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Configurar los datos fiscales y contables
Introducción: Una vez creada una empresa en ElequipoIA, el siguiente paso fundamental es completar su información fiscal y contable. Esta configuración determina los datos que aparecerán en tus facturas (razón social, NIF/CIF, domicilio fiscal) y establece los parámetros contables básicos (ejercicio fiscal, régimen de impuestos, etc.). Es crucial configurar estos datos antes de comenzar a facturar para garantizar que todos los documentos cumplan con la normativa y representen correctamente tu actividad empresarial.
Proceso de configuración de la empresa:
1- Acceder a la ficha de la empresa:
Navega al menú Administrador → Empresas y selecciona la empresa que necesitas configurar (generalmente la que acabas de crear). Se abrirá la pantalla de edición con los datos actuales de la empresa.
2- Completar la información fiscal básica:
En el formulario de datos de la empresa, verás diferentes secciones. Completa o verifica la siguiente información esencial:
(Incluye en este punto una captura de pantalla de la ventana de edición de empresa, donde se muestren los campos fiscales principales como Nombre/Razón Social, CIF/NIF, Dirección Fiscal, Código Postal, Población, Provincia y Teléfono)
Configuración de datos fiscales:
Razón Social: Nombre oficial de tu empresa, tal como aparece en los registros fiscales. Será el nombre que se muestre en todas tus facturas.
Nombre Corto: Denominación abreviada para uso interno dentro de la plataforma (aparece en la interfaz pero no en documentos oficiales).
Tipo de Empresa: Selecciona:
Persona física para autónomos (facturan con DNI/NIF)
Persona jurídica para empresas (facturan con CIF)
Identificación Fiscal:
Tipo: Selecciona CIF, NIF o DNI según corresponda
Número: Ingresa tu identificación fiscal completa (ej: B12345678)
Dirección Fiscal: Dirección completa del domicilio social (calle, número, ciudad, provincia, código postal) que aparecerá en las facturas.
Fecha de Inicio: Establece la fecha de inicio de actividad o del ejercicio contactual actual.
Régimen de Impuestos: Elige tu régimen de IVA:
General (opción más común)
Recargo de Equivalencia (para comercio minorista)
Exento (actividades exentas de IVA)
Logotipo: Opcionalmente, carga una imagen de tu logotipo para personalizar facturas y presupuestos.
3- Guardar la configuración:
Verifica que toda la información ingresada sea correcta y haz clic en Guardar para aplicar los cambios. A partir de este momento, todas las facturas y documentos que generes incluirán automáticamente estos datos fiscales (razón social, CIF, dirección, etc.) exactamente como los has configurado.
4- Configurar preferencias contables básicas:
ElequipoIA automatiza varios aspectos de la contabilidad:
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Plan contable: Según el país establecido para tu empresa, el sistema carga automáticamente un Plan General Contable predeterminado (por ejemplo, el plan español si operas en España). No es necesario importar manualmente las cuentas contables básicas, ya que el programa las incluye por defecto.
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Ejercicio contable: La plataforma crea un ejercicio contable (año fiscal) automáticamente, basándose en la fecha actual o en la fecha de inicio que hayas indicado. Al comenzar un nuevo año, el sistema generará un ejercicio nuevo si es necesario. Para ajustes avanzados, puedes revisar y gestionar los ejercicios desde el menú Contabilidad.
Configuración de series y numeración de facturas:
ElequipoIA incluye una serie de facturación predeterminada (por ejemplo, «A» para el año actual). Puedes verificar o modificar esta configuración en Administrador → Panel de control, donde encontrarás opciones para:
Establecer la serie de facturas predeterminada
Configurar el formato de numeración
Personalizar otros parámetros relacionados
Para usuarios que comienzan, se recomienda utilizar los valores predeterminados hasta familiarizarse con el sistema. Posteriormente podrás ajustar estas configuraciones según las necesidades específicas de tu negocio.
Configuración de métodos de pago y cuentas bancarias: Desde Administrador → Panel de control puedes establecer:
Forma de pago predeterminada (contado, transferencia, domiciliación, etc.) que se aplicará automáticamente a nuevas facturas
Cuenta bancaria principal de la empresa
Moneda por defecto para las operaciones
Si tienes preferencias específicas sobre estos parámetros, configúralos aquí. De lo contrario, podrás seleccionar manualmente estas opciones en cada factura individual según sea necesario.
Verificación de la configuración: Una vez guardados los datos, es importante comprobar en el Panel de control que la información de la empresa, el país y demás configuraciones se muestren correctamente. Confirma que no falten datos esenciales como el CIF/NIF. ElequipoIA incluye herramientas de validación de identificadores fiscales (como CIF/NIF o VAT intracomunitario) si necesitas verificar su correcta formatación.
Recomendaciones importantes:
La exactitud de los datos fiscales es fundamental. Verifica minuciosamente que el CIF/NIF y la dirección estén escritos correctamente, ya que aparecerán en todas tus facturas oficiales.
Si deseas personalizar el diseño de tus documentos (como añadir un pie de página con información legal), podrás hacerlo posteriormente mediante las opciones de Plantillas PDF.
Si trabajas con varias empresas, puedes establecer cuál es la empresa principal desde el Panel de control, determinando así cuál se usará por defecto al crear nuevos documentos.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
