Introducción: ElEquipoIA es una solución adaptable que puede extenderse con complementos o plugins para abordar necesidades concretas. Junto a las operaciones esenciales de facturación y contabilidad, hay plugins oficiales y desarrollados por la comunidad que incorporan componentes como un TPV (Terminal Punto de Venta) para transacciones en físico, un CRM para administrar posibles negocios, gestión del control horario de personal, un portal para clientes donde ver sus facturas online, mecanismos de prepago para manejar saldos anticipados, e incluso plugins para digitalizar documentos de forma automática. A continuación, mostramos algunos de los plugins más comunes, describiendo su utilidad y su empleo inicial. Tranquilo: todos están creados para el usuario final, sin que haga falta saber programar; únicamente hay que activarlos y utilizar sus interfaces visuales.
TPVNeo: ventas rápidas en mostrador
Este plugin incorpora un Terminal de Punto de Venta perfecto para comercios, establecimientos o cualquier empresa que haga ventas presenciales. El diseño de TPVNeo está concebido para ser rápido y táctil, parecido al de una caja registradora o un software de venta para tiendas.
Cómo realizar una venta en TPVNeo:
1- Abrir el TPV: Tras activar el plugin TPVNeo, localizarás en ElEquipoIA un menú o botón etiquetado como TPV (en ocasiones en la parte superior o dentro de Ventas → TPV). Al pulsar, se desplegará la pantalla del TPV, normalmente a pantalla completa, que muestra una zona para agregar artículos al ticket de venta.
2- Añadir productos al ticket: En la pantalla del TPV observarás tus productos listados (usualmente organizados por categorías, con botones grandes si has establecido imágenes o nombres abreviados). Si cuentas con un escáner de códigos de barras, también puedes pasar el código de un artículo y éste se sumará de forma automática. Cada vez que escojas un producto o lo escanees, se mostrará en el ticket (en la columna de la derecha) con su precio y cantidad (por defecto, 1 unidad).
3- Ajustar cantidades o eliminar: Si un cliente adquiere más de una unidad de un producto, puedes hacer clic sobre ese artículo en el ticket y modificar la cantidad, o emplear botones +/-. Si te equivocaste de producto, selecciona la línea y pulsa la opción para eliminar y retirarlo del ticket. Observarás que el total se modifica al instante a medida que añades o quitas artículos.
4- Aplicar descuentos (opcional): TPVNeo generalmente permite aplicar un descuento global al ticket o por línea, si es necesario (por ejemplo, un descuento promocional). Esto puede cambiar según la configuración, pero habitualmente existe un botón de % descuento donde introduces el porcentaje a aplicar.
5- Cobrar la venta: Una vez que el ticket incluye todos los productos que el cliente va a llevarse, es momento de finalizar la venta. Pulsa el botón Cobrar. Se abrirá una ventana o modal preguntando por el método de pago. Por ejemplo, puedes seleccionar Efectivo si te pagan en metálico, Tarjeta si pagan con datáfono, u otras formas configuradas (vale, transferencia, etc.). Introduce la cantidad recibida si es en efectivo (el sistema calculará el cambio si entregan más dinero del total). Para terminar, confirma la operación.
6- Imprimir ticket o factura simplificada: Después de cobrar, la venta queda registrada. Si tienes una impresora de tickets conectada (o una impresora normal), el plugin puede enviar a imprimir un ticket de venta. Según la configuración, ese ticket puede ser una factura simplificada con su número, ideal para entregar al cliente. Si el cliente requiere una factura con sus datos personales, es posible generarla desde el TPV introduciendo la información del cliente antes de cobrar, pero en un uso básico de mostrador, suele ser suficiente con el ticket. Revisa la configuración del TPV si deseas que siempre solicite los datos del cliente o solo cuando se pida.
7- Cierre de caja (al final del día): El TPVNeo también proporciona herramientas para realizar el cierre de caja, es decir, un resumen de todas las ventas del día, cuánto se cobró en efectivo, en tarjeta, etc. Al concluir tu jornada, puedes usar la opción de Cerrar caja o Resumen diario, que te ayudará a conciliar el dinero en caja con lo registrado por el sistema. Este paso es opcional durante el día, pero es aconsejable al terminar, para mantener un control diario.
(El TPVNeo está diseñado para ser muy intuitivo; con estos pasos básicos podrás gestionar ventas ágiles sin necesidad de usar los menús convencionales de facturas.)
CRM: seguimiento de clientes y oportunidades
El plugin CRM (Customer Relationship Management) agrega funciones para manejar la relación con tus clientes más allá de la facturación: seguimiento de oportunidades comerciales, recordatorios de contacto, agendas, etc. Esto resulta útil si, por ejemplo, tienes un equipo de ventas o deseas tener supervisión sobre clientes potenciales y el estado de las negociaciones con cada uno.
Cómo utilizar el CRM para oportunidades:
1- Acceder al módulo CRM: Una vez activo el plugin, encontrarás un menú CRM o Oportunidades en ElEquipoIA. Al acceder, normalmente se muestra un panel con las oportunidades de venta o tareas pendientes. Considera una oportunidad como un posible negocio en marcha (por ejemplo, una propuesta enviada a un cliente potencial).
2- Crear una nueva oportunidad: Haz clic en Nueva oportunidad (o Nuevo lead, según la terminología de la versión). Se abrirá un formulario donde puedes introducir:
Nombre de la oportunidad: Por ejemplo «Venta de proyecto X a Cliente Y».
Cliente asociado: Si ya está en tu base de datos lo seleccionas, o puedes crear uno nuevo si es un prospecto.
Etapa o estado: El CRM suele trabajar con etapas del ciclo de ventas (Contacto inicial, Propuesta enviada, En negociación, Ganada, Perdida). Elige la etapa actual, por ejemplo «Propuesta enviada».
Importe potencial: Si tienes una aproximación de cuánto valdría la venta si se materializa.
Notas o descripción: Aquí puedes apuntar detalles, qué necesita el cliente, qué se conversó, etc.
3- Seguimiento y actualización: A medida que interactúes con el cliente, puedes regresar al CRM y actualizar la ficha de la oportunidad:
Cambia la etapa conforme avances (por ej., pasó de «En negociación» a «Ganada» si te confirman el pedido, o a «Perdida» si al final no se concreta).
Añade comentarios o notas de cada reunión o llamada para mantener un historial.
Si ganaste la oportunidad, seguramente procederás a crearle un presupuesto o factura en ElEquipoIA; puedes marcarla como ganada y enlazarla al número de presupuesto o factura emitida.
4- Agenda y recordatorios: El CRM también puede incluir un calendario o lista de tareas. Si anotaste una fecha para una próxima acción, ElEquipoIA te la mostrará en tu panel del CRM o incluso podría enviarte un aviso (según la configuración). Revisa periódicamente la sección de Tareas o Agenda del CRM para no olvidar dar el seguimiento acordado a cada cliente.
5- Análisis de oportunidades: Con los datos del CRM, podrías obtener reportes de cuántas oportunidades se transformaron en ventas (tasa de éxito), cuánto dinero potencial tienes en cartera, etc. Esto es más para gestión comercial, pero incluso un usuario sin experiencia puede ver en la pantalla principal del CRM algo como «5 oportunidades abiertas, 2 ganadas este mes, valor X €». Te ayuda a concentrarte en los negocios en proceso.
Registro horario: fichaje de trabajadores
Desde 2019 en España es obligatorio mantener un registro de la jornada laboral de los empleados (hora de entrada y salida). ElEquipoIA ofrece un plugin de Registro horario para facilitar esto. Básicamente, permite que tú o tus empleados registren el inicio y el fin de su jornada, quedando todo anotado para posibles inspecciones o para un control interno.
Cómo usar el registro horario:
1- Acceso al registro: Con el plugin activo, verás un menú o sección llamado Registro horario o Fichar. Si eres administrador, podrás ver listas de registros; si eres un empleado con acceso restringido, quizá solo veas el botón para fichar. Supongamos que cada empleado tiene un usuario en ElEquipoIA.
2- Fichar entrada: Al empezar la jornada, el empleado (o tú mismo si vas a fichar) ingresa a ElEquipoIA, va a Registro horario y pulsa el botón Fichar entrada. Automáticamente, el sistema anota la hora exacta y la vincula a tu usuario. Suele aparecer un mensaje como «Entrada registrada: 08:55 del 22/08/2025». Es posible que el botón cambie ahora a «Fichar salida», indicando que ya hay una entrada activa.
3- Fichar salida: Al terminar la jornada (o en un descanso si se gestiona así), regresa a la misma pantalla y pulsa Fichar salida. Quedará registrada la hora de salida correspondiente. El sistema calculará la diferencia con la entrada para obtener las horas trabajadas en ese periodo. Si en un día sales y vuelves (pausa para comer, etc.), es posible fichar salida y luego otra entrada al retomar, y así varias veces; el sistema puede registrar varios intervalos en un día.
4- Consulta de registros: Como administrador (o como empleado si tienen permiso para ver sus propios registros), puedes ir a la lista de Registros para consultar todos los fichajes realizados. Ahí aparecerán por fecha, por empleado, con horas de entrada, salida y total de horas. Esto sirve para elaborar después informes mensuales de horas trabajadas, comprobar cumplimientos del horario, etc.
5- Correcciones manuales: Si algún empleado olvida fichar o comete un error (ej. fichó la entrada pero olvidó la salida), un administrador puede editar o insertar un registro de forma manual. Desde la lista de registros, habría opciones para añadir un fichaje a posteriori o corregir uno existente (por ejemplo, agregar la salida que faltó). Es importante mantenerlo correcto para que, ante cualquier inspección laboral, los datos muestren la realidad.
6- Informe de horas: Muchos plugins de registro horario permiten exportar un informe mensual por empleado, indicando día a día las horas trabajadas y los totales del mes. Si ElEquipoIA lo incluye, podrás generarlo desde la misma sección, seleccionando el mes y el empleado. Esto facilita entregar al trabajador su resumen de horas o archivarlo.
Portal del cliente: acceso para que clientes consulten sus facturas
El Portal del cliente es un plugin muy útil para mejorar la comunicación con tus clientes. Básicamente, habilita un acceso web donde cada cliente suyo (empresa o persona) puede ingresar con unas credenciales y consultar sus facturas, presupuestos, pedidos, etc. de manera online. Así, por ejemplo, en lugar de pedirte copias de facturas, podría descargarlas él mismo. Veamos cómo habilitarlo de forma sencilla:
Cómo dar acceso a un cliente al portal:
1- Activar el plugin y configurar acceso: Tras activar el plugin Portal del cliente, puede que debas definir una URL o dirección donde está accesible (a veces es la misma URL de ElEquipoIA pero con «/portal» u otra ruta). Consulta la documentación para saber la dirección exacta que le darás a tus clientes. En cuanto a ElEquipoIA, seguramente aparece un menú Portal Cliente o bien la opción dentro de cada cliente.
2- Crear usuario para el cliente: Para que un cliente pueda entrar a su portal, necesita credenciales. Lo normal es que vayas a la ficha del cliente en Ventas → Clientes, y allí encuentres algo como «Activar acceso portal» o «Crear usuario portal». Al pulsarlo, el sistema te pedirá:
Email del cliente: Será su nombre de usuario (asegúrate de que el email en la ficha es correcto).
Contraseña temporal: Puedes generar una contraseña automáticamente o definir una y comunicársela de forma segura. Algunos sistemas envían un correo automáticamente con la invitación; verifica si ElEquipoIA lo hace o si debes hacerlo tú manualmente.
Una vez creado, el cliente ya tiene un usuario ligado a su cuenta de cliente, con permisos limitados a ver solo sus datos.
3- Entrega de credenciales: Comunica al cliente la URL del portal y sus credenciales (usuario y contraseña). Hazlo de manera segura; por ejemplo, la primera vez quizá llámale por teléfono para darle la contraseña o envíale un correo manual. Recuérdale que debería cambiar la contraseña en su primer acceso si la plataforma lo permite.
4- ¿Qué puede ver el cliente?: Cuando el cliente entre al portal (con su email y contraseña), verá un panel usualmente con:
Sus presupuestos pendientes (por ejemplo, podría aceptarlos o rechazarlos desde allí, según configuración).
Sus pedidos en curso.
Sus albaranes y facturas. Podrá ver cada factura emitida, descargar el PDF e incluso comprobar si está pagada o pendiente.
Quizá una sección de pagos o recibos, para ver qué cobros has registrado de los que te ha hecho.
Todo esto de forma solo lectura (no puede alterar tus datos). Es como darle una ventana a tu sistema limitada a su información.
5- Interacción a través del portal: Dependiendo de las opciones, el cliente podría realizar acciones como aceptar presupuestos online (y a ti te llegaría notificación), o enviarte mensajes/comentarios vinculados a un documento. Esto agiliza mucho la comunicación. Por ejemplo, si le mandaste un presupuesto, el cliente entra al portal y puede marcar «Aceptado» sin tener que llamarte o firmar papeles; tú verás el presupuesto marcado como aceptado en ElEquipoIA. Revisa las capacidades específicas del plugin para aprovecharlas.
6- Desactivación de acceso: Si en algún momento ya no quieres que un cliente acceda (por ejemplo, termina la relación comercial), puedes desactivar su usuario portal desde su ficha o desde el menú de usuarios. Así, su login quedará invalidado. También podrías resetear contraseña si la olvida, etc.
Prepago: gestión de saldos adelantados
El plugin Prepago permite llevar un control de saldos a favor de los clientes (o incluso de proveedores, según se use). Imagina que un cliente te entrega dinero por adelantado (un depósito, una recarga, etc.), ese dinero queda como crédito en su cuenta y luego se va consumiendo con futuras facturas. ElEquipoIA con Prepago te ayuda a registrar esos movimientos para que siempre sepas cuánto tiene cada cliente en fondos prepagados.
Cómo utilizar la función de prepago:
1- Registrar un pago por adelantado: Cuando un cliente te paga por anticipado (por ejemplo, te da 500€ para futuras compras), ve al menú Ventas → Prepago (o quizás dentro de la ficha del cliente haya una opción «Cuenta prepago»). Haz clic en Nuevo movimiento de prepago. Selecciona el cliente que entrega el dinero, la fecha, y el importe que te ha pagado. Marca el tipo de movimiento como Ingreso o Recarga de saldo. Añade una descripción, ej. «Depósito inicial». Guarda el movimiento. Ahora ese cliente tendrá 500€ a su favor registrados en el sistema.
2- Usar saldo en una factura: Cuando vayas a hacer una nueva factura de venta para ese cliente, ElEquipoIA (con el plugin activo) te indicará en algún lado el saldo disponible que tiene. Al registrar el cobro de la factura, podrás optar por usar el saldo prepago:
Crea la factura como de costumbre con sus productos y total.
Ve a cobrarla o marcarla pagada. Verás quizás una opción «Usar saldo prepago» o el saldo mostrado. Si la factura es por ejemplo de 200€, puedes aplicar el saldo del cliente.
ElEquipoIA deducirá ese importe de los 500€ que tenía guardados. La factura quedará pagada (o pagada parcialmente si el saldo no cubría todo).
El sistema generará un movimiento de gasto de prepago de 200€, dejando el saldo restante del cliente en 300€.
3- Consultar saldo y movimientos: En la ficha del cliente, gracias al plugin, tendrás un apartado que muestra el saldo prepago actual. También desde el menú Ventas → Prepago podrás ver un historial de movimientos: ingresos (cuando depositó) y deducciones (cuando se usó en facturas). Esto te da transparencia para ti y para el cliente de qué ha pasado con su dinero adelantado.
4- Reembolsos de saldo (si aplica): Si en algún momento debes devolver al cliente el dinero que no usó, registras un movimiento inverso. Por ejemplo, si decides reembolsarle 300€ que quedaron, crearías un movimiento de egreso de prepago de 300€ para ese cliente (y obviamente le devuelves el dinero físicamente o por transferencia). Así el saldo volvería a cero. Esto deja todo cuadrado en el histórico.
5- Usos típicos: La gestión de prepago es útil para negocios de servicios con bonos (ej., sesiones pagadas por adelantado), para tiendas que manejan monederos electrónicos de clientes, o simplemente para clientes confiables que prefieren adelantar dinero a cuenta. ElEquipoIA te facilita no perder de vista esos importes.
Escanear documentos: digitalización de facturas y tickets
Este plugin, a veces llamado EscanearDocumentos o similar, te permite digitalizar documentos físicos (facturas en papel, tickets, albaranes) e incluso reconocer automáticamente la información mediante OCR (reconocimiento de texto) e inteligencia artificial. En otras palabras, puedes introducir una factura de proveedor simplemente escaneándola, y el sistema intentará crear el registro por ti leyendo los datos del papel, ahorrándote teclear.
Cómo escanear e importar documentos:
1- Iniciar el escaneo: Dirígete al menú Compras → Escanear documentos (o el menú específico que el plugin añada, puede estar también en Administración). Prepárate con el documento físico en el escáner conectado a tu equipo, o si ya lo tienes en PDF/imagen, tenlo a mano. Haz clic en Escanear nuevo documento. Si tienes varios perfiles, elige si es una factura de compra, un ticket de gasto, etc., para que el sistema sepa qué buscar.
2- Digitalización: El sistema activará el escáner (si es compatible) y escaneará la hoja, o te permitirá subir el archivo PDF/imagen. Una vez cargada la imagen del documento, ElEquipoIA iniciará el proceso de reconocimiento. Verás posiblemente una pantalla mostrando la imagen escaneada y campos identificados (por ejemplo, detectó un CIF, una fecha, importes…).
3- Revisión de datos reconocidos: La inteligencia artificial hará su mejor esfuerzo por rellenar una ficha de factura a partir del documento. Revisa los campos: ¿Ha identificado correctamente el proveedor? ¿El importe base y el IVA coinciden? ¿La fecha y número de factura son correctos? Es probable que tengas que ajustar o confirmar algunos campos manualmente, sobre todo al principio o si la calidad del documento no es óptima.
4- Guardar la factura escaneada: Una vez satisfecho con la información extraída, guarda el registro. ElEquipoIA creará la factura de compra en tu sistema con esos datos, igual que si la hubieses introducido manualmente en la sección de Compras. Además, adjuntará la imagen escaneada a ese registro, para que siempre puedas visualizar el original. Esto es fantástico para tener un archivo digital ordenado: no más papeleo extraviado, ya que cada factura en el sistema puede llevar su copia digital.
5- Escaneo de múltiples páginas o lotes: Si tienes muchos documentos, algunos plugins permiten escanear en lote. Podrías alimentar varias facturas al escáner y el sistema las separará, o subir un PDF con varias facturas. Consulta si el plugin lo soporta; puede acelerar mucho la carga inicial de documentos atrasados.
6- Tickets de gasto pequeños: También sirve para tickets de compras menores (por ejemplo gasolina, material de oficina). Escaneas el ticket y lo archivas; el OCR tal vez solo tome importe y fecha, pero aunque sea, lo guardas con imagen para justificar gastos. Incluso podrías usar tu móvil para fotografiar tickets y luego subirlos cuando estés en la oficina.
Consejos:
Empieza con documentos claros: La efectividad del OCR depende de la calidad del documento. Para mejores resultados, escanea con buena resolución (300 dpi), en blanco y negro o color según el original, y asegúrate de que esté legible y sin arrugas. Facturas impresas claramente serán reconocidas casi al 100%; documentos manuscritos o tickets arrugados pueden requerir más corrección manual. Ten paciencia al principio, el sistema también aprende y mejora con uso (algunos plugins entrenan campos reconocidos).
Verificación es clave: No confíes ciegamente en el reconocimiento, siempre revisa antes de guardar. Un CIF mal leído (ej. confundir ‘8’ con ‘B’) podría crear un proveedor duplicado o asignar a otro. Por eso, tras escanear, compara con el papel. Con el tiempo verás que acierta la mayoría, pero igual haz un control rápido.
Ahorro de tiempo vs volumen: Si tienes pocas facturas, tal vez prefieras introducirlas a mano. Pero si gestionas volúmenes grandes de facturas de compra, este plugin te ahorrará muchísimo tiempo. Considera procesar en lote: junta, por ejemplo, todas las facturas de la semana, y las escaneas una tras otra. Luego revisas y guardas cada una. En una hora puedes digitalizar decenas de documentos que manualmente te tomarían mucho más.
Organización digital: Cada documento escaneado queda almacenado digitalmente. Asegúrate de hacer copias de seguridad de la base de datos y archivos adjuntos, ya que ahora no solo está la información contable sino también las imágenes de facturas en tu sistema (lo cual es genial para consultas futuras y cumplimiento legal, pero importante de respaldar). ElEquipoIA suele ofrecer opciones de backup que incluyen estos archivos, úsalas regularmente.
- Legalidad: Una duda común es si conservar solo la copia digital es válido legalmente. En España, las facturas se pueden conservar en formato electrónico siempre que sean legibles y garantices su integridad. Escanear y archivar cumple con esto, así que en teoría podrías desprenderte del papel. No obstante, muchas empresas guardan el papel por un tiempo por precaución. Consulta con tu asesor legal si planeas tirar documentos originales tras digitalizarlos, para estar 100% seguro. En cualquier caso, tenerlos digitalizados ya es un gran paso para orden y seguridad.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en el 2027. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
