Custodia y conservación de facturas electrónicas: requisitos y mejores prácticas
Introducción
Emitir facturas electrónicas implica también conservarlas correctamente. La normativa exige guardar las facturas y registros de facturación durante al menos cuatro años, y seis años según el Código de Comercio. Además, deben poder recuperarse en caso de inspección. No basta con guardar un PDF en una carpeta; necesitas garantizar integridad, legibilidad y accesibilidad de cada factura.
¿Qué dice la ley?
– Plazo de conservación: Las facturas deben conservarse durante los plazos de prescripción tributaria (4 años) y mercantil (6 años).
– Formato y accesibilidad: Deben guardarse en formato electrónico legible; la Administración puede requerir copia digital en cualquier momento.
– Integridad: Debe mantenerse la firma digital y la huella (hash) de la factura para demostrar que no se ha modificado.
Consejos para una custodia segura
1. Usa un software que gestione los archivos: El EquipoIA almacena cada factura (XML y PDF) en un repositorio seguro en la nube, con copias de seguridad redundantes.
2. Etiqueta y organiza: Clasifica las facturas por serie, periodo fiscal o cliente para encontrarlas fácilmente.
3. Acceso restringido: Define permisos para que sólo el personal autorizado pueda ver o descargar las facturas. Controla accesos y registros de auditoría.
4. Exportaciones regulares: Programa exportaciones periódicas de tu base de facturas a formatos externos (por ejemplo, ZIP protegido), para tener un backup local.
5. Verificación de integridad: Comprueba regularmente que las firmas y hashes de las facturas se mantienen intactos. El EquipoIA ofrece herramientas de verificación.
El Equipo IA
Ventajas de centralizar la custodia en El EquipoIA
– Cumplimiento automático de los plazos: El sistema no permite borrar facturas antes de los periodos legales.
– Búsqueda avanzada: Filtra por fecha, número, cliente o importe para localizar rápidamente una factura.
– Recuperación inmediata: En caso de inspección, puedes descargar todas las facturas de un periodo en segundos.
– Seguridad y RGPD: Los datos se cifran, y el acceso se registra para cumplir con la protección de datos.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
