Checklist normativo: pasos antes de implantar la factura electrónica en tu empresa
Introducción
Adoptar la factura electrónica no consiste sólo en instalar un software. Debes cumplir requisitos técnicos y legales recogidos en la Ley Antifraude y en la Ley Crea y Crece. Un checklist normativo te ayudará a implantar la e factura de manera ordenada y sin riesgos.
Checklist normativo
1. Revisa tus procesos actuales: Evalúa cómo emites y almacenas las facturas. Identifica las herramientas que utilizas (programas de contabilidad, hojas de cálculo, facturación manual). Observa los volúmenes y la frecuencia.
2. Elige un sistema homologado: Selecciona un proveedor que cumpla con los requisitos del Reglamento del Sistema de Información Inmediata (SII) y del futuro reglamento de factura electrónica. Debe generar facturas en formato estructurado (Facturae) y disponer de firma digital.
3. Obtén un certificado digital: Solicita o renueva tu certificado para firmar facturas electrónicas. Puede ser un certificado de representante legal o de persona física.
4. Configura tus series de facturación: Define las series diferenciadas (por departamento, tipo de factura, rectificativas) y asegúrate de que la numeración sea correlativa. Las facturas rectificativas deben estar en una serie específica según la normativa.
5. Comunica a tus clientes y proveedores: Informa a tus clientes de que empezarás a emitir facturas electrónicas; solicita su código DIRe si facturas a empresas o entidades públicas. A tus proveedores, indícales que aceptas recibir e facturas.
6. Realiza pruebas piloto: Genera facturas de prueba y envíalas a un entorno de test (por ejemplo, FACeB2B de pruebas). Valida los XML y comprueba que los datos se reciben correctamente.
7. Establece un plan de formación: Capacita a tu equipo para usar el nuevo sistema: contables, equipo de ventas y dirección. Asegúrate de que sepan hacer rectificativas, consultar registros y conservar la documentación.
8. Conserva y custodia: La ley exige guardar las facturas y registros de facturación al menos 4 años (IVA) o 6 años (Código de Comercio). Organiza un sistema de backup y custodia digital.
El Equipo IA
Cómo ayuda El EquipoIA
El EquipoIA incluye un panel de configuración con checklists predefinidos. Al registrarte, te guía paso a paso por los requisitos de la normativa y te ayuda a importar tus datos, configurar series, pedir certificados y realizar facturas de prueba. También genera reportes de trazabilidad que demuestran el cumplimiento normativo.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
