Este artículo explica paso a paso cómo registrar los cobros y marcar tus facturas como pagadas utilizando el software de elEquipoIA. Llevar un control exacto de los ingresos es un pilar fundamental para mantener una gestión financiera saneada en cualquier empresa y evitar desfases inesperados en la tesorería. A lo largo de esta guía, encontrarás todo lo que necesitas saber para administrar desde pagos individuales básicos hasta cobros parciales y actualizaciones masivas de estado de forma rápida y sin complicaciones técnicas. Olvídate de cuadrar números a mano en hojas de cálculo interminables; al registrar los cobros correctamente en la plataforma, el sistema actualizará automáticamente la deuda de tus clientes y todos los informes financieros, brindándote una visión real, precisa y actualizada de la salud económica de tu negocio en todo momento.
Marcar una factura como pagada actualiza automáticamente los informes de tesorería y reduce el riesgo del cliente.
El sistema permite gestionar cobros parciales dividiendo el importe total en múltiples recibos independientes.
Es posible actualizar el estado de varias facturas simultáneamente desde la pestaña de recibos, agilizando el registro de remesas.
Cualquier error en la asignación de un cobro se puede solucionar rápidamente devolviendo el recibo a su estado pendiente.
Accede a la sección Ventas → Facturas y localiza el documento pendiente. Puedes utilizar el filtro «Estado: Impagado» para agilizar la búsqueda.
Abre la factura haciendo clic sobre ella y localiza la etiqueta o botón rojo que indica Impagado.
Haz clic en dicho botón y selecciona la opción Pagado en el menú desplegable.
Completa la ventana emergente indicando la forma de pago, la fecha real de cobro y, de forma opcional, observaciones como la referencia de la transferencia. El importe asumirá el total por defecto.
Haz clic en Pagado o Marcar como pagado para confirmar. La factura cambiará a color verde y desaparecerá del listado de pendientes.
Si un cliente te abona una factura en diferentes plazos, debes reflejarlo dividiendo el cobro:
En la factura, dirígete a la pestaña Recibos.
Elimina el recibo único que aparece por defecto.
Crea nuevos recibos independientes con los importes parciales y sus respectivas fechas de vencimiento.
Marca cada uno de estos recibos como pagado a medida que el cliente vaya realizando los abonos.
Para cobros masivos, como cuando recibes una remesa bancaria con varias facturas liquidadas, el proceso en lote ahorra tiempo:
Dirígete a Ventas → Facturas y haz clic en la pestaña general de Recibos.
Selecciona todos los recibos correspondientes a las facturas que acabas de cobrar.
Pulsa el botón Marcar pagados.
Introduce la forma de pago y la fecha; estos datos se aplicarán de golpe a todos los recibos que hayas seleccionado.
Comprueba siempre el banco: Asegúrate de confirmar que el dinero ha entrado en la cuenta bancaria antes de cambiar el estado de la factura en el sistema.
Anota la fecha real: Registra el día exacto en que recibiste el importe, no el día en que estás actualizando el software, para que los informes sean precisos.
Documenta las operaciones: Utiliza el campo de observaciones para incluir el número de referencia de la transferencia o notas aclaratorias.
Haz seguimiento frecuente: Revisa tu listado de facturas impagadas semanalmente para identificar vencimientos y enviar recordatorios de pago a tiempo.
El software de elEquipoIA automatiza por completo el impacto administrativo de cada cobro. Al marcar una factura como pagada, el sistema actualiza al instante la deuda en la ficha del cliente y refleja el movimiento en los reportes de tesorería. Además, si utilizas la contabilidad integrada, genera el asiento contable correspondiente (Caja/Banco y Clientes) sin intervención manual. Para necesidades avanzadas, dispones del plugin «PlazoPago», que crea planes de pago fraccionados automáticamente, y herramientas para generar archivos SEPA para domiciliaciones bancarias.
Debes emitir la factura de la forma habitual y marcarla inmediatamente como pagada. Otra opción es añadir una línea de descuento en la factura con el concepto «Anticipo recibido», o utilizar los plugins específicos de anticipos que ofrece el programa para gestionar señales.
Accede a la pestaña Recibos dentro de la factura afectada. Elimina el recibo que marcaste como pagado por error, o edítalo para cambiar su estado nuevamente a «Pendiente». Una vez hecho esto, ya puedes registrar el cobro en la factura que corresponda.
Dentro de cada factura, la pestaña Recibos guarda el historial específico de ese documento. Para una visión global, puedes consultar los informes de Tesorería de la plataforma o exportar los recibos pagados utilizando filtros de fechas y clientes.
Sí. Si configuras el campo «Días de pago» en la ficha de cada cliente, el programa calculará y asignará automáticamente las fechas de vencimiento de las facturas. De esta forma, si un cliente paga siempre el día 10, sus recibos vencerán exactamente ese día.
Boletín Oficial del Estado (BOE): Reglamento del sistema VERI*FACTU.
Directrices de la Agencia Tributaria sobre los requisitos técnicos de la factura electrónica.
En elEquipoIA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la digitalización sin complicaciones técnicas. Nuestro programa está diseñado para que gestiones tus cobros con total precisión mientras te aseguras de cumplir con todas las normativas vigentes, incluyendo las exigencias de la Agencia Tributaria y el sistema VERI*FACTU de aplicación progresiva. Haz que la factura electrónica deje de ser un reto legal y conviértela en la mayor ventaja competitiva de tu negocio. Contacta con nosotros para descubrir todo lo que podemos hacer por ti.
