centraliza el control de jornada, ausencias y nóminas
Llevar el control de horas de la plantilla se ha convertido en un verdadero dolor de cabeza para muchas empresas. Desde que la ley exige un registro diario, los negocios se han llenado de hojas de cálculo interminables, papeles perdidos y aplicaciones sueltas que no se comunican con el resto de la empresa. La consecuencia es clara: horas perdidas cruzando datos a final de mes, errores en las nóminas, descontrol sobre quién está de vacaciones y un riesgo constante de sanciones laborales por no tener la documentación al día. En elEquipoIA, como especialistas en facturación electrónica y gestión empresarial integral, sabemos que tu tiempo debe dedicarse a tu negocio, no a cuadrar excels. Por eso, nuestro plugin FichajeHorario se integra directamente en nuestro programa de facturación electrónica, unificando el registro legal, la gestión de ausencias y el control de costes en una sola plataforma que tu equipo ya conoce.
¿Qué es el plugin FichajeHorario y para quién es?
El plugin FichajeHorario de elEquipoIA es un sistema completo de control de jornada que permite a los trabajadores registrar sus entradas y salidas con geolocalización, a la vez que RRHH aprueba ausencias y controla los costes laborales desde un único panel.
Este plugin está diseñado para pymes, gestorías, y empresas con equipos distribuidos, comerciales en ruta o personal en oficina. Ya sea una empresa de construcción que necesita controlar la presencia en obra, o una agencia con teletrabajadores, cubre de extremo a extremo la gestión de personas. Elimina la necesidad de pagar por otro sistema independiente y evita mantener datos duplicados.
Características principales del plugin FichajeHorario
Nuestro plugin agrupa todas las herramientas necesarias para digitalizar el departamento de recursos humanos:
Fichaje multidispositivo con geolocalización: Los empleados pueden registrar su entrada o salida desde el móvil o el ordenador. El sistema guarda la hora y posición exacta del fichaje.
Zonas con geovallado: Asegura que el fichaje solo sea válido si el empleado se encuentra dentro de la zona habilitada (ideal para obras o clientes específicos).
Sincronización con terminales físicos: Se integra perfectamente con terminales biométricos Anviz para entornos físicos o naves industriales.
Autoservicio del trabajador: Cada miembro de la plantilla accede a un panel donde puede ver apartados como Mis fichajes, Mis solicitudes y Mis firmas.
Gestión ágil de ausencias: Los empleados piden vacaciones, permisos o anticipos desde su pantalla, y pueden seguir el estado de su solicitud en tiempo real.
Bandeja de aprobación centralizada: El departamento de RRHH puede revisar, aprobar o rechazar las solicitudes de toda la plantilla con un solo clic.
Calendarios compartidos y personales: Muestra de forma visual las ausencias de toda la plantilla (incluyendo vacaciones, bajas médicas y festivos), además de un calendario personal para cada trabajador.
Estructura de plantilla personalizable: Permite organizar a los empleados por departamentos, tipos de contrato, horarios laborales, tipos de falta y sanción, así como gestionar cursos y formación.
Conexión directa con nómina y costes: Gestiona conceptos salariales, anticipos y genera asientos de coste detallados por trabajador o centro de trabajo.
Alertas y registro de auditoría: El sistema avisa de fichajes irregulares y mantiene un registro inalterable de quién cambió qué dato y cuándo.
¿Cómo funciona el plugin FichajeHorario?
El funcionamiento del plugin FichajeHorario está pensado para que la información fluya sin fricciones entre el empleado y la administración. Al estar integrado en nuestro programa de facturación electrónica, comparte la misma base de datos, lo que elimina el doble tecleo.
Fichaje en movilidad y validación de zonas
Cuando un empleado comienza su jornada fuera de la oficina, por ejemplo, un operario en una obra, abre la plataforma en su móvil a las 8:00 y pulsa «entrada». El sistema no solo registra la hora, sino que comprueba su posición geográfica; mediante el geovallado, verifica que está dentro de la zona de obra habilitada antes de validar el registro. También admite pausas y fichaje manual con justificación si ocurre algún imprevisto.
Autoservicio y flujos de aprobación sin papeles
Imagina que un administrativo necesita pedir una semana de vacaciones en agosto. En lugar de enviar un email o rellenar un papel, lo solicita desde Mis solicitudes. Automáticamente, RRHH recibe la petición en su bandeja de aprobación, visualizando de paso el calendario del departamento para comprobar que no haya conflictos (por ejemplo, si ya hay dos personas fuera en esas fechas). Con un clic, puede aprobarla o proponer otra alternativa.
Cierre de mes, auditoría y costes reales
A final de mes, se acabaron los cuadres manuales. Con los informes de horas generados automáticamente y los conceptos salariales predefinidos, RRHH prepara la nómina sin esfuerzo. Al mismo tiempo, el departamento de contabilidad obtiene directamente el asiento de coste por trabajador, eliminando las hojas de cálculo intermedias y asegurando que la rentabilidad de la empresa sea precisa. Además, las alertas del sistema avisan de cualquier fichaje irregular y mantienen una auditoría completa.
Pasos para empezar a usar el plugin FichajeHorario
Poner en marcha este módulo en nuestro programa de facturación es un proceso estructurado. Sigue estos pasos para configurarlo correctamente:
Define la estructura de tu empresa: Accede a los ajustes del plugin y crea los departamentos y centros de trabajo.
Configura los horarios y geovallas: Establece los horarios laborales estándar, las zonas de geovallado permitidas para fichajes en movilidad y los tipos de ausencias o sanciones.
Da de alta a tu plantilla: Introduce los perfiles de los trabajadores, asignando sus tipos de contrato y configurando su acceso al portal de autoservicio.
Sincroniza tus terminales físicos (opcional): Si dispones de terminales biométricos Anviz en tus instalaciones, conéctalos al sistema para que vuelquen los datos automáticamente.
Instruye a tu equipo: Pide a tus empleados que realicen su primer fichaje desde el móvil o el ordenador para comprobar que la geolocalización y los accesos funcionan correctamente.
Revisa los cuadros de mando diarios: Accede como RRHH o administración para supervisar las alertas de fichajes irregulares y gestionar la bandeja de aprobación de solicitudes.
Preguntas frecuentes sobre el plugin FichajeHorario
¿El plugin cumple con la normativa legal vigente?
Sí, el plugin FichajeHorario de elEquipoIA cumple estrictamente con la ley española que obliga desde 2019 a registrar la jornada diaria de cada trabajador, manteniendo los registros seguros y listos para cualquier inspección de trabajo.
¿Pueden los empleados fichar si están teletrabajando o en ruta?
Por supuesto. El sistema permite registrar la entrada y salida desde el teléfono móvil o un ordenador. Además, utiliza geolocalización y permite configurar zonas de geovallado para asegurar que el fichaje se realiza desde los lugares acordados, como la oficina, el domicilio o la sede de un cliente.
¿Es compatible con relojes de fichaje físicos que ya tengo en la nave?
El plugin de elEquipoIA está preparado para sincronizarse de manera automática con terminales biométricos Anviz. De esta forma, el operario ficha con su huella o tarjeta en la nave y el dato aparece instantáneamente en el sistema central.
¿Cómo se calculan las horas extras y los informes de nómina?
El módulo contabiliza automáticamente las horas efectivas de trabajo basándose en los registros y las pausas. A final de mes, genera informes de horas listos para nómina y automatiza los asientos de coste por trabajador y centro, facilitando el cierre a RRHH y contabilidad sin usar hojas de cálculo.
¿Quieres saber más sobre el plugin FichajeHorario?
Dejar de perseguir papeles a final de mes y cumplir con la ley no debería costarte horas de gestión. En elEquipoIA somos expertos en facturación electrónica y digitalización de procesos, y sabemos que el control de personal es el corazón de la rentabilidad de tu negocio. Si estás listo para centralizar el registro horario, las vacaciones y los costes laborales en el mismo programa que ya usas para facturar, contáctanos hoy mismo. Analizaremos tu estructura, configuraremos el plugin FichajeHorario a la medida de tu equipo y te acompañaremos paso a paso en su implantación.
