa de facturación electrónica basándonos en el rigor, la trazabilidad y la inalterabilidad de los datos.
Nuestro sistema gestiona automáticamente las secuencias de numeración por tipo de documento, ejercicio y serie, reiniciando la numeración cada mes de enero para mantener tus correlaciones perfectas. Para proteger la integridad, el programa cuenta con 31 estados de documento; aquellos que marcan documentos como cerrados bloquean completamente la edición de la ficha, impidiendo manipulaciones posteriores.
Si detectas un error en una factura ya emitida, el programa no te permite borrarla mágicamente: utilizamos el sistema legal de facturas rectificativas y devoluciones para corregir el documento original, manteniendo la trazabilidad histórica que exige Hacienda.
En este vídeo de 2 minutos te enseñamos a corregir una factura ya emitida mediante una rectificativa sin romper tu contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la Declaración Responsable del fabricante?
Es un documento legal obligatorio en el que la empresa desarrolladora certifica formalmente que su programa cumple con todos los requisitos del Real Decreto 1007/2023 y la normativa Antifraude. Debe incluir la versión del software y estar a disposición de los clientes.
¿Soy responsable si mi programa no cumple la Ley Antifraude?
Sí. La normativa establece un régimen sancionador dual: existen multas para los desarrolladores que fabriquen software de doble uso y multas para las empresas o autónomos que lo utilicen, instalen o posean.
¿Puedo seguir facturando con hojas de cálculo o Excel?
No. Las hojas de cálculo no garantizan la inalterabilidad, no cuentan con encadenamiento de registros ni impiden la manipulación sin rastro. Por tanto, no se consideran software homologado bajo los nuevos requisitos de la AEAT.
Normativa y fuentes
Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos de los programas informáticos de facturación (Verifactu).
Sede electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT).
Implanta la facturación electrónica con seguridad
Cumplir con la Ley Antifraude y los requisitos técnicos de la AEAT no es opcional, pero tampoco tiene que ser un dolor de cabeza. En elEquipoIA somos expertos en facturación electrónica y te ayudamos a digitalizar tu negocio con herramientas robustas, legales y fáciles de usar. Contacta con nosotros y te enseñaremos cómo nuestro programa blinda tu facturación para que tú solo te preocupes de vender.
