El desafío: ¿Por qué resisten los proveedores?
Antes de intervenir, es fundamental comprender sus obstáculos:
Desconocimiento: Ignoran en qué consiste la facturación digital y cuál es su impacto para ellos.
Temor a la dificultad: Perciben el proceso como técnicamente complejo y oneroso.
Ignorancia del procedimiento: No conocen la forma o el medio para remitir las facturas.
Escasez de medios: Numerosas microempresas y profesionales autónomos carecen del personal o el tiempo necesario para dedicarle.
Plan de acción para una integración efectiva
Diálogo Transparente y Anticipado
Evita una notificación impersonal. Comunica la transición como una mejora colaborativa.
Plazos Amplios: Informa con varios meses de anticipación. Establece un cronograma con etapas definidas.
Contacto Personalizado: Emplea correos electrónicos dirigidos, pero refuerza con llamadas a suministradores estratégicos.
Mensaje Claro: Explica el qué, el por qué y el para qué. Enfatiza las ventajas para ellos: pagos más ágiles, menos documentos extraviados y menor margen de equivocaciones.
Máxima Sencillez: Proporciona la Solución
La ambigüedad es tu adversaria. Ofrece directrices concretas y fáciles de ejecutar.
Manual Detallado: Crea un documento o página web con indicaciones visuales.
Diversidad de Vías Sencillas: No impongas un único método complejo. Brinda alternativas:
Correo electrónico con PDF + XML: La opción más accesible y extendida para proveedores de menor tamaño.
Plataforma Web para Proveedores: Un espacio donde puedan cargar sus facturas fácilmente, sin requerir programas especializados.
FACeB2B: Ideal para suministradores que ya operan de forma digitalizada.
Asistencia Directa: Proporciona un teléfono o correo de soporte para aclarar dudas técnicas durante la fase inicial.
Aprovecha la Tecnología
Un sistema avanzado puede agilizar y automatizar gran parte del proceso.
Plataforma Integrada para Proveedores: Una solución como ElequipoIA permite disponer de un portal donde tus suministradores pueden subir sus facturas, consultar su estado (aceptada, pendiente de abono, pagada) y descargar sus facturas rectificativas, todo desde un mismo entorno.
Comunicación Automatizada: El sistema puede enviar avisos automáticos a los proveedores que continúen remitiendo facturas en formato físico.
Verificación Inmediata: El portal puede comprobar que la factura recibida cumple los requisitos básicos (NIF válido, formato correcto), notificando al proveedor cualquier incidencia para que la solucione al momento.
Lista de verificación para una estrategia de integración infalible
Identifica y prioriza a tus suministradores clave (aquellos que representan el 80% de tu volumen de adquisiciones).
Elabora un kit de inicio que incluya manuales, preguntas frecuentes y los canales de contacto para asistencia.
Define un periodo de adaptación durante el cual se admitan ambos formatos (físico y digital).
Reconoce y muestra agradecimiento a los proveedores que se ajusten con prontitud.
Evalúa el avance mediante un panel de seguimiento de la adopción (ejemplo: 30% en el primer mes, 60% en el segundo…).
Ventajas de una integración ejecutada correctamente
Ciclo de Compras Completamente Digital: Desde la solicitud hasta el abono, sin documentos físicos ni gestión manual.
Disminución Significativa de Errores y Plazos: La información ingresa de forma directa en tu sistema de gestión, sin necesidad de volver a introducirla manualmente.
Fortalecimiento de la Relación con Proveedores: Te posicionas como un cliente moderno, organizado y de trámites sencillos.
Preparación para el Futuro: Tu red de aprovisionamiento estará lista para afrontar cualquier nueva exigencia digital.
Conclusión
La incorporación de proveedores es la iniciativa que definirá el verdadero éxito de tu implementación de la facturación electrónica. No la infravalores. Con una estrategia centrada en la sencillez, la comunicación y una plataforma tecnológica como ElequipoIA que agilice el procedimiento, puedes transformar un posible punto de fricción en una ventaja competitiva, estableciendo una cadena de suministro más dinámica, eficiente y preparada para lo que viene.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en el 2027. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
