PortalCliente: dale el control total de sus datos a tus clientes
El teléfono suena por quinta vez en la mañana y es otro cliente pidiendo que le reenvíes la factura del mes pasado porque no la encuentra en su correo. A los diez minutos, un mensaje de WhatsApp para preguntar si tienes stock de un producto o si pueden pagarte el presupuesto por tarjeta. Esta interrupción constante rompe tu ritmo de trabajo, te ata a tareas puramente administrativas, genera cuellos de botella en la atención comercial y, en definitiva, te hace perder horas valiosas que deberías dedicar a hacer crecer tu negocio. En elEquipoIA somos especialistas en facturación electrónica, y sabemos que la autonomía de tus compradores es la clave real para poder escalar tus operaciones sin volverte loco.
Por eso, con el plugin portalcliente de nuestro programa de facturación, cortamos este problema de raíz. Se acabó el ser el secretario de tus propios clientes. Con esta herramienta, levantas una sucursal digital abierta veinticuatro horas al día, siete días a la semana. Les das a tus contactos una puerta de entrada privada, profesional y segura para que consulten sus documentos, aprueben presupuestos, abran tickets de soporte y paguen sus compras online sin depender de ti ni de tus horarios. Tú recuperas tu tiempo; ellos ganan inmediatez.
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Estandarizar tus procesos y reducir el margen de error humano es clave para el éxito financiero de tu empresa. En elEquipoIA no solo somos tu proveedor de software, somos tus aliados tecnológicos. Como expertos en soluciones de facturación electrónica, te acompañamos para que herramientas como nuestro plugin AsientosPredefinidos se adapten exactamente a tus flujos de trabajo. Si quieres ver cómo funciona en vivo, implantarlo en tu negocio o explorar todo lo que nuestro ecosistema de plugins puede hacer por ti, contáctanos hoy mismo y pide tu demostración. ¡Lleva tu contabilidad al siguiente nivel!
¿Qué es el plugin portalcliente y para quién es?
El plugin PortalCliente de elEquipoIA es una extensión integrada en nuestro programa de facturación que crea un área web privada e interactiva donde tus clientes pueden consultar, descargar y pagar online sus presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de forma totalmente autónoma las 24 horas del día. Además de ser un repositorio documental, funciona como un canal de ventas B2B con tienda online, catálogo personalizado y sistema de soporte técnico.
Este plugin está diseñado para cualquier negocio que maneje una cartera de clientes recurrentes y quiera profesionalizar su imagen mientras ahorra tiempo. Es ideal para mayoristas y distribuidoras que necesitan que sus clientes hagan pedidos online viendo su tarifa personalizada. También es la herramienta perfecta para agencias, gestorías, empresas de servicios y talleres que sufren el goteo constante de peticiones de facturas perdidas o que buscan cobrar más rápido facilitando pasarelas de pago digitales (como Stripe, Redsys o PayPal) directamente integradas en el documento. Si dedicas más de una hora a la semana a reenviar PDFs o confirmar el estado de un pedido, este portal es para ti.
Características principales del plugin portalcliente
Autogestión documental completa: Permite a tus clientes ver, descargar en PDF y revisar el estado actualizado de sus presupuestos, pedidos, albaranes y facturas al instante, liberando por completo a tu equipo de administración.
Aprobación instantánea de presupuestos: Tu cliente puede aceptar o cancelar cotizaciones directamente desde su panel. Al aprobarlo, el programa genera automáticamente el pedido y notifica por email a tu equipo comercial.
Pagos online integrados: Agiliza tu flujo de caja conectando de forma nativa pasarelas de pago como Stripe, PayPal, Redsys o transferencia bancaria para que los clientes liquiden sus documentos con un solo clic.
Catálogo B2B y tienda online: Convierte el área privada en un potente canal de ventas donde tus clientes pueden consultar el catálogo, ver imágenes ampliadas de productos, guardar favoritos y realizar pedidos mediante un carrito de compras.
Tarifas y precios personalizados: El portal respeta las reglas de negocio; cada usuario conectado ve los productos con sus precios específicos, descuentos y tarifas aplicadas, además del precio original tachado para resaltar el ahorro.
Sistema de tickets de soporte: Centraliza las dudas, incidencias y consultas en hilos de conversación numerados y organizados, evitando que las peticiones importantes se pierdan en bandejas de entrada de correo desordenadas.
Control granular de permisos: Decide de forma individual qué puede ver y hacer cada contacto: desde permitir pagar o comprar, hasta restringir la visualización de albaranes o la edición de sus propias direcciones de envío.
Gestión inteligente de archivos: Sube documentos, manuales o planos a la ficha del cliente o del producto. Puedes incluso configurar archivos premium que solo se muestren y descarguen cuando el cliente haya pagado el documento asociado.
¿Cómo funciona el plugin portalcliente?
El funcionamiento del plugin está pensado para centralizar toda la relación comercial en un único entorno digital, conectado en tiempo real con la base de datos de tu facturación. Cuando instalas y configuras la herramienta, cada interacción de tu cliente en el portal tiene un reflejo automático en tu programa.
Acceso seguro y perfiles a medida
El área de clientes se encuentra en una ruta específica de tu dominio. No interfiere con el acceso de los usuarios trabajadores de tu empresa. Desde la ficha de cada contacto en tu programa, puedes gestionar sus credenciales (generar y enviar automáticamente contraseñas) y supervisar cuándo fue su último acceso, su IP y su navegador.
Lo más potente es que un mismo Cliente (la empresa a la que facturas) puede tener múltiples Contactos (las personas que trabajan allí), y a cada uno puedes asignarle permisos distintos. Por ejemplo, puedes dar acceso al responsable de contabilidad solo para ver y pagar facturas, y al jefe de compras habilitarle la pestaña de catálogo y pedidos para que reponga material, sin que vea la facturación histórica. Además, como gestor, dispones de un botón para «Acceder como el contacto» y ver exactamente la misma pantalla que ve tu cliente, ideal para guiarle por teléfono si tiene alguna duda.
El ciclo de ventas automatizado
El portal cubre todo el recorrido del documento. Cuando el cliente entra, encuentra pestañas diferenciadas para sus trámites:
Presupuestos: Visualiza lo pendiente. Si pulsa «Aprobar», el estado del documento cambia, se genera automáticamente el pedido en firme y el sistema envía un email a tu equipo.
Pedidos y Albaranes: Puede hacer seguimiento de lo que está en curso, cancelar si le has dado permiso, e imprimir copias.
Facturas: Acceso a todo el histórico, permitiendo consultar también los recibos y facturas rectificativas asociadas.
Para agilizar los cobros urgentes, el plugin también genera enlaces públicos anónimos. Si estás al teléfono con alguien que no quiere hacer login en el portal, puedes enviarle ese enlace seguro por chat; abrirá una vista del documento lista para imprimir o pagar online mediante tarjeta.
Catálogo, Tienda y Favoritos
Si activas los permisos de catálogo y compra, el portal se transforma en un e-commerce privado. El cliente navega por una cuadrícula de productos (filtrables por familia, precio o buscador de referencias), viendo fotos ampliables y descripciones que, gracias a la compatibilidad con el plugin Traducciones, pueden mostrarse en su idioma preferido.
El cliente puede ir añadiendo productos a su carrito de la compra. Cuando procesa el carrito, nuestro programa de facturación crea el pedido al instante y redirige al usuario a la pantalla de pago. Mientras tanto, tú, desde tu panel de control, puedes monitorizar los «carritos abandonados» y enviar correos de recordatorio con un solo clic. El cliente también puede marcar productos como favoritos para agilizar sus reposiciones semanales, información que tú también ves y puedes usar comercialmente.
Pasarelas de pago y seguridad
El núcleo de la automatización financiera reside en el cobro online. Puedes configurar múltiples pasarelas asociadas a cada una de tus Empresas creadas en el programa. Soportamos Redsys (directo con tu banco), Stripe (tarjetas, Google Pay, Apple Pay), PayPal y pagos por transferencia bancaria (donde el cliente recibe un email con el número de cuenta y las instrucciones). Cuando el cliente completa un pago por pasarela, el programa marca el documento como pagado automáticamente y, si así lo configuraste, notifica a los administradores y envía el recibo al cliente sin que tú muevas un dedo.
Tickets de soporte y notas
Finalmente, la comunicación se estructura a través de un sistema de Tickets. El cliente abre incidencias desde su portal, adjuntando archivos si lo necesita. Esto dispara notificaciones a los grupos de usuarios que hayas definido. Al contestar tú desde el programa, el cliente recibe un aviso. Todo queda registrado y secuenciado. Además, cuentas con un sistema de «Notas», una especie de post-it virtuales donde puedes dejarle mensajes fijos, avisos importantes o enlaces a normativas que podrá consultar siempre que inicie sesión.
Pasos para empezar a usar el plugin portalcliente
Poner en marcha tu nueva oficina digital requiere unos sencillos pasos de configuración inicial para que el comportamiento automático encaje con tu flujo de trabajo real.
Configura los estados automáticos: Navega hasta Administrador > Panel de control > PortalCliente. Aquí debes definir qué estado adoptará un documento cuando el cliente lo apruebe, lo cancele o lo pague desde su panel.
Activa tus pasarelas de pago: Dirígete al menú Administrador > Empresas. En la parte inferior, introduce las claves API de Stripe, PayPal o Redsys, y asigna la forma de pago correspondiente en el programa para que el cobro quede bien contabilizado.
Define los grupos de notificaciones: En el apartado de Usuarios, agrupa a los trabajadores (ej: «Comerciales», «Soporte») que deberán recibir los correos electrónicos automáticos cuando un cliente apruebe presupuestos o abra un nuevo ticket.
Ajusta el origen del catálogo: En la misma pantalla de configuración del portal, selecciona de qué Empresa y Almacén se leerá el stock que se mostrará en la tienda online a tus compradores.
Otorga acceso a tus contactos: Entra en Ventas > Clientes, abre la ficha de un contacto y marca la casilla «Activo». Configura qué permisos tiene (comprar, pagar, ver facturas) y haz clic en «Enviar portal cliente» para que reciba automáticamente sus claves de acceso por correo.
Preguntas frecuentes sobre el plugin portalcliente
¿Mis clientes pueden registrarse solos en el portal?
No, por motivos de seguridad y control, el acceso debe ser otorgado y gestionado por ti desde nuestro programa de facturación[cite: 2]. Esto asegura que solo las personas autorizadas por tu empresa tengan acceso a la información confidencial de sus documentos.
¿Puedo personalizar lo que ve cada cliente?
Sí, puedes definir permisos específicos por contacto[cite: 2]. Esto te permite decidir individualmente si un contacto puede ver presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, direcciones o si tiene permiso para realizar compras y pagos online[cite: 2].
¿Qué ocurre si tengo varios clientes dentro de una misma empresa?
El sistema está diseñado para que un mismo cliente pueda tener múltiples direcciones de contacto[cite: 2]. Esto permite que cada persona de la empresa de tu cliente (compras, contabilidad, dirección) acceda al portal con permisos diferentes, adaptados a sus funciones[cite: 2].
¿Es compatible con otros plugins?
Sí, está diseñado para ser compatible con otros componentes, como PrePagos para la gestión de pagos anticipados o el plugin de Traducciones para la visualización internacional del catálogo.
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En elEquipoIA somos especialistas en facturación electrónica y te acompañamos en todo el proceso de implantación de nuestras herramientas. Si estás listo para automatizar la atención a tus clientes, centralizar la gestión documental y liberar a tu equipo de tareas repetitivas, contacta con nosotros para una demostración personalizada o para activar el plugin portalcliente en tu instalación hoy mismo.
