La emisión de facturas electrónicas conlleva algunos desafíos nuevos para empresas y autónomos que antes solo lidiaban con papel o PDF. Al comenzar a facturar electrónicamente, es común cometer ciertos errores que pueden provocar rechazo de facturas por parte del receptor o incluso incumplimientos normativos. Afortunadamente, la mayoría de estos fallos son fáciles de prevenir con un poco de atención y las herramientas adecuadas. A continuación, repasamos los errores más frecuentes al emitir e-facturas (ya sea B2B o a Administración) y te damos consejos prácticos para evitarlos y solucionarlos.
Uno de los errores más habituales es no incluir todos los datos obligatorios o ponerlos mal. Esto abarca: – NIF/CIF del emisor o receptor equivocado o con dígito de control mal. Un clásico es equivocarse en una letra del NIF del cliente; en una e-factura estructurada, eso puede implicar rechazo automático. – Razón social/nombre con errores ortográficos o incompleto. A veces, al pasar datos al sistema, se ponen abreviaturas que no coinciden exactamente con la denominación fiscal. – Dirección omitida o incorrecta. Aunque en la factura electrónica B2B la dirección no siempre es obligatoria en el XML, es buena práctica incluirla correctamente. – Falta de otros campos obligatorios: por ejemplo, no indicar el destinatario correctamente en facturas a Administración (código DIR3, oficina contable, etc., según Ley 25/2013).
La AEAT se refiere coloquialmente a «Regla 90» cuando habla de requisitos de expedición, que incluyen tener todos los datos identificativos. Incumplir esto es común.
Cómo evitarlo: Mantén una base de datos de clientes actualizada. Cuando cargues un nuevo cliente en el software, verifica su NIF con fuentes oficiales (el propio programa a veces valida la estructura automáticamente). Usa el nombre fiscal tal cual consta en Hacienda (puedes consultarlo en el censo si tienes dudas). Ten una checklist de campos: número de factura, fecha, NIF emisor y receptor, descripción, impuestos, total, etc., y repásala antes de enviar. Un buen software hará muchas de estas validaciones por ti, marcando campos obligatorios y formatos incorrectos.
Otro error frecuente es a nivel de contenido económico: – Cálculos mal hechos: totales que no cuadran con la suma de líneas e impuestos. Por ejemplo, calcular mal el IVA y que el total sea inexacto por unos céntimos. En las e-facturas esto suele causar discrepancias que las plataformas detectan. – No desglosar el IVA: en factura electrónica es necesario indicar base imponible, tipo impositivo y cuota por separado. Si omitieras este desglose (como a veces pasa en un PDF que solo pone «IVA incl.»), el receptor no sabrá cómo tributa. – Error en la retención o su ausencia: autónomos profesionales que deben aplicar retención IRPF y se les olvida. O al revés, la aplican cuando no correspondía.
Estos fallos pueden provocar que el cliente rechace la factura porque los importes no son correctos o no concuerdan con lo pactado.
Cómo evitarlo: Usa siempre el software para calcular los importes, no Excel manual salvo que esté integrado. Si configuras bien los impuestos de cada línea, el sistema sumará correctamente. Revisa especialmente los decimales y reglas de redondeo: algunos sistemas piden que la suma de líneas coincida al céntimo con el total, así que puede haber que ajustar por redondeo en algún caso. Respecto a retenciones, configura tu perfil si eres profesional sujeto a retención para que se aplique automáticamente. Y antes de emitir, verifica el resumen: la mayoría de programas muestran un desglose final (Base, IVA, IRPF, Total). Asegúrate que coincide con lo esperado.
Aquí hablamos de errores en el formato de la factura electrónica o en su transmisión: – Emitir en PDF en lugar de formato electrónico estructurado: Esto es muy común al inicio. Crees haber cumplido con «enviar la factura por email», pero si el cliente necesitaba un XML (Facturae) y le mandas solo PDF, no cumple la normativa B2B. PDF no se considera factura electrónica válida por sí sola. – Formato XML mal formado o con errores: Si generas un Facturae pero el archivo tiene errores de sintaxis o no sigue el esquema XSD, será rechazado por las plataformas (ej: FACe). Ejemplo: caracteres especiales mal escapados, como una ñ mal codificada. – No firmar la factura (en caso necesario): Facturae exige firma XAdES. Un error es generar el XML pero no aplicarle la firma electrónica, entonces la plataforma lo rechaza. – Enviar al punto equivocado: En facturación con Administraciones, cada órgano tiene su código (DIR3). Si diriges la factura al organismo incorrecto en FACe, te la devolverán por «destinatario desconocido». – No enviar la factura al cliente: Puede sonar absurdo, pero algunos asumen que con generar la factura electrónica ya está; si no la transmites (por email, plataforma o servicio web) al cliente, este no la recibe. A veces se “queda en borrador” pensando que salió.
Cómo evitarlo: Infórmate de qué formato requiere tu destinatario. Para negocios privados, a veces aceptan Facturae, a veces PDF+CSV, pero con la ley nueva lo estándar será Facturae. Así que procura generar siempre la factura en XML (y además puedes adjuntar PDF para cortesía). Usa herramientas de validación: FACe ofrece un validador de formato Facturae; algunos softwares lo traen incorporado, así aseguras que el archivo está correcto antes de enviarlo. Configura tu certificado digital en el software para que firme automáticamente. Y muy importante, en el caso de facturar a Administraciones o vía FACeB2B, asegúrate de tener los códigos de destinatario correctos (PID, etc.). Si no los conoces, pídelos al cliente o consúltalos en directorios oficiales.
Cuando envíes por email, siempre adjunta el XML (o el .xsig). Muchos cometen el error de adjuntar solo el PDF creyendo que «eso es la factura electrónica». Educa también a tus clientes si hace falta, para que sepan abrir o importar el XML.
La componente de firma electrónica trae sus propios posibles fallos: – Certificado digital caducado: Si tu certificado ha expirado y firmas con él, la firma resulta inválida a efectos de validación y podrían rechazar la factura. – Usar un certificado no reconocido: por ejemplo, intentar firmar con un certificado de empleado en vez del de la empresa, o un certificado no emitido por FNMT/Camerfirma/etc. que sean de confianza en las plataformas. – No incluir la firma en el lugar correcto: En Facturae, la firma va embebida dentro del archivo. Si tu software genera XML y aparte un .sig, quizá no lo estás haciendo bien (hoy en día lo integran pero ojo con softwares antiguos). – Errores en la configuración de la firma: algoritmos incorrectos, timestamp faltante, etc., algo técnico que puede darse si la herramienta no está bien actualizada.
Cómo evitarlo: Lleva el control de la vigencia de tu certificado. Apunta la fecha de expiración y renuévalo con tiempo. Mientras tanto, tu software debe estar apuntando al certificado correcto. Tras firmar, puedes verificar la firma con alguna aplicación (por ejemplo, Adobe Reader si es un PDF firmado te dice, o el visor Facturae oficial para XML). Si detectas un error, reconfigura la firma en el software. Lo ideal es que uses un software homologado que gestione esto; por ejemplo, El EquipoIA automatiza la firma con un certificado en la nube para que no tengas que preocuparte localmente.
Si usas certificados en tarjeta o token, asegúrate de instalarlos correctamente y de introducir el PIN cuando el programa lo requiera para firmar.
Un error no tanto de formato sino de proceso: emitir o enviar la factura fuera de los plazos legales. La normativa indica que una factura debe expedirse en el momento de la operación o dentro de los plazos (generalmente antes del día 16 del mes siguiente a la entrega, si es retrasada). En factura electrónica a veces la fecha de firma queda muy alejada de la fecha de operación, lo cual podría ser irregular. También, en plataformas como FACe, esperar demasiado para enviar puede suponer que tu cliente retrase el pago o incluso rechace la factura por tardía (algunas administraciones exigen recibirla dentro de X días de la prestación).
Con la futura regla de factura electrónica B2B, podría haber plazos de remisión obligatoria (por ejemplo, Italia da 12 días para emitir factura electrónica después de venta). España con Verifactu también incentiva envío casi inmediato (tiempo real).
Cómo evitarlo: Adopta el hábito de emitir las facturas electrónicas lo antes posible tras la prestación del servicio o venta. No dejes acumulado para fin de mes. Un sistema de facturación en la nube permite hacerlo rápidamente en cualquier lugar. Calendriza si es recurrente. Si estás en mitad de un proyecto largo, quizás debas facturar una parte antes de 16 del mes siguiente. Ten esto en tu agenda. También configura tu software para que envíe automáticamente las facturas tras generarlas (o tú hazlo sin demora). Así evitarás olvido de envío.
Esto es heredado de la facturación clásica pero sigue vigente: a veces se comete un error en una factura ya emitida (monto, datos, etc.) o hay que anularla, y el error es intentar editar la factura original en lugar de hacer una rectificativa. En factura electrónica esto es más grave porque no puedes simplemente «corregir el PDF», y anular la factura original en el sistema sin rectificativa es ilegal.
Cómo evitarlo: Ten claro el procedimiento de factura rectificativa en tu software. Todos los sistemas permiten generar una, que referencie la factura previa y ponga los importes en negativo o los correctivos. Hazlo así siempre que necesites corregir. No intentes «esconder» la factura mala; al contrario, arréglala con la rectificativa. Y por supuesto, envía la rectificativa al cliente también.
Con la factura electrónica B2B se introducirán estados de factura (aceptada, rechazada, pagada, etc.). Un error puede ser no dar seguimiento a la factura tras enviarla. Quizás el cliente la rechazó y no te enteras, pensando que todo estaba bien, y luego pasa el tiempo sin cobrar.
Cómo evitarlo: Usa herramientas (o el propio portal FACeB2B, etc.) para consultar el estado de tus facturas enviadas. Muchos programas se integrarán para mostrarte si tu e-factura fue aceptada o hay observaciones. Incluye en tus procedimientos revisar semanalmente si hay alguna factura rechazada o pendiente de subsanar.
La mayoría de estos errores se reducen enormemente usando un software de facturación electrónica confiable. Un buen programa: – Valida datos antes de permitirte emitir (evitando omisiones). – Calcula y formatea correctamente la factura (evitando errores de números y XML). – Firma y envía automáticamente, alertando si hay fallo de conexión o certificado. – Centraliza comunicaciones (por ejemplo, recibiendo notificaciones de aceptación). – Mantiene actualizada la normativa, para que tú no tengas que ser un experto en cada detalle técnico.
El EquipoIA, por ejemplo, incorpora todas estas facilidades. Así, emitir facturas electrónicas se vuelve casi tan sencillo como las tradicionales, con la tranquilidad de que cumplirás con todo. Además, contarás con soporte si surge alguna duda.
Por tu parte, recuerda: revisar, revisar, revisar. Un minuto de comprobación antes de enviar una factura electrónica importante puede ahorrarte días de retrasos o problemas posteriores. Con el tiempo, la curva de aprendizaje pasa y emitir e-facturas será pan comido.
Evita estos errores comunes y estarás aprovechando al máximo los beneficios de la facturación electrónica sin sobresaltos. ¡Tus facturas llegarán a destino a la primera, serán aceptadas sin problemas y cobrarás puntualmente!
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En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
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