¿Qué es DocumentosRecurrentes y para quién es?
El plugin DocumentosRecurrentes de elEquipoIA es una herramienta de automatización integrada en nuestro programa de facturación que genera de forma autónoma y periódica facturas, albaranes, pedidos y presupuestos. Mediante la configuración de plantillas, el sistema determina qué productos, a qué clientes y en qué fechas exactas debe emitirse cada nuevo documento.
Esta funcionalidad está especialmente diseñada para cubrir los casos de uso reales de cualquier negocio que cobre o pague de forma repetitiva:
Alojamientos, hosting y dominios: Ideal para facturar mensual o anualmente a cada cliente por su servicio de hospedaje web o alquiler de servidores.
Academias y centros de formación: Perfecto para automatizar la cuota mensual de los alumnos en clases de repaso, idiomas o música, gestionando los cobros de cientos de estudiantes de golpe.
Gimnasios, clubs y asociaciones: Facilita la emisión de cuotas y suscripciones recurrentes para los socios o miembros de cualquier plataforma.
Despachos y agencias: La mejor opción para asesorías, despachos de abogados o gestorías que cobran una iguala o servicio profesional por una cantidad fija mensual.
Alquileres y mantenimientos: Imprescindible para el alquiler de locales, trasteros o vehículos, así como para contratos de soporte informático, limpieza o jardinería.
Compras a proveedores: No solo sirve para ventas; también puedes automatizar los recibos de las compras periódicas a tus proveedores (alquiler de tu local, cuotas de software, suministros mensuales).
Características principales de DocumentosRecurrentes
Automatización total de compras y ventas: Puedes generar de forma recurrente cualquiera de los documentos de nuestro programa (facturas, albaranes, pedidos y presupuestos), tanto para clientes como para proveedores.
Periodicidad altamente flexible: Elige generar tus documentos cada cierto número de días, semanas o meses. También puedes usar un modo manual o el modo personalizado, que emite documentos en días concretos de la semana (por ejemplo, todos los lunes y jueves).
Patrones inteligentes en las descripciones: Sustituye automáticamente variables como el mes o el año. Una línea que diga «Cuota de {NOMBREMESANYO+1}» se transformará sola en «Cuota de julio/2026» al llegar junio.
Envío automático por correo electrónico: Si lo configuras, el sistema no solo crea el documento en su fecha, sino que lo envía directamente por email al cliente utilizando tu plantilla de notificaciones.
Pausa de facturación: Permite marcar una plantilla como «Pausada» para que el sistema detenga temporalmente las emisiones sin perder el calendario ni la planificación original, ideal para suspensiones de servicio o excedencias.
Importación y exportación masiva vía CSV: Exporta todos tus documentos recurrentes a una hoja de cálculo, modifícalos en bloque (para actualizar tarifas, por ejemplo) y vuelve a importarlos de manera ágil.
Conversión de documentos emitidos: Puedes tomar una factura, albarán o pedido antiguo que ya hayas emitido y, con un solo clic, convertirlo en una plantilla recurrente sin tener que reescribir todas sus líneas.
Porcentaje proporcional en el primer cobro: Si un cliente se da de alta a mitad de mes, el plugin permite aplicar un porcentaje menor (por ejemplo, el 50%) solo en la primera generación del documento, volviendo automáticamente al 100% en los meses posteriores.
¿Cómo funciona DocumentosRecurrentes?
Pasos para empezar a usar DocumentosRecurrentes
Automatizar tu facturación es un proceso muy rápido y guiado. Sigue estos pasos extraídos de nuestra documentación oficial para configurar tu primera plantilla:
Accede al menú correspondiente: Ve al menú Ventas (o Compras) de nuestro programa de facturación y selecciona la opción Recurrentes. Haz clic en el botón verde (+) para crear un nuevo documento.
Define los datos básicos: Indica una descripción interna para la plantilla, selecciona el cliente o proveedor destinatario y especifica qué tipo de documento deseas generar (presupuesto, pedido, albarán o factura).
Establece la periodicidad: En la sección «Plazo de generación», introduce la cantidad y el tipo de plazo (Días, Semanas, Meses, Personalizado o Manual). Por ejemplo: Cantidad 1 y Tipo Meses para una cuota mensual.
Añade los conceptos o líneas: En la parte inferior, añade los productos, servicios o descripciones libres que vas a facturar. Recuerda que puedes modificar los precios, descuentos o impuestos por defecto, y utilizar los comodines como
{NOMBREMES}en el texto.Configura el periodo de validez: En la pestaña «Periodo», marca la Fecha de Inicio (cuándo empieza a ser válida la plantilla) y opcionalmente una Fecha de Fin si se trata de un contrato temporal.
Activa el envío por correo: Si deseas que el cliente reciba la factura automáticamente en formato PDF en cuanto se genere, marca la casilla «Enviar correo».
Guarda y olvídate: Haz clic en guardar. A partir de ese momento, el proceso automatizado (cron) del sistema se encargará de crear los nuevos documentos exactamente en la fecha que corresponda.
Preguntas frecuentes sobre DocumentosRecurrentes
¿Puedo pausar la facturación de un cliente temporalmente?
Sí, el plugin DocumentosRecurrentes de elEquipoIA cuenta con una función de pausa. Si marcas la casilla «Pausado» en la configuración de la plantilla o del miembro de un grupo, el sistema dejará de generar documentos y simplemente avanzará el calendario al siguiente periodo. Cuando desmarques la pausa, la facturación se reanudará sin haber perdido la cuadratura de fechas.
¿Cómo genero cobros en días específicos de la semana?
El tipo de plazo «Personalizado» te permite marcar días concretos de la semana para emitir tus documentos. Al seleccionarlo, aparecerá un calendario de días (lunes, martes, etc.) donde podrás marcar, por ejemplo, solo los lunes y los jueves. Es una opción muy utilizada para negocios de repartos, servicios a domicilio o entregas semanales pautadas.
¿Es posible actualizar los precios de muchas plantillas a la vez?
Sí, gracias al importador y exportador CSV integrado. Puedes exportar todos tus documentos recurrentes de venta a una hoja de cálculo (como Excel), modificar los precios, descuentos o descripciones de forma masiva, y volver a importar el archivo. El sistema reconocerá el código identificador de cada documento y actualizará las plantillas existentes en segundos.
¿Puedo facturar una parte proporcional el primer mes?
Por supuesto. El plugin incluye la funcionalidad de «Porcentaje de primera generación». Si un cliente se suscribe a un servicio a mitad de mes, puedes indicar en la plantilla que el primer documento se cobre al 50%. En las siguientes generaciones, el sistema restablecerá automáticamente el importe al 100% para facturar la cuota completa.
¿Se avisa cuando un contrato o suscripción va a caducar?
Sí, el sistema dispone de un listado de aviso temprano denominado «Por Caducar». Desde la configuración de nuestro programa de facturación, puedes indicar cuántos días de preaviso deseas. Las plantillas que estén a punto de vencer aparecerán resaltadas en color naranja, y las ya caducadas en color rojo, dándote margen para contactar con tus clientes y renovar los servicios.
¿Quieres saber más sobre el plugin DocumentosRecurrentes?
La facturación repetitiva no debería ser un obstáculo para el crecimiento de tu empresa. En elEquipoIA, como especialistas en facturación electrónica, desarrollamos herramientas como el plugin DocumentosRecurrentes para que puedas centrar tu energía en aportar valor a tus clientes, mientras nuestro software se encarga de la burocracia, los cobros y los envíos de forma automática.
Si estás listo para dar el salto, automatizar tus cuotas y recuperar el control total de tu tiempo, contáctanos hoy mismo. Solicita una demostración y te acompañaremos paso a paso en la implantación de la herramienta para que tu facturación periódica fluya sin errores desde el primer día.
