Errores frecuentes al emitir e-facturas (y cómo evitarlos) 

Formato incorrecto o transmisión errónea

Estos inconvenientes se refieren a problemas en la estructura del documento digital o en su proceso de envío:

• Generar en PDF en lugar de formato digital estructurado: Situación frecuente al comenzar. Se cree haber cumplido con «enviar la factura por correo electrónico», pero si el cliente requería un archivo XML (Facturae) y se envía únicamente PDF, no se satisface la normativa entre empresas. El PDF por sí solo no se considera una factura digital válida.

• Archivo XML con estructura defectuosa: Si se produce un archivo Facturae con errores de sintaxis o que no sigue el esquema XSD establecido, será rechazado por las plataformas de destino (ej: FACe). Ejemplo común: caracteres especiales como la «ñ» con codificación incorrecta.

• Omisión de la firma digital (cuando es requerida): El estándar Facturae exige firma XAdES. Un equívoco frecuente es generar el XML pero no aplicarle la firma electrónica, lo que provoca el rechazo inmediato por parte de la plataforma receptora.

• Envío al punto de recepción incorrecto: En facturación con Administraciones Públicas, cada organismo dispone de su código identificativo (DIR3). Si se dirige la factura a la entidad equivocada en sistemas como FACe, será devuelta por «destinatario no identificado».

• No transmitir efectivamente la factura al cliente: Aunque parezca evidente, algunos usuarios dan por hecho que con crear el documento digital ya han completado el proceso; si no se envía activamente (por correo, plataforma o servicio web) al cliente, este nunca lo recibe. En ocasiones el documento permanece en «estado borrador» por error.

Cómo prevenirlo: Verifica siempre el formato requerido por tu destinatario. Para clientes corporativos, algunos aceptan Facturae, otros PDF con archivos complementarios, pero con la nueva regulación el estándar será Facturae. Por tanto, procura generar sistemáticamente la factura en XML (pudiendo incluir adicionalmente un PDF como cortesía). Emplea herramientas de validación: FACe proporciona un validador de formato Facturae; ElequipoIA incorpora esta funcionalidad, garantizando que el archivo sea correcto antes del envío. Configura tu certificado digital en ElequipoIA para que realice la firma automáticamente. Resulta crucial, al facturar a Administraciones Públicas o mediante FACeB2B, contar con los códigos de destinatario apropiados (PID, etc.). Si no los conoces, solicítalos a tu cliente o consúltalos en directorios oficiales.

Al enviar por correo electrónico, adjunta siempre el archivo XML (o el .xsig). Muchos usuarios cometen el error de incluir únicamente el PDF, considerando que «eso constituye la factura digital». Educa también a tus clientes si es necesario, para que sepan visualizar o importar correctamente el XML.

Dificultades con la firma digital y certificados

El componente de firma electrónica presenta sus propios desafíos:

• Certificado digital vencido: Si tu certificado ha expirado y lo utilizas para firmar, la firma resultará inválida durante la verificación y podría conllevar el rechazo del documento.

• Emplear un certificado no reconocido: Por ejemplo, intentar firmar con un certificado de empleado en lugar del certificado de la empresa, o utilizar certificados no emitidos por entidades acreditadas (FNMT/Camerfirma/etc.) que sean reconocidas por las plataformas oficiales.

• No incorporar la firma en el lugar adecuado: En Facturae, la firma debe integrarse dentro del archivo. Si ElequipoIA genera un XML y adicionalmente un archivo .sig separado, posiblemente el procedimiento no sea el correcto (las soluciones actuales suelen integrarla, pero conviene verificar con versiones antiguas).

• Configuración incorrecta de la firma: Algoritmos inapropiados, ausencia de sello de tiempo, etc., aspectos técnicos que pueden ocurrir si la herramienta no está debidamente actualizada.

Cómo prevenirlo: Mantén un control estricto de la vigencia de tu certificado. Registra la fecha de caducidad y renueva con anticipación. Asegúrate de que ElequipoIA esté configurado para utilizar el certificado apropiado. Tras firmar, verifica la validez de la firma con aplicaciones específicas (por ejemplo, Adobe Reader para PDF firmados, o el visor oficial Facturae para XML). Si detectas alguna anomalía, reconfigura los parámetros de firma en ElequipoIA. Lo óptimo es utilizar una solución homologada que gestione este proceso; ElequipoIA automatiza la firma mediante certificados en la nube, eliminando preocupaciones técnicas locales.

Si empleas certificados en tarjeta o token, cerciórate de instalarlos correctamente y de introducir el PIN cuando ElequipoIA lo solicite para realizar la firma.

Incumplimiento de plazos de generación o transmisión (cronología)

Un error procedural más que formal: producir o enviar la factura fuera de los periodos legales establecidos. La normativa especifica que una factura debe expedirse en el momento de la operación o dentro de los plazos reglamentarios (generalmente antes del día 16 del mes siguiente a la prestación del servicio, en caso de emisión diferida). En facturación digital, a veces la fecha de firma se distancia significativamente de la fecha de la operación, lo que podría considerarse irregular. Igualmente, en plataformas como FACe, demorar excesivamente el envío puede provocar que tu cliente retrase el pago o incluso rechace la factura por tardía (algunas administraciones exigen recibirla dentro de un número determinado de días desde la prestación).

Con la futura normativa de facturación digital entre empresas, podrían establecerse plazos de transmisión obligatorios (por ejemplo, Italia concede 12 días para emitir factura digital tras la venta). España, con VeriFactu, también fomenta el envío casi inmediato (tiempo real).

Cómo prevenirlo: Adquiere el hábito de generar las facturas digitales lo más pronto posible tras finalizar el servicio o realizar la venta. Evita acumular trabajo para fin de mes. Una solución de facturación en la nube como ElequipoIA permite realizarlo ágilmente desde cualquier ubicación. Programa recordatorios para facturas recurrentes. Si participas en proyectos de larga duración, considera facturar parcialidades antes del día 16 del mes siguiente. Incorpora estos plazos en tu planificación. Configura ElequipoIA para que envíe automáticamente las facturas tras generarlas (o realízalo manualmente sin demora). Así evitarás olvidar su transmisión.

Omisión de facturas rectificativas cuando son necesarias

Esta situación, heredada de la facturación tradicional pero aún vigente, ocurre cuando se comete un error en una factura ya emitida (montos, información, etc.) o debe anularse, y el equívoco consiste en intentar modificar la factura original en lugar de generar una rectificativa. En facturación digital esto resulta más grave porque no es posible simplemente «corregir el PDF», y anular la factura original en el sistema sin la correspondiente rectificativa constituye una infracción.

Cómo prevenirlo: Comprende perfectamente el procedimiento de factura rectificativa en ElequipoIA. Todos los sistemas permiten generar una, que referencia la factura previa y establece los importes en negativo o correctivos. Utiliza siempre este mecanismo cuando necesites subsanar errores. No intentes «ocultar» la factura incorrecta; al contrario, regulariza la situación mediante la rectificativa. Y naturalmente, envía también la rectificativa a tu cliente.