FACeB2B paso a paso: cómo enviar y recibir facturas electrónicas desde tu ERP
La facturación electrónica B2B (entre empresas) en España está cobrando protagonismo a raíz de nuevas normativas. Un elemento clave es FACeB2B, la plataforma pública de intercambio de facturas electrónicas entre empresas. Si tu empresa trabaja como contratista o subcontratista para el sector público, es probable que debas usar FACeB2B para enviar y recibir facturas en formato electrónico. En este artículo te explicamos paso a paso cómo usar FACeB2B directamente desde tu ERP (sistema de gestión) y cómo El EquipoIA facilita este proceso, evitando complicaciones técnicas.
¿Qué es FACeB2B y quiénes deben utilizarlo?
FACeB2B es el Punto General de Entrada de facturas electrónicas entre empresas privadas, habilitado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Fue creado a raíz de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, que obliga a contratistas principales y sus subcontratistas a utilizar la factura electrónica en sus intercambios comerciales cuando participan en contratos públicos. En otras palabras, si tu empresa es proveedora de una compañía que a su vez tiene un contrato con la Administración, es muy probable que debas enviar tus facturas a través de FACeB2B.
¿Qué implica usar FACeB2B? Significa que las facturas se deben emitir en un formato estructurado (en España, el estándar Facturae) y transmitirse por vía telemática mediante esta plataforma, en lugar de enviarlas en papel o PDF por correo electrónico. El objetivo es garantizar una trazabilidad y control de dichas facturas en el marco de contratos públicos privados.
Importante: FACeB2B no es lo mismo que FACe (con una sola «B») – este último es para facturas dirigidas a la Administración Pública (B2G). FACeB2B, en cambio, es para facturación entre empresas privadas en el contexto de contratos públicos.
Preparando tu ERP para enviar facturas por FACeB2B
A diferencia de FACe (donde una PYME puede subir manualmente una factura en la web), en FACeB2B no existe la opción de carga manual de facturas una a una. Esto es deliberado: las empresas deben emplear un software o servicio de facturación electrónica conectado a FACeB2B para poder registrar sus facturas en el sistema. Por tanto, el primer paso es asegurarte de que tu ERP o programa de facturación puede integrarse con FACeB2B.
Con El EquipoIA tienes varias formas de lograr esta conexión:
- Integración con proveedor de servicios: El EquipoIA puede conectarse a plataformas certificadas (ejemplo: B2Brouter, EDICOM u otros integradores) que actúan de puente con FACeB2B. De esta forma, cuando emites una factura electrónica en El EquipoIA, este servicio la toma y la registra en FACeB2B en tu nombre.
- Plugin nativo de envío FACeB2B: Nuestro software está adaptado para cumplir con el formato y requisitos de FACeB2B. Mediante un plugin o componente interno, El EquipoIA genera la factura en formato Facturae con la extensión B2B necesaria y la transmite a la plataforma.
- Recepción automatizada: Del mismo modo, si esperas recibir facturas a través de FACeB2B (por ejemplo, si eres el contratista principal que debe recibir facturas de subcontratistas), El EquipoIA puede consultar y descargar esas facturas entrantes mediante la integración, para que te aparezcan directamente en tu módulo de facturas recibidas.
Antes de enviar nada, necesitas un dato fundamental: el código DIRe de tu cliente (la empresa receptora de la factura). El código DIRe (Directorio de Entidades) identifica a la empresa dentro de FACeB2B y está formado por su NIF más cuatro dígitos. Tu cliente (el contratista) debe proporcionarte su código DIRe; si no lo tiene, debe darse de alta en el directorio oficial (DIRe) para obtenerlo. Sin este código, la factura no podrá ser dirigida correctamente y el sistema la rechazará.
Otro aspecto a preparar en tu ERP es incluir ciertos datos adicionales que pueden ser requeridos en la factura electrónica por parte del receptor. Algunos contratistas exigen, por ejemplo, que indiques un código de departamento interno o referencias al contrato en la factura. El EquipoIA te permite agregar información extra en los campos de la factura (campos específicos o anotaciones) para cumplir con estos requisitos. Asegúrate de preguntar a tu cliente qué información especial debe llevar la factura (si es que debe llevar alguna aparte del DIRe).
El Equipo IA
Emisión paso a paso de una factura a través de FACeB2B
Veamos ahora el flujo para enviar una factura usando El EquipoIA con conexión a FACeB2B:
- Generar la factura electrónica (formato Facturae B2B): En El EquipoIA, crea la factura de venta como lo haces habitualmente, asegurándote de seleccionar al cliente (contratista) correcto y de agregar todos los conceptos, importes e impuestos. Marca la opción de Factura electrónica (Facturae) para que el sistema prepare el fichero XML. El EquipoIA incluirá automáticamente la extensión FACeB2B en ese archivo (unos campos adicionales que FACeB2B requiere respecto al Facturae estándar para Administración Pública). También incorporará el código DIRe del cliente en el lugar correspondiente del XML.
- Firma digital: El sistema firmará digitalmente la factura electrónica con el certificado digital correspondiente (ya sea tu certificado de persona jurídica o el del proveedor de servicios) para garantizar autenticidad e integridad, tal como exige la plataforma.
- Envío a FACeB2B: Con un clic (por ejemplo, pulsando «Enviar a FACeB2B» en la interfaz de El EquipoIA), se transmitirá la factura al Punto General de Entrada. En segundo plano, el software o servicio integrador conectará con los servidores gubernamentales y registrará la factura. No tienes que salir de tu ERP ni hacer trámites manuales: El EquipoIA se encarga de la comunicación con FACeB2B a través de la integración configurada.
- Confirmación de registro: Una vez enviada, la factura pasará a estado «enviada» y luego «registrada». «Registrada» significa que FACeB2B la ha aceptado en su punto de entrada y que el cliente (destinatario) ya puede acceder a ella. En El EquipoIA podrás ver este estado actualizado junto con la fecha/hora de registro.
- Seguimiento de estados posteriores: Uno de los beneficios de FACeB2B es que comunica los estados de la factura de forma electrónica. Tu cliente, al gestionar la factura, podrá marcarla como Aceptada o Rechazada, e incluso indicar cuando está Pagada (cobrada). Estos estados viajan de vuelta a través de la plataforma. En El EquipoIA, gracias a la conexión, podrás ver en cada factura si ha sido aceptada o rechazada por el receptor. Por ejemplo, un estado «Rechazada» irá acompañado de un motivo, lo que te permitiría subsanar el problema (quizá debas corregir datos y emitir una nueva factura). Si aparece «Aceptada», sabrás que el cliente ha dado el visto bueno formalmente. Y en su momento, cuando te paguen, el estado podría cambiar a «Pagada» (o «Cobro registrado»).
Recepción de facturas de proveedores vía FACeB2B
Si tu empresa es receptora de facturas (es decir, eres el contratista principal que recibe facturas electrónicas de sus subcontratistas a través de FACeB2B), El EquipoIA también te simplifica la vida:
- Conexión para descarga: El sistema puede conectarse regularmente a FACeB2B para comprobar si tienes nuevas facturas entrantes. Cuando detecta una, la descarga y la incorpora a tu listado de facturas recibidas, con todos los datos. Esto evita tener que entrar manualmente a la plataforma FACeB2B o al correo para revisar notificaciones.
- Avisos y estado: Al entrar la factura en tu ERP, puedes ser notificado (por ejemplo, “Factura de Proveedor X recibida vía FACeB2B”). Desde ahí mismo puedes verla, verificar su contenido y aceptarla o rechazarla. Ten en cuenta que, como receptor, también tienes obligaciones: si todo está correcto, deberás marcar la factura como aceptada en un plazo determinado (la nueva Ley Crea y Crece plantea un plazo de 4 días para estas comunicaciones de estado) y eventualmente indicar cuando la pagues.
- Registro contable: Las facturas recibidas por FACeB2B que aceptes pueden automáticamente pasar a tu contabilidad de cuentas por pagar en El EquipoIA, facilitando el control de deudas y pagos pendientes.
Ventajas de usar El EquipoIA para FACeB2B
- Cumplimiento garantizado: Te aseguras de cumplir la Ley 9/2017 y las normativas conexas sin dolores de cabeza. El EquipoIA se mantiene actualizado con los requisitos técnicos de FACeB2B, formatos (incluyendo futuras actualizaciones a UBL u otros estándares si la ley lo exige) y certificados digitales.
- Ahorro de tiempo: Olvida la duplicación de tareas o la entrada manual de datos en portales web. Desde tu ERP gestionas todo. Esto es crucial si manejas decenas de facturas, ya que subir cada archivo manualmente sería inviable.
- Menos errores: El sistema valida la factura antes de enviarla (asegurándose de que no falte el DIRe, de que el formato es correcto, etc.), por lo que disminuyen los rechazos por errores formales.
- Estados siempre visibles: Como mencionamos, tienes feedback en tiempo real del ciclo de la factura (enviada, registrada, aceptada, etc.). Esto mejora la transparencia y la comunicación con tu cliente, ya que ambos sabéis en qué punto está cada factura.
- Integración con tu flujo actual: Si ya usas El EquipoIA como ERP, añadir la funcionalidad FACeB2B es natural y no rompe tu flujo de trabajo. Sigues creando facturas de la misma manera; solo incorporas el paso de envío electrónico. La curva de aprendizaje es mínima.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
