Facturación para freelance: requisitos legales, retenciones y software
La facturación para un profesional freelance exige emitir documentos que desglosen correctamente el tipo de IVA y la retención de IRPF aplicable, cumpliendo con los estándares de la Agencia Tributaria (AEAT). En elEquipoIA somos especialistas en facturación electrónica y sabemos que, cuando trabajas por tu cuenta, cada hora invertida en hojas de cálculo es una hora que no estás facturando a tus clientes. Organizar este proceso con la herramienta adecuada no solo evita desajustes fiscales con tu gestoría, sino que te prepara para las nuevas obligaciones normativas que exigirán el uso de software homologado.
En resumen
Todo profesional independiente debe incluir sus datos fiscales, los del cliente, el concepto detallado, el IVA y, si factura a empresas, la retención de IRPF.
Normativas inminentes como Verifactu y la Ley Crea y Crece exigirán abandonar el papel y los procesadores de texto en favor de sistemas certificados.
Facturar a clientes de la Unión Europea requiere estar dado de alta en el VIES y aplicar la Inversión del Sujeto Pasivo.
El coste de un software de facturación profesional es un gasto deducible en tu declaración de impuestos.
¿Qué datos obligatorios debe llevar la factura de un freelance?
Una factura es un documento legal y, para que tenga plena validez ante Hacienda (según el Reglamento de Facturación, RD 1619/2012), debe incluir información específica que demuestre la prestación del servicio. Un error en estos datos puede suponer que tu cliente no pueda deducirse el gasto y te exija una rectificación.
| Dato obligatorio | Qué debes incluir |
| Numeración y serie | Número correlativo y sin saltos. Puedes usar series distintas por año. |
| Fecha de emisión | El día en que generas el documento. |
| Datos del emisor | Tu nombre completo, NIF y domicilio fiscal. |
| Datos del receptor | Nombre o razón social, NIF y dirección del cliente. |
| Concepto detallado | Descripción clara del servicio (ej. «Consultoría de marketing – Enero 2026»). |
| Base imponible | El importe de tus servicios antes de aplicar cualquier impuesto. |
| Cuota tributaria | El tipo de IVA aplicado (generalmente 21 %) y la retención de IRPF. |
¿Cómo aplicar la retención de IRPF en las facturas?
La retención de IRPF es el aspecto que más dudas genera en la facturación para freelance B2B (cuando cobras a otras empresas o autónomos). Consiste en un anticipo que tu cliente ingresa en Hacienda en tu nombre.
Por regla general, debes aplicar una retención del 15 % sobre la base imponible. Sin embargo, si estás en tu año de alta como autónomo o en los dos siguientes, tienes derecho a aplicar un tipo reducido del 7 %. Es vital que el software que utilices calcule este importe restándolo del total a cobrar, ya que un cálculo manual en Excel suele terminar en descuadres trimestrales.
Facturar a clientes extranjeros (Unión Europea y extracomunitarios)
Cuando exportas tus servicios como freelance, las reglas del juego cambian. La correcta emisión dependerá de la ubicación de tu cliente:
Clientes de la Unión Europea: Debes verificar que su NIF-IVA sea válido en el sistema VIES de la Comisión Europea. Si ambos estáis registrados, la factura se emite sin IVA español aplicando la «inversión del sujeto pasivo», donde es el cliente quien liquida el impuesto en su país.
Clientes fuera de la UE: La exportación de servicios suele estar exenta de IVA, aunque requiere detallar en la factura que se trata de una operación no sujeta según las reglas de localización.
En este vídeo de 5 minutos te enseñamos a facturar sin IVA a un cliente de la Unión Europea aplicando la Inversión del Sujeto Pasivo en nuestro programa.
Normativas clave: Verifactu y la factura electrónica
El panorama fiscal está cambiando rápidamente para los profesionales independientes. Dos grandes normativas exigen la digitalización total de la facturación:
Ley Crea y Crece: Obligará de forma escalonada a que todas las empresas y autónomos intercambien facturas electrónicas estructuradas en sus relaciones comerciales (B2B), garantizando la trazabilidad de los pagos.
Verifactu: Un reglamento técnico que obliga a los programas de facturación a garantizar que los registros no puedan ser alterados, incluyendo códigos QR en las facturas simplificadas y facilitando el envío de datos a la AEAT.
Usar documentos en Word o Excel dejará de ser una opción legal, enfrentando a los infractores a importantes sanciones.
¿Cómo te ayuda el programa de facturación electrónica de elEquipoIA?
En elEquipoIA sabemos que un consultor necesita herramientas ágiles. Nuestro programa de facturación electrónica está diseñado para que configures tus impuestos, series y retenciones desde el panel de control una sola vez. Al crear un documento, el sistema propone automáticamente los valores por defecto, permitiéndote generar una factura de venta directa con sus líneas, el IVA y la retención aplicable en segundos.
Además, te permite agrupar varios albaranes en una sola factura periódica y marcar los cobros parciales para saber en todo momento quién te debe dinero. Todo respaldado por la posibilidad de descargar el XML del SII o generar los modelos fiscales necesarios para tu asesoría, y diseñar plantillas PDF personalizadas con tu logotipo.
En este vídeo de 2 minutos y medio te mostramos cómo hacer una factura de venta directa con sus líneas, retención y vencimientos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar Word o Excel para hacer mis facturas de freelance?
Actualmente no es recomendable y pronto será ilegal. Las nuevas normativas antifraude exigen sistemas que garanticen la inalterabilidad de los datos, algo imposible en editores de texto u hojas de cálculo.
¿Qué pasa si me olvido de incluir el IRPF en una factura a otra empresa?
Si omites la retención, tu cliente no ingresará esa cantidad en la AEAT. Tendrás que emitir una factura rectificativa para anular la incorrecta y crear una nueva con los datos y porcentajes correctos.
¿El software de facturación es un gasto deducible?
Sí. El coste de la suscripción a un programa de facturación homologado es 100 % deducible en tu declaración de IRPF, ya que se considera un gasto imprescindible para el desarrollo de tu actividad económica.
Normativa y fuentes
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Adaptarse a la nueva realidad normativa no tiene por qué ser un freno para tu negocio. En elEquipoIA te acompañamos en la implantación de una herramienta robusta, diseñada para que los números cuadren solos mientras tú te dedicas a conseguir clientes. Contacta con nosotros y descubre cómo nuestra plataforma puede blindar tu contabilidad y ahorrarte horas cada mes.
