Introducción: El control de gastos y la conciliación bancaria son dos tareas que consumen mucho tiempo a las pymes. Tradicionalmente se gestionan con papeles y Excel, pero hoy existen tecnologías basadas en OCR y automatización que extraen datos de los tickets y emparejan cada pago con su factura. Digitalizar estos procesos reduce errores y libera recursos para enfocarse en el negocio.
¿Qué es el escaneo inteligente de gastos?
OCR (reconocimiento óptico de caracteres): La tecnología lee la información de un recibo (importe, fecha, proveedor) y la transcribe a tu sistema contable.
Automatización: Asigna automáticamente la categoría de gasto (restaurante, combustible, material de oficina) y calcula los impuestos deducibles.
Integración con la factura electrónica: Permite relacionar el ticket escaneado con una factura emitida o recibida para justificar gastos.
¿Qué es la conciliación bancaria automática?
Importación de movimientos bancarios: Se descargan los extractos del banco y se cargan en el software.
Reglas de emparejamiento: El sistema vincula cada movimiento con su factura o gasto según el importe y la referencia.
Detección de discrepancias: Si no hay coincidencia, se genera una alerta para revisar manualmente.
Beneficios de automatizar gastos y conciliaciones
Ahorro de tiempo: Digitalizar la contabilidad reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas y minimiza errores.
Visibilidad en tiempo real: Conocer en un clic el estado de tesorería y los gastos por categoría.
Cumplimiento normativo: Los registros automatizados están listos para cualquier inspección y se integran con la factura digital.
Reducción de fraudes y duplicidades: Al emparejar movimientos y facturas se detectan transacciones no autorizadas.
Cómo ElequipoIA integra estas funciones
Escaneo de tickets: Sube una foto de tu ticket o factura y el sistema extrae automáticamente los datos relevantes.
Conciliación con un clic: Conecta tu cuenta bancaria (mediante ficheros norma 43 o integraciones bancarias) y deja que ElequipoIA sugiera la correspondencia entre movimientos y facturas.
Panel de control: Un panel te muestra el estado de gastos, cobros y pagos. Podrás filtrar por periodo, cliente o tipo de gasto.
Alertas inteligentes: El sistema envía notificaciones cuando detecta discrepancias o cuando un gasto supera determinados límites.
Aplicaciones prácticas
Autónomos y freelances: Escanean los tickets de café y gasolina desde el móvil y se registran solos.
Pymes: Controlan los gastos de varios empleados con tarjetas corporativas. La reconciliación automática evita horas de trabajo manual.
- Gestorías: Reciben documentos de sus clientes y ahorran tiempo en la contabilización y conciliación.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en el 2027. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
