Introducción: Las empresas que venden software como servicio (SaaS) o productos de suscripción tienen necesidades especiales: deben emitir facturas recurrentes, gestionar prorrateos y ofrecer diferentes planes. Un error en el cálculo de precios o en el periodo de facturación puede generar problemas de cobro. Por eso es vital contar con una plataforma que automatice estos procesos.
Desafíos de la facturación recurrente
– Periodos variables: Mensual, trimestral, anual… cada cliente contrata un ciclo distinto.
– Prorrateo: Si un cliente empieza a mitad de mes, hay que prorratear el importe.
– Cambios de plan: Subidas o bajadas en el plan (upgrade/downgrade) implican recalcular el precio a mitad de ciclo.
– Cobros automáticos: Se necesita integrar pasarelas de pago para cobrar suscripciones con tarjeta o domiciliación.
– Gestión de impuestos: El IVA debe calcularse según la localización del cliente y las reglas vigentes.
Solución que ofrece ElequipoIA
Facturas recurrentes: Programa facturas automáticas con la periodicidad deseada (mensual, trimestral, anual). El sistema las genera en la fecha indicada y las envía a los clientes.
Cálculo de prorrata: Si un cliente inicia o cancela a mitad de periodo, ElequipoIA ajusta el importe automáticamente para reflejar los días efectivamente disfrutados. Este cálculo evita reclamaciones y mantiene la confianza.
Planes y cambios: El software permite cambiar de plan y recalcular importes en tiempo real. Crea reglas para upgrades o descuentos promocionales.
Integración con pasarelas: Conecta con pasarelas de pago como Stripe o sistemas SEPA; tus clientes pagan mediante cargo recurrente. El estado de la factura se actualiza automáticamente a pagada.
Cumplimiento fiscal: Calcula el IVA o impuestos específicos de cada país/CCAA y lo refleja en la factura electrónica. Si el cliente es intracomunitario con IVA 0%, se aplica automáticamente.
Ventajas para el negocio
Escalabilidad: Automatizar la facturación recurrente permite crecer en número de clientes sin aumentar la carga administrativa.
Retención de clientes: Los cambios de plan y prorratas se gestionan de forma transparente.
Facturación sin sorpresas: Cada factura refleja exactamente el periodo facturado y la cuota correspondiente.
Ejemplo práctico
Una plataforma de gestión de proyectos cobra 10 €/mes a 100 clientes. Con ElequipoIA programa facturas mensuales automáticas. Si un cliente contrata el 15 de abril, ElequipoIA factura solo 15 días en abril, y en mayo cobrará la tarifa completa. Si este cliente se pasa al plan premium de 20 € el 10 de junio, el sistema prorratea el importe del cambio de plan.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en el 2027. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
