Requisitos VeriFactu: qué exige la ley y cómo adaptar tu facturación
VeriFactu es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria que exige que los programas de facturación garanticen la inalterabilidad, trazabilidad y conservación de las facturas mediante huellas digitales (hashes) y registros de eventos. En elEquipoIA, como empresa experta en facturación electrónica, sabemos que la llegada de la Ley Antifraude supone un reto para los negocios que aún facturan a mano o con hojas de cálculo. El objetivo de este artículo es desgranar qué requisitos técnicos te exige la normativa para que tu facturación cumpla con la ley y evites sanciones.
En resumen
Los sistemas informáticos de facturación deben impedir la alteración o el borrado de las facturas una vez emitidas.
Cada factura generará un código criptográfico (hash) que se encadena con el de la factura anterior.
Las facturas impresas o en PDF deberán incorporar un código QR para facilitar su verificación.
El contribuyente podrá elegir entre enviar los registros automáticamente a Hacienda (modalidad VeriFactu) o conservarlos localmente de forma inviolable.
¿Qué es VeriFactu y a quién obliga?
VeriFactu es la denominación que reciben los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que cumplen con los requisitos técnicos dictados por el Reglamento que desarrolla la Ley Antifraude. Su propósito es erradicar el software de doble uso y garantizar que toda operación comercial quede registrada de forma íntegra y segura.
La normativa afecta a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas en España (excepto en los territorios forales, que se rigen por TicketBAI, y en aquellas operaciones sujetas al Suministro Inmediato de Información).
| Requisito técnico | Qué implica en la práctica | Norma de referencia |
| Inalterabilidad | No se pueden modificar ni borrar facturas emitidas. | RD 1007/2023, art. 8 |
| Trazabilidad | Registro interno (log) de quién, cuándo y qué se factura. | RD 1007/2023, art. 8 |
| Huella digital (Hash) | Código criptográfico que enlaza cada factura con la anterior. | RD 1007/2023, art. 12 |
| Código QR | Toda factura física o en PDF debe incluir un QR verificable. | RD 1007/2023, art. 13 |
| Declaración responsable | El proveedor del software debe certificar su cumplimiento normativo. | Ley General Tributaria, art. 29.2.j |
Registros inviolables: la inmutabilidad de la factura
El principio central de VeriFactu es que una factura, una vez generada, no puede desaparecer. Si te equivocas en un importe o en el NIF del cliente, la ley prohíbe eliminar ese documento o sobreescribir sus datos. La única forma legal de subsanar un error es emitir una factura rectificativa que referencie a la original.
Además, los programas deben contar con un registro de eventos. Esta especie de «caja negra» guarda un historial de todas las interacciones relevantes con el sistema de facturación. Si ocurre algún borrado accidental o intencionado, el registro de eventos mantendrá la huella de dicha acción, asegurando que ante una inspección fiscal exista una trazabilidad absoluta de las operaciones.
El papel del Hash y el código QR
Para garantizar que nadie manipule la base de datos a posteriori, VeriFactu obliga a que cada factura genere una huella digital o hash. Este código alfanumérico se calcula utilizando los datos clave del documento (emisor, receptor, fecha, importe). Lo más importante es que el hash de la factura 100 incluye en su cálculo el hash de la factura 99. Este encadenamiento secuencial hace que alterar un documento antiguo rompa matemáticamente toda la cadena posterior, evidenciando el fraude.
Por otro lado, la normativa busca la colaboración del cliente final. Por ello, las facturas en formato PDF o papel emitidas bajo este sistema deben llevar impreso un código QR y la mención «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Al escanearlo, el receptor puede comprobar si esa factura ha sido declarada correctamente por el emisor.
Modalidad VeriFactu vs. No VeriFactu
El reglamento contempla dos formas de operar con el sistema de facturación:
Modalidad VeriFactu (Envío automático): El programa de facturación se conecta directamente con la Agencia Tributaria y remite de forma automatizada los registros de cada factura en el momento de su expedición. Al elegir esta vía, se exime al negocio de ciertas obligaciones técnicas de almacenamiento a largo plazo, ya que los datos los custodia la propia AEAT.
Modalidad No VeriFactu (Conservación local): El programa no envía los datos de oficio a Hacienda, pero sigue calculando los hashes, generando los QR y guardando los registros de eventos de forma inviolable en el servidor local o en la nube del usuario. La AEAT podrá requerir estos archivos en formato estandarizado en caso de inspección.
¿Cómo te ayuda el programa de facturación electrónica de elEquipoIA?
Como hemos visto, cumplir con la normativa exige dejar atrás los programas obsoletos. El programa de facturación electrónica de elEquipoIA te permite gestionar todo el ciclo de tus ventas adaptándote a los flujos de trabajo que exige la ley.
El sistema gestiona de forma nativa las series de facturación, distinguiendo entre facturas ordinarias, simplificadas y rectificativas. Puesto que la normativa impide borrar o alterar documentos ya emitidos, nuestro programa cuenta con estados de documento que bloquean la edición una vez que la factura es definitiva. Si cometes un error en una venta, puedes emitir directamente una factura rectificativa vinculada al documento original, manteniendo tu contabilidad impecable y libre de huecos.
En este vídeo de 2 minutos te enseñamos a corregir una factura con una rectificativa para cumplir con las exigencias legales sin tocar el documento original.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatorio el sistema VeriFactu?
La obligatoriedad de uso de sistemas informáticos adaptados al Reglamento depende del calendario fijado por el Ministerio de Hacienda. Los desarrolladores de software tienen un plazo inicial para adecuar sus soluciones desde la publicación de la orden ministerial, y posteriormente se establece la obligación progresiva para los obligados tributarios.
¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?
No. Las hojas de cálculo y los procesadores de texto no cumplen con los requisitos de inalterabilidad, no generan hashes encadenados ni registros de eventos inviolables, por lo que su uso para emitir facturas quedará prohibido bajo esta normativa.
¿Sustituye VeriFactu a la factura electrónica B2B?
Son obligaciones distintas. VeriFactu regula los requisitos técnicos de los programas informáticos para evitar el fraude (Ley Antifraude), mientras que la factura electrónica obligatoria B2B (Ley Crea y Crece) regula el formato estructurado de intercambio de facturas entre empresas. Ambas convivirán.
¿Es obligatorio enviar las facturas a la AEAT?
El envío automático a la Agencia Tributaria (modalidad VeriFactu) es voluntario. Si decides no enviarlas de oficio, tu software debe conservar los registros con todos los requisitos de seguridad (hashes, encadenamiento, logs) para presentarlos si hay una inspección.
Normativa y fuentes
Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (Ley Antifraude).
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (Reglamento VeriFactu).
Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
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Adaptarse a la Ley Antifraude no tiene por qué ser un dolor de cabeza técnico. En elEquipoIA acompañamos a profesionales y empresas en su digitalización para que la facturación electrónica deje de ser un trámite complejo y se integre de forma natural en su día a día. Si quieres conocer cómo nuestro programa de facturación puede ayudar a tu negocio a gestionar facturas, presupuestos y cobros con total tranquilidad, contacta con nosotros y solicita una demostración.
