Guía definitiva de factura electrónica B2B: del alta a la primera factura
La facturación digital entre empresas se establecerá como el nuevo estándar obligatorio en España mediante la Ley «Crea y Crece» 18/2022. Aunque su implementación será progresiva, es fundamental que pequeñas empresas y profesionales autónomos inicien su familiarización con el proceso. Esta guía describe los pasos esenciales para avanzar desde la configuración inicial hasta el envío de tu primera factura digital B2B.
Relevancia de la facturación digital entre empresas
La facturación digital entre empresas constituye la versión electrónica en formato estructurado de las facturas tradicionales. Sus ventajas incluyen: automatización de procesos administrativos, reducción de costes en papel y almacenamiento, transmisión inmediata y combate contra la morosidad.
Según la Ley Crea y Crece, la obligatoriedad se implementará de forma escalonada: grandes empresas (facturación > 8 millones de euros) dispondrán de 1 año tras aprobación del reglamento (previsto para fines de 2025), mientras que pymes y autónomos tendrán 2 años de adaptación (previsto durante 2026).
Ventajas operativas adicionales
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Control financiero integrado con seguimiento de facturas abonadas o pendientes
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Reducción de errores de transcripción manual
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Agilidad en auditorías con documentación digital verificable
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Facilitación de financiación como el factoring mediante documentos electrónicos confiables
Anticiparse a la obligatoriedad no solo asegura el cumplimiento legal, sino que optimiza la eficiencia operativa. Implementar la facturación digital entre empresas con herramientas como ElequipoIA simplifica la transición y permite capitalizar sus ventajas desde el primer día.
Paso 1: Obtención de certificado digital o firma electrónica
Para generar facturas digitales con validez jurídica, necesitarás firmarlas digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad. Si aún no dispones de un certificado digital de persona física o de representante de empresa, este es el momento de gestionarlo mediante la FNMT o a través de certificados en la nube.
Alternativamente, determinadas plataformas de facturación permiten utilizar un sello digital corporativo para firmar los documentos en nombre de tu organización. Esta firma electrónica resulta especialmente relevante si facturas a Administraciones Públicas o cuando la normativa lo exige explícitamente.
En España, el formato estándar Facturae (utilizado en facturación con Administraciones Públicas y entre empresas) requiere firma electrónica basada en certificado reconocido para los documentos emitidos a entes públicos. Por consiguiente, adquirir tu certificado y configurarlo en ElequipoIA constituye el paso inicial fundamental en tu transición hacia la facturación digital.
Paso 2: Selección de una plataforma de facturación digital
Una vez obtenido tu certificado digital, necesitarás una herramienta para generar facturas electrónicas. Las opciones principales incluyen:
Software especializado: Para pequeñas y medianas empresas se recomienda utilizar un servicio en línea que genere facturas en formato XML conforme a la normativa española. ElequipoIA ofrece un módulo actualizado que admite el formato Facturae y se adapta a los nuevos requisitos legales. Estos sistemas orientan en el correcto cumplimiento de datos y aplican la firma automáticamente.
Solución pública FaceFactura: El Gobierno proporcionará una aplicación básica gratuita para profesionales autónomos con volumen reducido de facturas. No obstante, presenta limitaciones funcionales (sin gestión de gastos, contabilidad o soporte técnico especializado) y no resulta apropiada para negocios con necesidades complejas.
Al seleccionar tu software, configura tu cuenta registrando la información fiscal de tu empresa (denominación, NIF, domicilio) y establece series de facturación digital si son independientes de las tradicionales.
Paso 3: Registro del cliente destinatario
Previo a la emisión de la factura, verifica y carga en el sistema los datos exactos del receptor:
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Denominación o razón social
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NIF/CIF
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Dirección fiscal
La exactitud del NIF del cliente resulta crucial, ya que errores en este campo son causa frecuente de rechazo. Plataformas como ElequipoIA incorporan validación automática de NIF para prevenir incidencias.
Paso 4: Creación de tu primera factura digital en formato Facturae
En tu software de facturación, completa estos campos:
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Fecha de emisión (fecha actual o de la operación)
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Numeración correlativa (asignada automáticamente por el sistema)
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Datos de emisor y receptor (se autocompletan si están previamente registrados)
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Conceptos detallados (productos/servicios, cantidades, precios, descuentos)
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Base imponible (subtotal antes de impuestos)
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Impuestos (IVA y retenciones de IRPF si aplican)
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Importe total (base + impuestos – retenciones)
Al seleccionar la opción «Factura digital (Facturae)», el sistema generará automáticamente un archivo .xsig (XML firmado) y opcionalmente un PDF legible. La firma digital con tu certificado garantiza la integridad y validez jurídica del documento.
Paso 5: Transmisión de la factura digital al cliente
Los métodos de envío más comunes son:
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Correo electrónico: Adjuntando el archivo XML (.xsig) y opcionalmente el PDF
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Plataformas especializadas: Como FACeB2B para contratistas públicos o portales de proveedores
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Redes europeas: Como PEPPOL para interoperabilidad transfronteriza
ElequipoIA facilita la conexión con FACeB2B para envíos directos. Posteriormente al envío, verifica la recepción y realiza seguimiento de su aceptación. Recuerda que la Ley Crea y Crece obliga a mantener las facturas accesibles para los clientes durante 4 años.
Paso 6: Conservación y gestión de facturas digitales
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Archivo seguro: Almacena los archivos XML firmados con copias de seguridad
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Plazo legal: Conserva las facturas durante al menos 4-5 años
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Integración contable: Utiliza las funciones de exportación para tu asesoría
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Seguimiento de cobros: Registra los pagos asociados para controlar la tesorería
La facturación digital entre empresas, combinada con procesos digitalizados, mejora significativamente la gestión de cuentas por cobrar y proporciona ventajas operativas tangibles.
El Equipo IA
Recomendaciones finales para emitir facturas digitales sin inconvenientes
Realiza pruebas iniciales
Antes de enviar documentos reales a clientes importantes, genera facturas de prueba o envíatelas a ti mismo para verificar:-
El procedimiento de firma digital
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La visualización adecuada del documento
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La compatibilidad de formatos
Domina el formato Facturae
Familiarízate con los campos específicos del formato:-
<PaymentDetails> para indicar información bancaria (IBAN)
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Campo de Referencia de Pedido para facilitar la conciliación en operaciones entre empresas
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Estructura completa del XML para aprovechar todas las funcionalidades
Previene errores comunes
Verifica minuciosamente antes de firmar:-
IVA aplicado correctamente
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Fechas exactas (evitando años incorrectos)
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Numeración secuencial sin duplicados o saltos
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Datos del cliente exactos (especialmente NIF)
Mantén tu sistema actualizado
La normativa de facturación digital evoluciona constantemente:-
Plataformas en la nube como ElequipoIA actualizan automáticamente los formatos (ej: futura Facturae 4.0)
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Permanece atento a cambios en sistemas de comunicación y nuevos requisitos
Aprovecha la digitalización integral
La facturación digital representa una oportunidad para optimizar procesos:-
Integración bancaria para conciliación automática de pagos
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Conexión con CRM para facturación automática de proyectos
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Automatización de flujos de trabajo relacionados
Conclusión práctica
Generar tu primera factura digital entre empresas puede parecer complejo inicialmente, pero con herramientas adecuadas y práctica se convierte en un proceso natural. La clave es comenzar anticipadamente para que tu organización esté preparada ante la obligatoriedad y obtengas ventaja competitiva frente a competidores menos preparados. La inversión en digitalización hoy generará beneficios operativos mañana.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
