Contrato de un programa de facturación electrónica: qué revisar y cláusulas clave
El contrato de un programa de facturación electrónica es el acuerdo legal que define quién es el dueño de tu información comercial, qué nivel de disponibilidad técnica tiene el servicio y quién asume la responsabilidad ante Hacienda o Protección de Datos si hay un fallo. Aunque suele presentarse como una simple casilla de «acepto los términos», este documento marca la diferencia entre estar protegido ante una pérdida de datos y quedarte desamparado en plena inspección. En este artículo detallamos qué debes exigir a tu proveedor para blindar tu negocio.
En resumen
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Propiedad exclusiva: El contrato debe especificar que las facturas y datos de clientes te pertenecen a ti, no al proveedor de software.
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Acuerdo de nivel de servicio (SLA): Exige un compromiso de disponibilidad técnica (normalmente superior al 99 %) y penalizaciones si el sistema sufre caídas recurrentes.
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Garantía normativa: El texto debe incluir el compromiso explícito de mantener el programa adaptado a los cambios legales de la Agencia Tributaria.
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Portabilidad garantizada: Debes tener derecho a descargar toda tu información en formatos estándar (Excel, CSV) si decides cambiar de plataforma.
¿Qué normativas debe cumplir el contrato de tu software?
Un contrato de un programa de facturación electrónica válido debe recoger por escrito el cumplimiento de dos grandes bloques normativos: el ámbito fiscal y el de protección de datos. El proveedor no solo debe prometer que su sistema funciona, sino garantizar jurídicamente que se alinea con la legislación vigente y que se actualizará ante futuros cambios normativos.
La protección legal de tu negocio depende de que estas cláusulas estén bien definidas:
| Normativa | Obligación del proveedor | Cláusula a revisar en el contrato |
| RGPD (Art. 28) | Actuar solo como encargado del tratamiento de datos. | Firma de un Anexo de Encargo de Tratamiento (DPA). |
| Real Decreto 1007/2023 | Cumplir los requisitos de inalterabilidad y trazabilidad (Verifactu). | Garantía de homologación y actualización técnica continua. |
| Ley Crea y Crece | Soportar formatos estructurados (Facturae, UBL). | Compromiso de adaptación a la factura electrónica obligatoria B2B. |
El contrato de encargo de tratamiento (RGPD)
Si tu proveedor de facturación aloja datos personales de tus clientes en la nube, la ley exige firmar un contrato de encargo de tratamiento. Este documento delimita las funciones del proveedor, prohíbe explícitamente ceder los datos a terceros sin autorización y establece las medidas de seguridad técnicas necesarias. Sin este anexo formalizado, el tratamiento de los datos es irregular y la responsabilidad de una posible brecha recae directamente sobre tu negocio.
¿Qué es un SLA y qué ocurre si el programa se cae?
El SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) es la cláusula del contrato que define con precisión qué disponibilidad técnica te garantiza el proveedor y en qué plazos se compromete a resolver las incidencias. Un buen contrato no deja el soporte a la improvisación; establece métricas claras, como un porcentaje de tiempo online al mes, y define si el mantenimiento programado se realiza fuera del horario laboral.
Si el proveedor incumple el nivel de servicio acordado, el contrato debe fijar penalizaciones automáticas. Lo más habitual es la aplicación de créditos de servicio o descuentos en la cuota del mes siguiente. En casos de caídas graves y reiteradas que paralicen tu facturación, el SLA debe otorgarte el derecho a rescindir el contrato inmediatamente sin penalización económica.
¿De quién son los datos y cómo se garantiza la portabilidad?
Toda la información introducida en el sistema, desde el catálogo de productos hasta el histórico de facturas, es de tu propiedad exclusiva. El contrato del programa de facturación electrónica debe indicar expresamente que el proveedor actúa únicamente como custodio de la información. Esta cláusula bloquea cualquier uso no autorizado de tu base de datos, como la minería de datos o la explotación comercial de las métricas de tu empresa.
La cláusula de portabilidad es la que evita que te quedes atrapado en una plataforma. El contrato debe garantizar que, en caso de baja, tendrás un periodo de acceso razonable para exportar tus datos completos de forma autónoma. Esta exportación debe facilitarse en formatos estándar, estructurados y legibles por otras plataformas, asegurando una transición limpia hacia otro proveedor.
¿Cómo te ayuda el programa de facturación electrónica de elEquipoIA con tus datos?
El programa de facturación electrónica de elEquipoIA está diseñado para garantizar que mantengas el control absoluto sobre tu información en todo momento. A diferencia de plataformas cerradas que dificultan la salida, nuestro sistema incorpora de base la exportación total de tu negocio.
Puedes descargar cualquier listado de la aplicación (clientes, facturas, asientos contables) exportándolo a Excel, PDF o CSV de forma directa. Además, el sistema cuenta con un módulo específico de respaldos que te permite realizar un backup y restaurar tu instalación directamente desde la interfaz, garantizando la reproducibilidad total de tu proyecto y asegurando que tus datos siempre estén bajo tu dominio.
En este vídeo te enseñamos lo fácil que es buscar, filtrar y exportar cualquier dato del programa a Excel, PDF o CSV cuando lo necesites:
Preguntas frecuentes
¿Puede el proveedor de facturación subir el precio unilateralmente?
Sí, pero el contrato debe establecer un preaviso obligatorio (habitualmente de 15 a 30 días). Si no estás de acuerdo con las nuevas tarifas, tienes el derecho legal de rechazar el cambio y resolver el contrato sin penalización antes de que entre en vigor.
¿Qué pasa con mis facturas si cancelo la suscripción?
El contrato debe incluir una política de salida que garantice un plazo mínimo (por ejemplo, 30 días) para que puedas acceder al sistema en modo lectura y descargar todo tu histórico. Pasado ese tiempo, el proveedor está obligado a destruir o anonimizar los datos según el RGPD.
¿El proveedor asume las multas de Hacienda si el programa falla?
Por norma general, los contratos incluyen cláusulas de limitación de responsabilidad que topan las indemnizaciones. Sin embargo, no debes aceptar exoneraciones absolutas: si una sanción fiscal se deriva exclusivamente de un fallo técnico documentado del programa al aplicar la normativa vigente, el proveedor debe asumir responsabilidades proporcionales.
¿Necesito firmar el contrato físicamente?
No, la aceptación de los términos y condiciones online al crear la cuenta, junto con el marcado de las casillas legales, tiene plena validez jurídica como contrato vinculante para ambas partes.
Normativa y fuentes
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Agencia Estatal de Boletín Oficial del Estado. Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (Reglamento Verifactu). BOE-A-2023-24840
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Diario Oficial de la Unión Europea. Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD). EUR-Lex – 32016R0679
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