Este artículo explica cómo registrar y administrar la base de datos de tus clientes dentro del programa de facturación para automatizar el autocompletado de tus documentos. El principal problema al facturar manualmente es la pérdida de tiempo introduciendo los mismos datos fiscales una y otra vez, además del riesgo de cometer errores en el NIF o la dirección. Aquí encontrarás una guía detallada sobre cómo añadir nuevos contactos, diferenciar entre personas físicas y empresas, y configurar condiciones comerciales como las formas de pago. Mantener estas fichas actualizadas te garantizará que todas tus facturas se emitan con la información correcta desde el primer segundo y cumpliendo con la normativa.
El único dato obligatorio para guardar un nuevo registro es el nombre o identificador principal del cliente.
Las direcciones de facturación y las cuentas bancarias se deben añadir una vez que la ficha básica del cliente ya ha sido guardada.
Puedes configurar automatismos en la ficha, como la forma de pago por defecto o un límite de crédito.
Nunca podrás borrar a un cliente si ya tiene historial de facturación; en su lugar, debes establecer una «Fecha de baja» para desactivarlo.
Para empezar a nutrir tu base de datos, ve al menú Ventas → Clientes y pulsa el botón Nuevo.
Introduce el nombre principal del contacto.
Selecciona el tipo de identificación (NIF, CIF, etc.) y rellena el número fiscal correspondiente.
Marca la casilla de «Persona natural» si tu cliente es un particular.
Pulsa en el botón inferior de Guardar.
Una vez guardado el registro básico, la ficha se crea oficialmente y te permite enriquecer la información:
Direcciones de facturación: Haz clic en la dirección por defecto para añadir la calle, código postal y ciudad. Puedes agregar más direcciones si existen distintas sedes.
Datos de contacto y comerciales: Introduce el email para enviar facturas directamente. Asigna formas de pago predeterminadas o días de vencimiento acordados.
Cuentas bancarias: Registra el IBAN del cliente si necesitas realizar domiciliaciones o gestionar remesas.
Si un cliente ya tiene facturas, albaranes, pedidos o presupuestos asociados, el sistema no te permitirá eliminarlo para proteger la integridad de tus datos.
Para ocultarlo de tus listados, simplemente abre su ficha y establece la fecha de hoy en el campo Fecha de baja. Al guardar, el cliente pasará a estar inactivo. No aparecerá al crear nuevas facturas, pero su historial se mantendrá intacto. Si en el futuro retoma la actividad, solo tendrás que borrar esa fecha para reactivarlo.
El software de elEquipoIA centraliza toda la información de tus contactos para que no tengas que teclear datos repetidos. Al crear una factura, el sistema autocompleta instantáneamente la razón social, el NIF, la dirección y las condiciones de pago que hayas configurado previamente en la ficha. Además, facilita el control de tu cartera permitiéndote segmentar por grupos comerciales, asignar tarifas específicas y filtrar rápidamente entre clientes activos o suspendidos.
El nombre es el identificador principal o nombre comercial que usas en el día a día (ej. «TechSolutions»). La razón social es la denominación fiscal oficial (ej. «TechSolutions Global S.A.»). Si dejas la razón social vacía, el sistema imprimirá el nombre en la factura.
No, a nivel de sistema el único campo obligatorio para guardar la ficha es el nombre. Sin embargo, te recomendamos rellenar el NIF/CIF y la dirección completa antes de facturar para que tus documentos tengan plena validez legal.
Dirígete a Ventas → Clientes y pulsa el botón de Filtros (el icono de embudo). Cambia la opción de «solo activos» a «solo suspendidos» o «todos». Desde ahí podrás consultar los datos de clientes antiguos o reactivarlos.
Solo podrás borrarlo definitivamente si nunca lo has utilizado en ninguna venta o presupuesto. Si el duplicado ya tiene documentos asociados, la mejor práctica es ponerle una fecha de baja para que desaparezca de tu operativa diaria.
Boletín Oficial del Estado (BOE).
Sistema VERI*FACTU (aplicación progresiva en 2027).
Requisitos técnicos de la Agencia Tributaria.
Dar el salto a la facturación electrónica no tiene por qué ser un reto si cuentas con la herramienta adecuada. En elEquipoIA ayudamos a empresas y profesionales a digitalizar sus procesos, cumpliendo estrictamente con la normativa vigente y preparando los sistemas para el futuro de forma sencilla. Si quieres dejar atrás las tareas manuales y gestionar a tus clientes con total seguridad y rapidez, solicita una demo de nuestro software hoy mismo y convierte la digitalización en tu ventaja competitiva.
