Introducción: A muchos autónomos y pymes les cuesta abandonar el Excel o los documentos en PDF para pasarse a la factura electrónica. Sin embargo, la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude establecen que la transición será obligatoria para la mayoría de negocios en 2026.
No se trata sólo de cumplir la normativa, sino también de aprovechar las ventajas operativas que ofrece una herramienta digital: agilizar la contabilidad, mejorar el control de cobros y reducir costes administrativos.
En este contexto, ElequipoIA se presenta como la solución ideal para migrar de manera rápida, sencilla y sin frenar la actividad diaria de tu negocio.
¿Por qué dejar de usar PDF/Excel?
Cumplimiento normativo
Con la entrada en vigor del sistema de verificación y de la factura electrónica obligatoria, las empresas ya no podrán emitir facturas simples en Word, Excel o PDF. Un sistema homologado como ElequipoIA te permite cumplir la ley sin complicaciones.
Integridad y seguridad
Las facturas electrónicas firmadas digitalmente garantizan la autenticidad de origen y la integridad del contenido. Mientras que un PDF puede modificarse sin dejar rastro, un XML firmado es inviolable.
Menos errores y más eficiencia
Un software profesional automatiza cálculos, aplica impuestos correctos y evita duplicidades. Según especialistas en digitalización, la adopción de herramientas en la nube para contabilidad reduce costes y minimiza errores. Con ElequipoIA, todo este proceso se simplifica y se asegura.
Pasos para migrar sin frenar tu negocio
Haz un inventario de procesos actuales: Revisa cómo emites facturas y a quién. Determina si tienes plantillas de Excel que debas adaptar.
Elige un software homologado como ElequipoIA: Nuestro sistema genera facturas electrónicas válidas, exporta datos desde tus hojas de cálculo y asigna numeraciones correlativas automáticamente. Además, puedes seguir enviando un PDF de cortesía a tus clientes mientras haces la transición.
Importa tus datos: Con ElequipoIA podrás subir tu base de clientes y artículos desde archivos CSV o Excel, evitando reescribir nombres y precios manualmente.
Paraleliza durante unas semanas: Genera las nuevas facturas desde ElequipoIA, pero conserva por un tiempo tus métodos anteriores como respaldo. Así podrás cotejar resultados y resolver dudas sin interrumpir la facturación.
Comunica el cambio a tus clientes: Explícales que recibirán facturas electrónicas; envíales el PDF junto con el XML estructurado. La ley requiere que acepten el formato si son empresas.
Solicita o renueva tu certificado digital: Con él podrás firmar tus facturas electrónicas con plena validez legal.
Beneficios concretos
Agilidad: Reducirás el tiempo de preparación de facturas, ya que todo está automatizado.
Control del estado de cobro: El software indica qué facturas están pagadas y cuáles pendientes.
Integración contable: Las facturas se registran automáticamente en tu libro contable.
Escalabilidad: Cuando tu negocio crece, la facturación no será un cuello de botella.
Ejemplo real: una pequeña y mediana empresa que evoluciona
Piensa en una pyme de mantenimiento que durante años ha trabajado con facturas en Excel. Al terminar cada mes, el proceso de facturación se extiende durante horas: es necesario copiar información, comprobar fórmulas y generar manualmente archivos en PDF.
Al comenzar a usar ElequipoIA, la compañía importa su listado de clientes y servicios en muy poco tiempo, inicia la creación de facturas electrónicas con firma digital y conserva la posibilidad de enviar PDF a aquellos clientes que todavía no se han adaptado al nuevo formato.
En pocas semanas, han logrado disminuir el tiempo dedicado a la facturación en un 60% y han eliminado los fallos en los cálculos que anteriormente provocaban retrasos en los cobros.
Recomendaciones clave para un cambio fluido
No dejes pasar hasta 2026: comienza lo antes posible para conocer bien la herramienta.
Utiliza un programa autorizado: cumple la legislación vigente y evita posibles multas desde el inicio.
Cuenta con tu proveedor: en ElequipoIA proporcionamos asistencia para aclarar cualquier pregunta durante la adaptación.
- Informa a tus clientes: comunica a tu cartera de contactos que la factura electrónica será de uso obligatorio para todas las empresas.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en el 2027. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
