¿Cómo comunicar adecuadamente los estados en ElequipoIA?

ElequipoIA está diseñado para ayudarte a gestionar y reportar estos estados sin complicaciones. Así es cómo funciona y cómo deberías proceder:

Recepción de factura en ElequipoIA: Si eres el receptor de una factura electrónica (por ejemplo, te llega a través de FACeB2B, correo electrónico u otro medio), regístrala en tu sistema. Si la factura se recibe mediante integración (como vimos, ElequipoIA puede importar facturas recibidas de FACeB2B), ya la tendrás disponible en tu bandeja de entrada.
Revisión y marcado de estado: Una vez verifiques la factura, utiliza las opciones del programa para marcarla como aceptada o rechazada. En ElequipoIA, cada factura recibida puede cambiar de estado con un simple selector o botón. Si es rechazada, es importante incluir el motivo. Puedes elegir entre motivos comunes (error en NIF, diferencia en cantidades, etc.) o escribir una nota personalizada. Esta información quedará vinculada a la factura.
Notificación al emisor: El sistema puede enviar automáticamente una notificación al emisor (si está en la misma plataforma o vía correo electrónico) sobre el estado. Por ejemplo, si rechazas, ElequipoIA podría generar un mensaje al proveedor informando “Su factura nº X ha sido rechazada. Motivo: fecha de servicio incorrecta, por favor envíe una rectificación”. Si aceptas, de manera similar podría notificar “Factura aceptada – procederemos al pago según las condiciones acordadas”.
Comunicación a Hacienda: Dado que la normativa exigirá informar a la Agencia Tributaria, esta etapa idealmente será automática. ElequipoIA, mediante integración con sistemas de reporte fiscal (posiblemente el futuro “Observatorio” o a través del SII), enviará los estados necesarios. Por ejemplo, si rechazas una factura, el rechazo se comunicará a Hacienda en el formato y plazo establecido, sin que tú tengas que realizar ninguna acción adicional.
Actualización del estado a “Pagada/Cobrada”: Cuando finalmente realizas el pago (en caso de facturas recibidas) o recibes el cobro (en caso de facturas emitidas), debes registrar ese pago en el sistema. ElequipoIA cuenta con la función de registrar cobro de facturas, lo que automáticamente marca la factura como cobrada/pagada en tus listados. Además, este estado “Pagada” también deberá comunicarse en 4 días al emisor y a Hacienda (si eres receptor). En la plataforma, podría ser tan sencillo como hacer clic en “Marcar como cobrada” y esa acción activará las notificaciones correspondientes.

Lo importante es que seas diligente al actualizar los estados. Esto beneficia a ambas partes: tú mantienes el control interno de qué facturas ya pagaste o te pagaron, y tu contraparte también tiene visibilidad. En ElequipoIA puedes filtrar facturas por estado (ver todas las pendientes de aceptación, o las rechazadas, etc.), con lo cual ninguna “queda en el olvido”.

Recomendaciones para gestionar estados de facturas electrónicas

Aclara condiciones previamente: Para evitar rechazos inesperados, acuerda con tus clientes los detalles clave (referencias de pedido, códigos, etc.) antes de emitir la factura. Así aumentas la probabilidad de una aceptación inmediata.
Reacciona rápidamente a un rechazo: Si recibes un estado de rechazo, actúa lo antes posible. Identifica el motivo (p. ej., “importe incorrecto, debería ser 1.200€ en lugar de 1.300€”) y emite una factura rectificativa o corrección rápidamente. Con ElequipoIA, puedes duplicar la factura rechazada, corregir lo necesario y enviarla de nuevo con nueva numeración (o la misma si aún no estaba registrada oficialmente, según corresponda). Al comunicarte con agilidad, es probable que tu cliente la acepte en un segundo intento.
Registra los cobros tan pronto ocurran: No acumules pagos sin registrar. Además de mantener tu tesorería al día, en un entorno obligatorio deberás informar a Hacienda con prontitud. Si utilizas la conciliación bancaria automática (que ElequipoIA puede ofrecer integrándose con tu banco), marcar las facturas como pagadas puede incluso hacerse de forma semi-automática al detectar la transferencia.
Utiliza los estados también internamente: Más allá de la obligación legal, usar estados te sirve para la gestión interna. Por ejemplo, como emisor, si ves que una factura sigue “Enviada” pero no “Aceptada” y ya pasaron varios días, puedes contactar al cliente preventivamente. O como receptor, si algo no cuadra, en lugar de dejarlo pasar, ejerce tu derecho de rechazar formalmente con una explicación.
Mantén evidencia de comunicaciones fuera del sistema: Aunque los estados queden registrados, es prudente guardar respaldos de comunicaciones importantes. Por ejemplo, si rechazaste por un motivo complejo, tal vez añadas una nota explicativa extensa enviada por correo electrónico. Guarda esos mensajes o documentos anexos en tu expediente (ElequipoIA permite adjuntar documentos a las facturas, podrías adjuntar el correo de rechazo recibido de un cliente, por ejemplo).