Conservar facturas electrónicas: plazos legales y cómo custodiarlas
Para conservar facturas electrónicas de forma legal, es obligatorio custodiarlas durante 4 años a efectos tributarios y 6 años a efectos mercantiles, garantizando en todo momento su integridad, legibilidad y accesibilidad. No basta con guardar un PDF en una carpeta; la normativa exige que los documentos se mantengan inalterables y a disposición de la Administración en caso de inspección. En este artículo te explicamos qué plazos aplican y cómo organizar tu archivo digital para evitar sanciones.
En resumen
Plazo fiscal: Debes guardar las facturas durante 4 años para cumplir con la Agencia Tributaria.
Plazo mercantil: El Código de Comercio extiende la obligación de conservación de los libros y justificantes a 6 años.
Requisitos: La factura debe mantenerse en su formato original, asegurando que no ha sido modificada.
Inspecciones: La Administración puede requerir en cualquier momento el acceso o la copia digital de los registros de facturación.
¿Cuánto tiempo es obligatorio conservar una factura electrónica?
Las facturas, independientemente de si son de compra o de venta, están sometidas a dos plazos de prescripción diferentes según la rama del derecho que las regule. El empresario debe respetar siempre el plazo más largo para evitar contingencias.
| Ámbito | Plazo obligatorio | Normativa oficial | Desde cuándo computa |
| Tributario (Hacienda) | 4 años | Ley General Tributaria (art. 66) | Desde el fin del plazo para presentar el impuesto correspondiente. |
| Mercantil | 6 años | Código de Comercio (art. 30) | Desde el último asiento realizado en el ejercicio. |
Aunque a los 4 años prescriba el derecho de Hacienda para exigir deudas tributarias, la obligación mercantil de conservar la documentación prevalece hasta los 6 años.
Requisitos legales para el archivo de facturas
El archivo de facturas electrónicas es el proceso de custodia digital que garantiza la conservación, inalterabilidad y accesibilidad de los documentos comerciales durante su periodo de vigencia legal.
Para que la custodia sea válida, no sirve cualquier sistema. La normativa establece que debes garantizar:
Integridad: Demostrar que el contenido de la factura no ha sido alterado desde su emisión. Esto se logra mediante firmas digitales o códigos de verificación (hashes).
Legibilidad: El formato debe poder leerse y visualizarse sin requerir software obsoleto o inaccesible.
Accesibilidad: Ante un requerimiento de la Agencia Tributaria, debes poder buscar, filtrar y entregar las facturas solicitadas de forma inmediata.
Trazabilidad: Conservar no solo la factura, sino los registros informáticos asociados a su emisión, un requisito que se refuerza con sistemas antifraude como Verifactu.
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Preguntas frecuentes sobre guardar facturas digitales
¿Sirve guardar las facturas en PDF en una carpeta del ordenador?
No es suficiente. Guardar un PDF suelto no garantiza la inalterabilidad ni la integridad estructural (como la firma o el archivo XML en el caso de Facturae), requisitos que exige Hacienda para asegurar que el documento no ha sido manipulado a posteriori.
¿Qué pasa si pierdo las facturas antes de los plazos legales?
El incumplimiento de la obligación de conservar la documentación contable y fiscal se considera una infracción grave. Según la Ley General Tributaria, puede conllevar sanciones económicas proporcionales al volumen de facturación o multas fijas elevadas.
¿Debo guardar también los presupuestos y albaranes?
Sí, a efectos mercantiles el Código de Comercio exige conservar la correspondencia y documentación justificativa relacionada con el negocio durante 6 años. Si un albarán justifica la entrega de un bien facturado, debe conservarse junto a la factura.
Normativa y fuentes
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