Definición de SIF (Sistema Informático de Facturación)
Un SIF comprende cualquier programa informático utilizado por empresarios o profesionales para emitir facturas, incluyendo:
Software de facturación y sistemas de planificación de recursos empresariales tradicionales
Módulos de facturación integrados en terminales punto de venta
Plataformas en la nube para generación de facturas
Soluciones personalizadas de gestión
Exclusiones significativas:
Uso básico de procesadores de texto u hojas de cálculo para facturas impresas (sin automatización)
Programas que no generen libros de IVA ni registros sistematizados
Fundamentos Técnicos del Reglamento RRSiF
Integridad de las Facturas
Huella digital única (código de integridad) para cada factura emitida
Código QR verificable en cada documento
Protección contra modificaciones no autorizadas
Validación de autenticidad mediante algoritmos criptográficos
Conservación de Registros
Almacenamiento seguro durante mínimo 4 años
Accesibilidad permanente a los documentos originales
Copias de seguridad automatizadas y verificables
Formatos conservados en su estado original
Trazabilidad Completa
Registro cronológico de todas las operaciones
Identificación de usuarios responsables de cada acción
Bitácora de eventos inalterable (registros de auditoría)
Seguimiento de modificaciones y rectificaciones
Inalterabilidad de los Registros
Imposibilidad de borrado de facturas emitidas
Sistema de rectificativas para correcciones
Protección contra manipulaciones en base de datos
Encadenamiento secuencial de documentos
Transmisión a la Administración Tributaria
Envío opcional de registros a la Agencia Tributaria
Formatos estandarizados para comunicación
Transmisión segura de datos
Acuses de recibo y confirmación de entrega
ElequipoIA como SIF Certificado
Cumplimiento Integral Garantizado:
Arquitectura diseñada específicamente para RRSiF
Actualizaciones automáticas ante cambios normativos
Certificación completa de todos los requisitos técnicos
Documentación necesaria para demostrar cumplimiento
Ventajas de la Implementación:
Protección legal ante inspecciones y requerimientos
Eliminación de riesgos de sanciones por incumplimiento
Operatividad garantizada a partir de 2026
Integración transparente con procesos existentes
La adaptación a estos requisitos técnicos no es opcional – constituye una obligación legal que requiere una solución especializada como ElequipoIA para garantizar el cumplimiento integral y la continuidad del negocio.
Integridad: Documentos Firmados Digitalmente
Concepto de Integridad Documental
La integridad garantiza que el contenido de la factura permanece inalterado desde su creación. La normativa exige que el Sistema de Facturación genere una firma electrónica avanzada mediante:
Implementación Técnica
Algoritmo criptográfico de integridad que calcula un identificador único por factura
Firma digital opcional del código de integridad con certificado digital para mayor seguridad
Inclusión de la huella digital en la factura mediante código QR
Almacenamiento seguro del valor del código de integridad en el sistema
Mecanismos de Protección
Detección inmediata de cualquier modificación posterior
Imposibilidad de edición sin invalidar la firma digital
Prevención de prácticas como cambio de fechas o importes
Verificación externa mediante códigos de verificación
Elementos Visibles en la Factura
Mención obligatoria: «Factura verificable en la sede electrónica de la Agencia Tributaria»
Código QR que codifica la huella digital
Referencia del sistema de verificación para identificación única
Para el Usuario Final
Aplicación automática de la firma digital sin intervención manual
Verificación simple mediante presencia de elementos del sistema de verificación
Garantía de validez ante inspecciones y clientes
Cumplimiento transparente de requisitos legales
ElequipoIA garantiza esta integridad mediante:
Generación automática del código criptográfico de integridad
Inclusión de QR verificable en todas las facturas
Protección contra modificaciones no autorizadas
Cumplimiento integral del reglamento RRSiF
La integridad documental transforma cada factura en un registro inviolable que mantiene su autenticidad a lo largo de todo su ciclo de vida, proporcionando seguridad jurídica tanto al emisor como al receptor.
Trazabilidad documental: Registro de actividades y usuarios
La trazabilidad documental implica la capacidad de rastrear cada factura a lo largo de todo su ciclo de vida, documentando cada acción, el responsable y el momento exacto en que ocurrió. El Sistema de Facturación debe:
Mantener un registro de cada evento significativo en el proceso de facturación
Vincular cada evento a un usuario identificado con fecha y hora exactas
Almacenar estos registros en un archivo de auditoría seguro e inalterable
Ejemplos prácticos de registro:
«2026-02-10 15:30 – Usuario Juan emitió factura F-2026-17»
«2026-02-11 09:20 – Usuaria Ana generó factura rectificativa R-3 sobre F-2026-17»
Características esenciales:
Conservación mínima de 4 años
Accesibilidad equivalente a las facturas
Bloqueo de eliminación de registros, incluso para administradores
Identificación coherente entre sistemas mediante identificadores únicos
Inmutabilidad: Secuencia de registros y prohibición de eliminación
La inmutabilidad garantiza que los registros de factura no puedan modificarse o eliminarse una vez generados.
Mecanismos de implementación:
Integridad mediante firma digital que evidencia cualquier modificación
Encadenamiento criptográfico donde cada factura referencia a la anterior
Restricción funcional del borrado
Uso de facturas rectificativas para correcciones
Aspectos clave:
Prohibición de reutilización de numeración
Detección de saltos o duplicados en secuencias
Eliminación de contabilidades paralelas
Verificación mediante códigos de integridad encadenados
Conservación y disponibilidad: 4 años de custodia segura
Requisitos de conservación:
Período mínimo: 4 años (coincidente con prescripción fiscal)
Accesibilidad inmediata en formatos estandarizados
Mecanismos de respaldo y recuperación garantizados
Presentación de registros a la Administración Tributaria
Capacidades requeridas del software:
Generación de archivos de registro en formato XML estándar
Transmisión segura mediante certificados digitales
Gestión de respuestas y acuses de recibo
Modalidades disponibles:
Sistema de verificación: Envío de registros con obtención de código QR verificable
Sin sistema de verificación: Conservación local con cumplimiento de requisitos
Ambas modalidades son válidas, aunque se anticipa que el sistema de verificación podría volverse obligatoria para ciertos sectores en el futuro, siguiendo el modelo de sistemas antifraude como TicketBAI.
Descubre los requisitos del software de facturación homologado por la AEAT y cómo cumplirlos.
Formatos Estándar: Facturae, XML e Identificadores
Como parte fundamental de los requisitos técnicos, se establece la unificación de formatos para los registros de facturación. Si bien España ya contaba con el estándar Facturae 3.2 para facturación digital con Administraciones Públicas, la implementación del sistema de verificación probablemente introducirá un nuevo formato XML para las «facturas verificables» (posiblemente Facturae 4.0 o una extensión específica).
Aspectos clave a considerar:
ElequipoIA genera facturas en formato estructurado e incorpora los campos adicionales requeridos (código de integridad anterior, código QR, etc.)
Para la transmisión de datos se utilizarán esquemas XSD publicados por la Agencia Tributaria
Las soluciones certificadas integran estas plantillas automáticamente
Identificadores normalizados:
Código identificativo del software (R-xxxx) en cada registro
Información proporcionada mediante declaración responsable del proveedor
Lista de Verificación para ElequipoIA
Para asegurar el cumplimiento de los requisitos SIF, verifique que ElequipoIA:
✓ Genera automáticamente firma digital o código criptográfico de integridad en cada factura
✓ Incorpora código QR y mención del sistema de verificación en documentos
✓ Mantiene historial de actividades inalterable (emisión, modificaciones)
✓ Impide eliminación o edición sin dejar evidencia (usa rectificativas)
✓ Conserva información mínimo 4 años y permite exportación de respaldos
✓ Puede transmitir registros a la Administración Tributaria en formato estandarizado
✓ Proporciona declaración responsable de cumplimiento de la normativa aplicable
Evaluación de conformidad:
Si su solución actual no cumple con estos puntos (ejemplo: no genera QR ni mantiene trazas de actividad), debe migrar a un sistema certificado.
Reflexión Final: Oportunidad en la Obligación
La implementación de estos requisitos técnicos, aunque representa un desafío, constituye una obligación legal. La ventaja reside en que proveedores serios han trabajado durante 2024-2025 en adaptar sus soluciones, simplificando el proceso para los usuarios finales.
Beneficios adicionales:
Mayor control sobre la información empresarial
Incremento de credibilidad ante entidades financieras y partners
Mejores herramientas analíticas y de gestión
Preparación para la continua evolución digital
En esencia, los requisitos SIF de la Agencia Tributaria buscan profesionalizar la facturación en España. Al adoptar una solución como ElequipoIA, su organización no solo alcanza el cumplimiento normativo, sino que se posiciona tecnológicamente para enfrentar un futuro progresivamente digitalizado.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en el 2027. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
