Validez legal de la firma electrónica en facturas: qué acepta Hacienda
En el mundo digital, enviar una factura por correo electrónico o a través de una plataforma es cotidiano. Pero muchos se preguntan: ¿tiene validez legal una factura electrónica sin firma? ¿Necesito firmar digitalmente mis facturas para que Hacienda las dé por buenas? En este artículo vamos a aclarar la validez legal de la firma electrónica en facturas y qué tipos de firma y formatos acepta la Agencia Tributaria. Veremos la diferencia entre facturas con o sin firma digital, las garantías de autenticidad e integridad que exige la ley, y cómo El EquipoIA implementa la firma electrónica para que tus facturas cumplan al 100% con los requisitos legales.
Factura en papel vs factura electrónica: autenticidad e integridad
Una factura, ya sea en papel o electrónica, debe garantizar dos cosas fundamentales según la normativa fiscal: la autenticidad del origen (que realmente proviene del emisor legítimo) y la integridad del contenido (que no ha sido alterada). En el mundo físico, esto se logra mediante ciertos controles (papel membretado, sello, confianza en el proveedor, etc.). En la facturación electrónica, la tecnología ofrece mecanismos específicos para brindar esas garantías.
Los métodos reconocidos por la Agencia Tributaria para asegurar autenticidad e integridad son principalmente:
- Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido del emisor. Esta es la forma más común y robusta: al firmar digitalmente la factura, se puede verificar criptográficamente que ha sido emitida por quien dice ser (autenticidad) y que no se ha modificado ni un ápice desde su firma (integridad).
- EDI (Intercambio Electrónico de Datos) con control de firmas: Intercambiar facturas a través de sistemas EDI seguros también es aceptado, porque las propias plataformas garantizan origen e integridad mediante acuerdos.
- Otros medios validados por AEAT: Podrían admitirse otros sistemas o controles de gestión que logren el mismo fin, pero en la práctica las opciones principales son las dos anteriores.
Entonces, ¿es obligatorio firmar digitalmente todas las facturas electrónicas? Depende del formato y contexto:
- Si hablamos de factura electrónica en formato estructurado (por ejemplo, Facturae en XML), la firma digital es obligatoria para su validez legal. De hecho, el formato Facturae incluye un bloque de firma electrónica XAdES dentro del XML. Una facturae sin firma no sería válida.
- Si es una factura en formato PDF (que, técnicamente, no es un formato estructurado obligatorio pero sí es factura electrónica si se envía por medios electrónicos), la normativa no obliga expresamente a que lleve firma digital, siempre que puedas garantizar autenticidad e integridad por otros medios. En la práctica, muchas empresas envían PDF sin firma, respaldándose en controles internos, trazabilidad de emails, etc. Hacienda acepta esto siempre que no haya indicios de manipulación y que haya consentimiento entre emisor y receptor. Sin embargo, desde un punto de vista de pruebas, un PDF firmado electrónicamente ofrece mucha más seguridad jurídica en caso de disputa.
- Para facturas a Administraciones Públicas (formato Facturae), sí o sí deben ir firmadas con certificado digital. No te las aceptará el punto de entrada (FACe) si no llevan esa firma.
- Con la nueva ley de Factura electrónica B2B, todo apunta a que también se exigirá firma electrónica avanzada en las facturas entre privados, para equiparar el nivel de garantía. Esto significa que en un futuro cercano, aunque envíes un PDF a otro empresario, deberás firmarlo digitalmente o generar la factura en un formato que incluya firma.
¿Qué tipos de firma electrónica acepta Hacienda?
La Agencia Tributaria acepta cualquier certificado electrónico reconocido (emitido por una autoridad de certificación cualificada) para la firma de facturas. Esto incluye:
- Certificados de persona jurídica (de representante de empresa) expedidos por FNMT, Camerfirma, ANCERT u otros prestadores reconocidos.
- Certificados de persona física (por ejemplo el DNIe o certificado FNMT de ciudadano) usados por autónomos para firmar sus facturas.
- Certificados de sello electrónico de entidad (aquellos previstos para Administraciones Públicas bajo Ley 40/2015), aunque estos más aplican a organismos públicos.
- También certificados de empleado público, etc., en contextos gubernamentales, pero para empresa privada nos centramos en los de representante o persona física.
Lo importante es que sea un certificado válido y vigente. Hacienda no impone uno en particular; por ejemplo, si tienes un certificado digital emitido por la FNMT-RCM para tu NIF, ese es perfectamente válido para firmar facturas. También valdría uno emitido por otra autoridad listada en el Ministerio (por ejemplo, Firmaprofesional, Izenpe, etc.).
Al firmar la factura, normalmente se utiliza una firma en formato XAdES (XML Advanced Electronic Signature) para Facturae, o PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) si firmas un PDF. Ambos son estándar y cumplen la normativa eIDAS de la UE.
La AEAT proporciona herramientas (como la plataforma VALIDe del Ministerio) donde cualquiera puede cargar una factura firmada y verificar su validez de firma, comprobar quién la firmó, si el certificado es válido, etc. Esto es útil en caso de inspección: ante un requerimiento, podrías demostrar la autenticidad de tus facturas presentando los archivos firmados y verificándolos delante del inspector, en lugar de tener que aportar copias en papel compulsadas o similares.
¿Qué considera Hacienda una factura electrónica válida?
Resumiendo los requisitos principales que Hacienda (AEAT) considera para dar validez legal a una e-factura:
- Formato legible y acordado: Debe ser aceptada por el receptor (consentimiento). No puedes imponer facturación electrónica a un cliente sin que este esté dispuesto, salvo que la ley lo obligue. En B2B voluntario, se supone consentimiento si, por ejemplo, el cliente accede a descargar la factura de un portal sin quejarse.
- Contenido íntegro: Debe contener los datos obligatorios igual que una factura en papel (identificación de emisor, receptor, concepto, impuestos, etc.) y no haber sido alterada. La firma digital sirve para esto último.
- Autenticidad del origen: Debe haber elementos que prueben que la emitió realmente el proveedor. La firma electrónica con certificado del proveedor es la forma más directa de demostrarlo. Alternativamente, en relaciones cerradas, un intercambio EDI con control de acceso también sirve.
- Conservación durante el tiempo legal: Debes almacenar tanto la factura como, en su caso la firma electrónica asociada, durante al menos 5 años (en factura B2B) o más según plazos de prescripción. Es decir, no basta con guardar el PDF, sino también el archivo de firma o el mismo PDF firmado. Esto implica usar sistemas donde en cualquier momento puedas recuperar la factura y verificar su firma. El EquipoIA, por ejemplo, almacena las facturas generadas (ya sea PDF o Facturae XML) y podrías volver a descargarlas para comprobar firmas si hiciera falta.
- Verificabilidad: Debes tener medios para verificar firmas. Esto es más un punto técnico: tu software debe avisarte si firmas inválidas o certificaciones expiradas. Al usar El EquipoIA, nosotros nos aseguramos de que al firmar use un certificado vigente y técnicamente correcto, pero si recibes facturas de terceros, conviene revisarlas.
La firma electrónica en El EquipoIA
El EquipoIA implementa la firma electrónica avanzada en las facturas de formato electrónico de forma transparente para el usuario. ¿Qué significa? Que cuando generas, por ejemplo, una factura en formato Facturae (XML), el sistema automáticamente la firma digitalmente con el certificado configurado. De este modo, cumples con el requisito sin pasos adicionales. Si necesitas un certificado, te asesoramos en cómo obtener uno de la FNMT u otra entidad para instalarlo en el sistema de facturación.
Para facturas en PDF, El EquipoIA ofrece la opción de añadir firma digital PDF (formato PAdES) al enviar el documento. Esto es útil para autónomos o pymes que quieran dar un extra de seguridad jurídica a sus facturas PDF enviadas por email. El receptor podrá ver un sello o indicador en el PDF de que está firmado por tu entidad y validado.
Además, nuestro software sigue las recomendaciones de la AEAT: cada factura firmada lleva un resumen de verificación (un hash/código) que se corresponde con la firma. Esto en algunos sistemas se conoce también como huella digital de la factura, útil para sistemas de verificación cruzada (como VeriFactu, la norma antifraude que requiere registro inviolable de facturas, donde también se usan hashes y firmas para garantizar integridad).
¿Y si mi cliente no tiene firma digital, puede “firmarme” una factura? Esta es otra pregunta frecuente. Si recibes facturas de proveedores en formato electrónico, legalmente es el emisor quien debe asegurarse de autenticidad e integridad. Así que, si un proveedor te manda una factura en PDF sin firmar, Hacienda dice que tú (receptor) debes verificar por otros medios su legitimidad. Esto es un área gris, pero en la práctica, con la obligatoriedad de la e-factura B2B, se tenderá a que todos los PDFs lleven firma o se usen plataformas de intercambio seguras. En El EquipoIA, cuando nuestros clientes (tus proveedores) te emitan facturas, si también usan nuestro sistema, esas facturas estarán debidamente firmadas. Y tú podrás verificar la firma desde el visor mismo.
El Equipo IA
¿Qué pasa con las facturas sin firma? ¿Son ilegales?
No exactamente. Una factura en PDF sin firma puede ser totalmente legal si se cumplen los demás requisitos (contenido completo, acuerdo entre partes, conservación, etc.). De hecho, miles de autónomos hoy día emiten así y Hacienda no las rechaza en las declaraciones. No obstante, carecen de una prueba tecnológica de integridad. En caso de litigio, por ejemplo, una factura sin firma podría ser cuestionada (“usted pudo haberla modificado”). Por ello se recomienda encarecidamente implantar la firma digital. Y como decíamos, con la nueva normativa será obligatoria en un futuro cercano para todos.
Un matiz: a veces se confunde “firma en la factura” con la imagen escaneada de la firma manuscrita. Poner una imagen de tu firma manuscrita en un PDF no tiene valor de firma electrónica. Es simplemente un dibujo. Solo la firma electrónica basada en certificado reconocido tiene validez jurídica como tal. Así que no confundir: no basta con firmar en papel y escanear, hay que usar un certificado digital.
Conclusión: asegúrate la validez de tus facturas electrónicas
Para que Hacienda acepte tus facturas electrónicas sin objeciones:
- Emplea facturas con firma electrónica avanzada. Si trabajas con Administraciones o grandes empresas, ya es una exigencia. Adelántate también en B2B general.
- Usa certificados válidos y mantenlos renovados. Un certificado suele durar 2 a 4 años; pon recordatorios para renovarlo antes de que caduque y así tus firmas siempre serán válidas.
- Conserva todo de forma ordenada: factura y su firma. Si usas El EquipoIA, esto ya lo tienes cubierto en la base de datos documental del sistema.
- Educa a tus clientes/proveedores: quizás tengas que explicar a alguno por qué tu factura viene con firma digital y cómo verificarla. Es parte de la transformación digital educativa.
El EquipoIA está a tu lado en este camino: nuestro software cumple con la normativa de firma electrónica, generando facturas 100% legales y listas para superar cualquier inspección. Con la tranquilidad de que Hacienda acepta tus facturas porque cumplen con autenticidad e integridad, puedes concentrarte en tu negocio.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
