Estados de factura B2B (aceptada, rechazada, cobrada): cómo reportarlos correctamente
En la facturación electrónica entre empresas (B2B), el ciclo de vida de una factura no termina con su envío. Las nuevas normativas, en especial la Ley «Crea y Crece» 18/2022 y desarrollos previstos, exigen que los destinatarios de facturas electrónicas comuniquen ciertos estados de la factura al emisor y a la administración: principalmente si la factura ha sido aceptada, rechazada o pagada (cobrada). En este artículo explicamos qué significan estos estados, por qué son importantes y cómo reportarlos correctamente a través de tu software de facturación (idealmente, con El EquipoIA). Mantener al día los estados de las facturas no solo facilita la relación con tus clientes/proveedores, sino que te ayudará a cumplir con las obligaciones legales de inmediatez y transparencia en la facturación electrónica.
¿Qué son los estados de una factura electrónica B2B?
Cuando hablamos de estados de factura, nos referimos a las diferentes situaciones o etapas por las que pasa una factura desde que se emite hasta que se cierra su ciclo (pago completado). En papel, uno podía intuir estos estados manualmente (factura emitida, pendiente de cobro, pagada, etc.), pero en la facturación electrónica B2B se formalizan y digitalizan estos estados para que ambas partes (emisor y receptor) y eventualmente la Agencia Tributaria tengan constancia.
Los principales estados B2B a considerar son:
- Enviada o Registrada: Indica que la factura electrónica ha sido enviada correctamente y, en caso de usar una plataforma de intercambio (por ejemplo FACeB2B u otra red), que ha quedado registrada en el sistema de destino y disponible para el receptor. Básicamente, es el estado inicial tras la emisión.
- Aceptada: El receptor (tu cliente) ha revisado la factura y la acepta. Esto significa que está conforme con ella: reconoce que la mercancía o servicio fue recibido según lo pactado y que la factura es correcta en importe y detalle. Equivale a decir “OK, procede al pago”.
- Rechazada: El receptor rechaza la factura; no la considera válida o no está de acuerdo con ella. Puede deberse a errores (por ejemplo, datos fiscales incorrectos, importe erróneo) o a discrepancias (mercancía no recibida, servicios no conformes). En el entorno electrónico, un rechazo usualmente va acompañado de un motivo de rechazo estandarizado, para que el emisor sepa qué corregir.
- Pagada (Cobrada): Indica que la factura ha sido pagada completamente. Desde el punto de vista del emisor es “cobrada”, desde el del cliente es “pagada”. Este estado marca el cierre del ciclo comercial de la factura.
Adicionalmente, puede haber sub-estados o estados intermedios según las plataformas: por ejemplo, “contabilizada” (cuando la factura ha sido contabilizada en la contabilidad del receptor, reconociendo la obligación de pago) o estados de lectura (cuando el cliente simplemente visualizó la factura). Pero los fundamentales para efectos comerciales y legales son aceptada, rechazada y pagada.
Obligaciones legales de comunicar estados (Ley Crea y Crece)
La legislación española se encamina a hacer obligatoria la comunicación de estos estados en el contexto B2B. Según la Ley 18/2022 (Crea y Crece) y borradores reglamentarios, el receptor de una factura electrónica deberá notificar al emisor en un plazo de 4 días su decisión de aceptación o rechazo, y también informar del pago completo en cuanto ocurra.
Esto supone un cambio cultural: ya no vale guardar silencio tras recibir una factura. Las empresas tendrán que ser proactivas indicando “Recibí y acepté tu factura” o “Te la rechazo por X motivo”. Además, dichos estados de rechazo y de pago se deberán comunicar a la Agencia Tributaria, que los usará para un futuro Observatorio de Morosidad (un sistema de control de plazos de pago entre empresas).
¿Por qué esta obligación? Principalmente para combatir la morosidad y mejorar la transparencia. Si un cliente rechaza una factura, debe quedar constancia inmediata, evitando que el proveedor espere indefinidamente. Y si la factura es aceptada pero no pagada, Hacienda podrá detectar retrasos en los pagos a través de esos estados comunicados, ayudando a identificar prácticas de pago abusivas en el mercado.
Aunque al momento de escribir este artículo (2025) los detalles técnicos finales están en desarrollo, es casi seguro que a partir de la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria B2B, todas las empresas tendrán que registrar electrónicamente la aceptación, rechazo y pago de las facturas que reciban.
¿Cómo reportar correctamente los estados en El EquipoIA?
El EquipoIA está preparado para ayudarte a gestionar y reportar estos estados sin complicarte la vida. Así es cómo funciona y cómo deberías proceder:
- Recepción de factura en El EquipoIA: Si eres el receptor de una factura electrónica (por ejemplo, te llega a través de FACeB2B, email u otro medio), regístrala en tu sistema. Si la factura llegó por integración (como vimos, El EquipoIA puede importar facturas recibidas de FACeB2B), ya la tendrás en la bandeja de entrada.
- Revisión y marcación de estado: Una vez verifiques la factura, utiliza las opciones del software para marcarla como aceptada o rechazada. En El EquipoIA, cada factura recibida puede cambiarse de estado con un simple selector o botón. Si es rechazada, es importante introducir el motivo de rechazo. Puedes seleccionar entre motivos comunes (error en NIF, divergencia en cantidades, etc.) o escribir una nota explicativa. Esta información quedará ligada a la factura.
- Notificación al emisor: El sistema puede enviar automáticamente una notificación al emisor (si está en la misma plataforma o vía email) sobre el estado. Por ejemplo, si rechazas, El EquipoIA podría generar un correo al proveedor informando “Tu factura nº X ha sido rechazada. Motivo: fecha de servicio incorrecta, por favor remite una rectificación”. Si aceptas, similarmente podría notificar “Factura aceptada – procederemos al pago según condiciones”.
- Comunicación a Hacienda: Dado que la normativa requerirá informar a la Agencia Tributaria, esta etapa idealmente será automática. El EquipoIA, mediante integración con sistemas de reporte fiscal (posiblemente el futuro “Observatorio” o a través del SII), enviará los estados necesarios. Por ejemplo, si rechazas una factura, el rechazo se comunicará a Hacienda en el formato y plazo estipulado, sin que tú tengas que hacer nada extra.
- Actualización del estado a “Pagada/Cobrada”: Cuando finalmente realizas el pago (en caso de facturas recibidas) o recibes el cobro (en caso de facturas emitidas), debes registrar ese pago en el sistema. El EquipoIA tiene la función de registrar cobro de facturas, lo que automáticamente marca la factura como cobrada/pagada en tus listados. Además, este estado “Pagada” también deberá comunicarse en 4 días al emisor y a Hacienda (si eres receptor). En la plataforma, podría ser tan sencillo como hacer clic en “Marcar como cobrada” y esa acción desencadenará las notificaciones pertinentes.
Lo importante es que seas diligente en actualizar los estados. Esto beneficia a ambas partes: tú llevas control interno de qué facturas ya pagaste o te pagaron, y tu contraparte tiene visibilidad también. En El EquipoIA puedes filtrar facturas por estado (ver todas las pendientes de aceptación, o las rechazadas, etc.), con lo cual ninguna “se queda en el limbo”.
Buenas prácticas para manejar estados de facturas electrónicas
- Aclara condiciones previamente: Para evitar rechazos sorpresivos, acuerda con tus clientes los detalles claves (referencias de pedido, códigos, etc.) antes de emitir la factura. Así aumentas la probabilidad de aceptación inmediata.
- Reacciona rápido a un rechazo: Si recibes un estado de rechazo, actúa cuanto antes. Identifica el motivo (p. ej., “importe incorrecto, debería ser 1.200€ en vez de 1.300€”) y emite una factura rectificativa o subsanación rápidamente. Con El EquipoIA, puedes duplicar la factura rechazada, corregir lo necesario y enviarla de nuevo con nueva numeración (o misma si aún no estaba registrada oficialmente, según proceda). Comunicando rápido, posiblemente tu cliente la aceptará en un segundo intento.
- Registra los cobros tan pronto ocurran: No dejes acumulados pagos sin registrar. Además de llevar tu tesorería al día, en un entorno obligatorio deberás informar a Hacienda pronto. Si usas la conciliación bancaria automática (que El EquipoIA puede ofrecer integrándose con tu banco), marcar las facturas como pagadas puede incluso hacerse de forma semi-automática al detectar la transferencia.
- Utiliza los estados también internamente: Más allá de la obligación legal, usar estados te sirve para gestión interna. Por ejemplo, como emisor, si ves que una factura sigue “Enviada” pero no “Aceptada” y ya pasaron varios días, puedes contactar al cliente preventivamente. O como receptor, si algo no cuadra, en lugar de dejarlo pasar, ejerce tu derecho de rechazar formalmente con una explicación.
- Mantén evidencia de comunicaciones fuera del sistema: Aunque los estados queden registrados, es prudente guardar respaldos de comunicaciones importantes. Por ejemplo, si rechazaste por cierto motivo complicado, tal vez añadas una nota explicativa extensa enviada por email. Guarda esos emails o documentos anexos en tu expediente (El EquipoIA permite adjuntar documentos a las facturas, podrías adjuntar el correo de rechazo recibido de un cliente, por ejemplo).
El Equipo IA
El EquipoIA y la gestión de estados: preparado para el futuro
El EquipoIA ya contempla la gestión de estados de factura y seguirá adaptándose conforme se regulen los detalles técnicos. Nuestro objetivo es que los usuarios cumplan con la normativa de forma transparente, sin añadir carga de trabajo. Cuando los requerimientos de la Ley Crea y Crece entren en vigor, emitiremos actualizaciones para que el software envíe automáticamente al sistema de Hacienda las notificaciones de aceptación, rechazo y pago completo. De esta forma, tu empresa estará al día sin tener que invertir en desarrollos propios ni procesos manuales engorrosos.
Piensa en El EquipoIA como tu aliado para el compliance: tú operas normalmente (marcando estados en la plataforma), y nosotros nos encargamos de que esa información llegue a quien tenga que llegar (cliente, proveedor o AEAT). Y, por supuesto, los estados quedarán registrados en el historial de la factura, aportando trazabilidad completa.
En resumen, reportar correctamente los estados de tus facturas B2B es una práctica saludable y pronto será un imperativo legal. Adoptarla desde ya, apoyado en herramientas digitales, te dará ventaja y te evitará prisas cuando la medida sea obligatoria.
Conclusión: asegúrate la validez de tus facturas electrónicas
Para que Hacienda acepte tus facturas electrónicas sin objeciones:
- Emplea facturas con firma electrónica avanzada. Si trabajas con Administraciones o grandes empresas, ya es una exigencia. Adelántate también en B2B general.
- Usa certificados válidos y mantenlos renovados. Un certificado suele durar 2 a 4 años; pon recordatorios para renovarlo antes de que caduque y así tus firmas siempre serán válidas.
- Conserva todo de forma ordenada: factura y su firma. Si usas El EquipoIA, esto ya lo tienes cubierto en la base de datos documental del sistema.
- Educa a tus clientes/proveedores: quizás tengas que explicar a alguno por qué tu factura viene con firma digital y cómo verificarla. Es parte de la transformación digital educativa.
El EquipoIA está a tu lado en este camino: nuestro software cumple con la normativa de firma electrónica, generando facturas 100% legales y listas para superar cualquier inspección. Con la tranquilidad de que Hacienda acepta tus facturas porque cumplen con autenticidad e integridad, puedes concentrarte en tu negocio.
Las series de facturación
https://facturascripts.com/publicaciones/series-470
¿Cómo numerar las facturas de forma correcta? (2025)
https://getquipu.com/blog/numeracion-de-facturas/
Plugin PlantillasPDF para FacturaScripts
https://facturascripts.com/plugins/plantillaspdf
Uncategorized – El Equipo IA
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Faceb2b
¿Cómo enviar facturas por FACeB2B? | B2Brouter
https://www.b2brouter.net/es/enviar-factura-electronica-faceb2b/
Estados de la factura electrónica | B2Brouter
https://www.b2brouter.net/es/estados-de-la-factura/
Factura electrónica obligatoria en España | Guía Definitiva
https://www.groupseres.com/factura-electronica-obligatoria-espana
Uncategorized – El Equipo IA
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Uncategorized – El Equipo IA
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Agencia Tributaria: 5.10.5 La factura electrónica
¿Es Legal una Factura sin Firma? Riesgos y Consecuencias 2025
https://leyfacturaelectronica.com/es-legal-una-factura-sin-firma/
1637 – ¿Qué certificados son válidos para emitir facturas electrónicas? – Sede
La firma electrónica
https://firmaelectronica.gob.es/ciudadanos/cosas-deberias-saber/firma-electronica
¿Cómo firmar una factura electrónica? – Powergest
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
