Estados de la factura electrónica B2B: cuáles son y cuándo comunicarlos
Los estados de la factura electrónica B2B son las distintas fases —como la aceptación, el rechazo o el pago— que el receptor de una factura deberá comunicar obligatoriamente al emisor según establece la Ley Crea y Crece. Mantener un registro actualizado de estos estados dejará de ser una simple buena práctica administrativa para convertirse en un requisito legal orientado a combatir la morosidad empresarial y aumentar la transparencia en las operaciones comerciales.
En resumen:
La normativa exige que las empresas informen sobre la aceptación o el rechazo de las facturas que reciben, y sobre su pago efectivo.
El plazo máximo previsto para comunicar la aceptación o rechazo es de 4 días desde la recepción de la mercancía o factura.
El objetivo de la Agencia Tributaria es crear un mapa real de los plazos de pago para sancionar la morosidad abusiva.
El programa de facturación de elEquipoIA permite gestionar los estados de tus documentos y preparar tu negocio para cumplir con la ley.
¿Cuáles son los estados obligatorios de la factura electrónica?
Cuando hablamos de estados en la facturación B2B, nos referimos a hitos trazables que certifican en qué punto del ciclo comercial se encuentra una factura. La digitalización obliga a formalizar lo que antes se resolvía con una llamada o un correo electrónico.
Estos son los estados principales que deberás gestionar y comunicar:
| Estado de la factura | Significado legal y comercial | Acción requerida por el receptor |
| Enviada / Registrada | La factura se ha emitido y entregado correctamente a través de la plataforma o correo electrónico. | Inicia el plazo de revisión. |
| Aceptada comercialmente | Conformidad total con la factura y la mercancía/servicio recibido. | Comunicar la aceptación al emisor. |
| Rechazada comercialmente | Disconformidad por errores fiscales, de importes o por problemas con la entrega. | Informar del rechazo y detallar el motivo estandarizado. |
| Pagada (Cobro efectivo) | El importe se ha abonado en su totalidad mediante el método acordado. | Notificar el pago al emisor en el plazo estipulado. |
Existen estados intermedios adicionales, como la «aceptación parcial», pero la conformidad (aceptación) y el cierre del ciclo (pago) son los pilares de la nueva normativa.
Plazos para comunicar los estados según la Ley Crea y Crece
La Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) introduce un cambio de paradigma: el silencio administrativo entre empresas ya no es válido. Las obligaciones de comunicación de estados tienen plazos estrictos para evitar que los proveedores queden a la espera indefinida.
Plazo de aceptación o rechazo: El receptor deberá informar de su decisión en un plazo máximo de 4 días naturales desde que recibe la factura y la mercancía.
Plazo de comunicación de pago: El pago efectivo de la factura también deberá comunicarse al emisor en un plazo máximo de 4 días naturales desde que se realiza la transacción.
Envío de datos a la Administración: Estos estados servirán para alimentar el futuro Observatorio de Morosidad Estatal, permitiendo a Hacienda supervisar qué empresas incumplen sistemáticamente los plazos de la Ley de Morosidad.
¿Cómo te ayuda el programa de facturación electrónica de elEquipoIA con los estados?
El programa de facturación electrónica de elEquipoIA está diseñado para controlar el ciclo de vida completo de tus facturas sin sumar trabajo manual. Así te ayuda a mantener tus estados al día:
Gestión de 31 estados de documento: Nuestro programa gestiona internamente decenas de estados que controlan el flujo comercial. Sabrás en todo momento qué presupuestos están aceptados, qué pedidos reservan stock y qué facturas están pendientes de cobro.
En este vídeo de 4 minutos te enseñamos cómo funcionan los estados de documento en el programa para entender el flujo desde presupuesto hasta factura:
Importación ágil de facturas recibidas: Puedes importar facturas electrónicas en formato Facturae directamente desde un archivo o leyendo tu correo electrónico, centralizando su revisión.
Control de cobros y recibos: El sistema te permite generar recibos por vencimientos (plazos 30-60-90), marcar facturas como pagadas, registrar cobros parciales y filtrar fácilmente en el listado para ver quién te debe dinero.
En este vídeo de 3 minutos te enseñamos a controlar los recibos, marcar cobros parciales o totales y ver quién te debe dinero:
Emisión de rectificativas ágiles: Si un cliente rechaza tu factura, puedes generar la factura rectificativa correspondiente con su propia serie documental de forma rápida, corrigiendo el error y reiniciando el proceso comercial.
Pasos para empezar a usar el plugin PrecioConIva
Poner en marcha esta funcionalidad en tu catálogo es un proceso directo. Sigue estos pasos para comenzar a gestionar tus precios finales:
Accede a tu panel en nuestro programa de facturación electrónica con credenciales de administrador.
Navega a la sección de Catálogo y entra en el listado de Productos.
Abre la ficha de cualquier producto que tengas dado de alta (o crea uno nuevo).
Desplázate a la pestaña de Variantes (donde gestionas las tallas, colores o formatos).
Localiza la nueva columna etiquetada como «Precio con IVA», situada justo al lado del precio estándar.
Introduce el precio final deseado en esa casilla y pulsa la tecla intro o haz clic fuera del campo.
Guarda los cambios de la ficha del producto. Verás cómo el precio sin IVA se ha recalculado automáticamente para cuadrar a la perfección.
Preguntas frecuentes sobre el plugin PrecioConIva
¿El plugin modifica la forma en que se emiten las facturas?
No, el plugin PrecioConIva solo afecta a la forma en que gestionas los precios en la ficha del artículo. Las facturas se seguirán emitiendo cumpliendo toda la normativa vigente, desglosando correctamente la base imponible, el tipo impositivo y la cuota de IVA.
¿Funciona si aplico diferentes tipos de IVA a distintos productos?
Sí, el plugin PrecioConIva lee el tipo de impuesto que tiene asignado cada artículo de forma individual. Si cambias el precio final de un producto con IVA superreducido, calculará la base imponible con ese porcentaje concreto.
¿Tengo que aprender a usar una pantalla nueva?
En absoluto. El plugin PrecioConIva no añade secciones nuevas al menú principal. Toda su funcionalidad se integra como una columna extra dentro de la pestaña de variantes de la ficha de producto que ya utilizas habitualmente.
¿Es compatible con artículos que no tienen variantes?
Sí. Aunque está optimizado para facilitar la vista en la tabla de variantes, el funcionamiento de cálculo inverso (de precio final a base imponible) se aplica igualmente a los productos simples de tu catálogo.
