El formato Facturae es el estándar oficial de factura electrónica en España, construido sobre un archivo de texto estructurado en lenguaje XML. Para las empresas y autónomos, emitir un simple PDF ya no es suficiente: la normativa exige que los datos de facturación sean interpretables automáticamente por sistemas informáticos, tanto en la Administración Pública como entre empresas privadas. No adaptarse a este formato supone retrasos en los cobros, rechazo de documentos y exposición a sanciones. En este artículo detallamos qué es exactamente el XML estructurado, qué requisitos legales debe cumplir tu facturación y cómo puedes generarlo e importarlo de forma sencilla.
En resumen
El formato Facturae es un estándar de lenguaje XML que organiza los datos de la factura (emisor, importes, impuestos) mediante etiquetas legibles por software.
Es obligatorio desde 2015 para facturar a las Administraciones Públicas (entornos B2G) a través de puntos de entrada como FACe.
La Ley Crea y Crece extenderá la obligación de emitir facturas estructuradas a todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B).
Un documento PDF con firma digital no sustituye a una factura electrónica estructurada en XML.
El formato Facturae es un esquema de datos en lenguaje XML diseñado por el Ministerio de Hacienda para garantizar la interoperabilidad de las facturas electrónicas en España. A diferencia de una imagen o un documento PDF, donde la información es visual, el XML agrupa cada dato (como la base imponible o el NIF) en etiquetas estructuradas. Esto permite que el sistema del receptor extraiga la información contable al instante y sin intervención humana.
La transición hacia este modelo viene dictada por diferentes normativas que amplían gradualmente el alcance de la obligación:
| Ámbito de facturación | Obligatoriedad | Normativa aplicable |
| Administraciones Públicas (B2G) | Obligatorio desde 2015 para importes superiores a 5.000 € (muchas entidades lo exigen desde 0 €). | Ley 25/2013 |
| Contratistas y subcontratistas del Estado | Obligatorio cuando el importe supera los 5.000 €. | Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público |
| Operaciones entre empresas (B2B) | Obligatorio de forma progresiva según la facturación de la empresa tras la aprobación del desarrollo reglamentario. | Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) |
Para que un archivo XML sea considerado una factura electrónica válida ante la Administración y la normativa española, debe cumplir una serie de directrices técnicas innegociables.
Esquema de la versión vigente: El archivo debe estructurarse siguiendo los esquemas XSD oficiales publicados por el Gobierno (generalmente las versiones 3.2.1 o 3.2.2).
Firma electrónica avanzada: Todo documento Facturae debe ir firmado digitalmente con un certificado reconocido (como el de la FNMT) en formato XAdES. Esta firma garantiza la identidad del emisor y que el documento no ha sido alterado.
Códigos administrativos (DIR3): Si la factura se dirige al sector público, el XML debe incluir obligatoriamente los códigos DIR3 que identifican a la Oficina Contable, el Órgano Gestor y la Unidad Tramitadora del organismo receptor.
Integridad y conservación: El archivo original firmado debe conservarse con su trazabilidad durante los plazos legales establecidos (4 años a efectos tributarios, 6 años a efectos mercantiles).
El programa de facturación electrónica de elEquipoIA gestiona el estándar XML de forma nativa para que no tengas que lidiar con la complejidad técnica del código. Desde la propia pestaña de la factura de venta, el programa se encarga de compilar los datos, añadir los códigos administrativos (DIR3) correspondientes al cliente y firmar el documento con tu certificado .p12. El resultado es un archivo Facturae validado y listo para que lo descargues y lo subas directamente a la plataforma correspondiente, como FACe.
Además de emitir, la gestión de las compras también se simplifica. Si tus proveedores ya te envían facturas en este estándar, no necesitas picar los datos a mano.
En este vídeo de 4 minutos te enseñamos cómo importar facturas en formato Facturae al programa, ya sea subiendo el archivo o conectándolo directamente al correo.
De este modo, tanto la emisión como la recepción de formatos estructurados quedan integradas en tu ciclo contable habitual, manteniendo la trazabilidad y la seguridad en una única plataforma.
Un archivo XML Facturae es texto plano con etiquetas de código. Si lo abres con un bloc de notas o un navegador, verás texto desordenado. Para visualizarlo como una factura tradicional necesitas un programa informático de lectura o utilizar el visor oficial del Ministerio.
No. Un PDF, aunque esté firmado digitalmente, es un formato no estructurado. Sirve para que lo lea una persona, pero no cumple con los requisitos de interoperabilidad contable automatizada que exigen normativas como la Ley Crea y Crece o la Ley 25/2013.
Al igual que con el formato en papel, una vez que la factura electrónica está emitida y firmada, no puede modificarse ni borrarse. Si detectas un error o hay una devolución, debes emitir una factura rectificativa en el mismo formato estructurado haciendo referencia a la original.
