Plugin Trazabilidad: controla lotes y
números de serie sin descuadres en tu
almacén
Imagina la escena: un cliente llama reclamando la garantía de un equipo averiado, o las
autoridades sanitarias solicitan retirar de inmediato un lote específico por un fallo de origen.
Empiezas a buscar entre un laberinto de carpetas, facturas antiguas en PDF y hojas de
cálculo desactualizadas para averiguar a quién vendiste cada unidad y dónde compraste los
componentes. El tiempo corre, los nervios aumentan y el fantasma de las sanciones y la
pérdida de reputación sobrevuela tu negocio.
En elEquipoIA somos especialistas en facturación electrónica y gestión empresarial, y
nuestro plugin Trazabilidad forma parte de nuestro ecosistema de soluciones avanzadas
para erradicar este descontrol. Gracias al plugin trazabilidad, integras un seguimiento
quirúrgico de números de serie y lotes directamente dentro de los documentos de compra y
venta de tu programa de facturación. En lugar de perder horas reconstructivas cada vez que
hay una incidencia, pasas a tener una trazabilidad absoluta en tiempo real desde el almacén
hasta la mano de tu cliente.
¿Qué es el plugin Trazabilidad y para quién es?
El plugin trazabilidad de elEquipoIA es la extensión especializada para el programa de
facturación electrónica de elEquipoIA que permite registrar, rastrear e inspeccionar la
entrada, ubicación y salida de lotes y números de serie en compras y ventas.
Esta herramienta es imprescindible para empresas con requisitos de trazabilidad legal o
técnica, como:
● Comercios e distribuidores de electrónica y telefonía: obligados a registrar
números de serie individuales para tramitar garantías e identificar unidades exactas.
● Industria alimentaria, cosmética y química: que necesitan controlar números de
lote y fechas de entrada para cumplir normativas de seguridad e inspección
sanitaria.
● Talleres y distribuidores de recambios: que requieren vincular piezas concretas a
albaranes y facturas de clientes.
● Almacenes y comercios mayoristas: que gestionan múltiples naves o ubicaciones
físicas y no pueden permitirse ventas sin stock real.
Características principales del plugin Trazabilidad
● Activación por producto: Decide con precisión qué artículos de tu catálogo
requieren trazabilidad y cuáles no, manteniendo una interfaz limpia y libre de
campos innecesarios en el resto de referencias.
● Registro integrado en documentos de compra: Añade pestañas específicas en
tus albaranes y facturas de compra para dar de alta automáticamente los lotes o
números de serie al recibir mercancía.
● Selección guiada en ventas: Asigna los números de serie o lotes disponibles en el
momento de crear albaranes y facturas de cliente.
● Asignación automática inteligente: Posibilidad de configurar la selección
automática de series/lotes en ventas para acelerar el trabajo de mostrador o
facturación rápida.
● Ubicación física por lote: Asigna y edita la ubicación exacta de cada lote
(estantería, pasillo, nave) para localizar el material físicamente sin rodeos.
● Historial completo de movimientos: Consulta todos los documentos (albaranes,
facturas, compras y ventas) asociados a un número de serie específico desde su
ficha.
● Informes de trazabilidad con filtros: Visualiza un reporte global con todos los
movimientos de lotes, pudiendo filtrar por fechas o almacenes.
● Gestión automática de devoluciones: Al emitir facturas rectificativas, los lotes
devueltos se restauran automáticamente en el stock para quedar nuevamente
disponibles.
● Impresión personalizada en documentos: Muestra los datos de lotes y números
de serie directamente en las plantillas PDF que envías a tus clientes o proveedores.
● Herramienta de reconstrucción de stock: Incluye utilidades para corregir y
reconstruir cantidades cuando se detectan descuadres.
¿Cómo funciona el plugin Trazabilidad?
El funcionamiento del plugin trazabilidad se integra de forma transparente en el flujo diario
de tu almacén y facturación. Se divide en tres áreas clave:
1. Control en compras y recepción de material
Cuando registras un albarán o factura de proveedor que incluye artículos configurados con
trazabilidad, el programa habilita una pestaña especial llamada «Trazabilidad». Desde aquí
introduces o escaneas los números de serie recibidos o creas el nuevo lote. Estos números
quedan vinculados al almacén y a la compra correspondientes.
2. Control en ventas y salida de mercancía
Al emitir un albarán o factura de venta, la pestaña «Trazabilidad» te mostrará únicamente los
números de serie o lotes actualmente disponibles en el stock de ese almacén. Puedes
seleccionarlos manualmente o activar el modo automático en el panel de control para que el
sistema asigne las unidades más antiguas sin intervención manual.
3. Rastreo y localización de números de serie
Si necesitas comprobar el origen o destino de un lote, solo tienes que acceder a la pestaña
de números de serie del producto. Allí verás el listado de unidades con sus respectivas
ubicaciones físicas y los enlaces directos a las facturas y albaranes asociados.
Pasos para empezar a usar el plugin Trazabilidad
1. Activa el plugin en el programa de facturación electrónica de elEquipoIA desde el
gestor de extensiones de tu instalación.
2. Habilita la trazabilidad en los productos: Ve a Almacén → Productos, abre la ficha
del artículo deseado, marca la casilla Trazabilidad y guarda los cambios.
3. Configura la selección automática (opcional): Si deseas agilizar las ventas,
dirígete a Administrador → Panel de control y activa la casilla Seleccionar
automáticamente los números de serie en las ventas.
4. Registra las entradas de stock: Crea tus albaranes o facturas de compra
habituales, entra en la pestaña Trazabilidad que aparecerá en el documento e
introduce los números de serie o lotes recibidos.
5. Asigna lotes en tus ventas: Al generar facturas o albaranes a clientes, selecciona
los números de serie específicos desde la pestaña Trazabilidad del documento antes
de guardar.
6. Imprime los documentos con lotes: Si utilizas el módulo de plantillas PDF,
asegúrate de tener actualizada la integración para que los números de lote
seleccionados figuren impresos en el documento final entregado al cliente.
Preguntas frecuentes sobre el plugin Trazabilidad
¿Qué ocurre si no veo la casilla de trazabilidad en la ficha de un
producto?
Si tras instalar el plugin no aparece el campo trazabilidad en el formulario del producto, se
debe a que tenías una vista personalizada previa. Para resolverlo, pulsa el botón Opciones
(arriba a la izquierda en la ficha del producto), selecciona Producto y en la siguiente pantalla
haz clic en Eliminar y luego Volver para restaurar la vista oficial.
¿Se pueden recuperar lotes cuando un cliente hace una devolución?
Sí, el plugin gestiona las devoluciones de manera automatizada. Al realizar una factura
rectificativa o un documento de abono, el programa restaura automáticamente las unidades
y lotes relacionados, dejándolos de nuevo libres y disponibles para su venta en el almacén.
¿Es posible ver el número de lote o serie impreso en el PDF enviado al
cliente?
Sí, los datos de trazabilidad se integran en la generación de documentos en PDF para que
tu cliente o proveedor disponga de la información detallada del lote en el documento
impreso o digital.
¿Puedo filtrar los números de serie según el almacén en el que se
encuentren?
Sí, el programa de facturación incluye filtros de almacén tanto en la vista general de lotes
como en las pestañas del documento. Esto evita que vendas por error un número de serie
que está ubicado en otra nave o almacén físico.
¿Quieres saber más sobre el plugin Trazabilidad?
En elEquipoIA somos especialistas en facturación electrónica y gestión integral para pymes
y autónomos. Sabemos que controlar el stock al detalle es vital para evitar descuadres y
cumplir con las exigencias de tu sector. Nuestro equipo te acompaña en todo el proceso de
implantación y puesta en marcha para adaptar el plugin trazabilidad a la operativa de tu
negocio.
Ponte en contacto con nosotros hoy mismo, solicita una demostración personalizada y
descubre cómo el programa de facturación electrónica de elEquipoIA puede llevar el control
de tu almacén al siguiente nivel.
