Cómo migrar de PDF/Excel a e-factura sin frenar tu facturación

Planificando la migración a la factura electrónica

Migrar no significa “apagar” tu forma antigua de facturar de un día para otro y “encender” la nueva sin transición. Lo recomendable es un periodo de adaptación y seguir un plan:

1. Elige la plataforma adecuada: En nuestro caso proponemos El EquipoIA, que cumple normativas españolas (incluyendo Facturae, SII, TicketBAI si aplica, etc.) y es apta tanto para emitir Facturas electrónicas estructuradas como PDFs firmados. Asegúrate de que la herramienta soporta importar tus datos y es fácil de usar para ti y tu equipo.

    

2. Volcado inicial de datos: Un obstáculo típico es “¿tengo que volver a meter todos mis clientes y productos en el nuevo sistema?”. Con El EquipoIA puedes importar clientes, productos e incluso facturas históricas desde Excel. Por ejemplo, si tienes tu base de clientes en una hoja, en unos pocos clics la subes al sistema y ya estarán todos dados de alta con sus NIF, direcciones, etc. Esto acelera enormemente la puesta en marcha. Igualmente, puedes importar tus artículos o servicios con sus códigos y precios. Algunas plataformas incluso importan las facturas pasadas para tener continuidad, aunque quizás solo sea necesario cargar el saldo inicial o facturas recientes pendientes de cobro.

    

3. Corre paralelamente un tiempo: Una estrategia útil es, durante un mes o trimestre, usar ambos sistemas en paralelo. Por ejemplo, sigues haciendo tus facturas en Excel/PDF como respaldo, pero al mismo tiempo las vas emitiendo en el nuevo sistema para irte familiarizando. Esto asegura que si hay curva de aprendizaje, no dejas de facturar porque siempre tienes tu método original de apoyo. Sin embargo, procura que este periodo paralelo no se extienda demasiado para evitar duplicar trabajo innecesariamente.

    

4. Comienza por las facturas nuevas: No es imprescindible volcar TODAS tus facturas antiguas al nuevo sistema. Puedes decidir que “a partir de Enero, todo se factura en El EquipoIA”. Las facturas anteriores quedan archivadas en tu modo antiguo, y las nuevas ya salen del sistema. Para efectos prácticos y legales, no hay problema en tener las viejas en PDF y las nuevas en Facturae, siempre que las conserves. Eso sí, notifica a tus clientes si va a cambiar algo en cómo reciben la factura (por ejemplo, quizás ahora les llegará desde otra dirección de correo o con otro formato).

    

5. Formación y soporte: Dedica unas horas a aprender lo básico de la plataforma. El EquipoIA, por ejemplo, ofrece tutoriales y soporte. Familiarízate con cómo se crea una factura, cómo se envía por email desde el sistema, cómo consultar listados, etc. Verás que muchas cosas son más automáticas que en Excel. Forma también a cualquier empleado administrativo que tengas. Un buen software suele ser intuitivo, pero nunca está de más ver algunas demostraciones.

    

6. Verificación inicial: Las primeras facturas electrónicas que emitas, verifica que llegan bien al cliente y que son legibles/aceptadas. Por ejemplo, si envías Facturae (XML) a un cliente, asegúrate de que él sabe interpretarlas (si es Administración, seguro que sí; si es empresa privada, tal vez prefiera un PDF). Puedes optar por enviar ambos formatos: el XML firmado + una representación PDF por cortesía. El EquipoIA te facilita extraer el PDF incluso de una facturae.

    

7. Migración de cobros pendientes: Si tenías facturas hechas en Excel antes del cambio y aún no te las han pagado, podrías registrarlas en el nuevo sistema como facturas iniciales o como facturas simplificadas, para poder llevar el control de cobro ahí. Así, cuando te paguen, marcas cobradas esas facturas en El EquipoIA y ya no necesitas seguir un Excel para ellas. Alternativamente, podrías solo poner un asiento de apertura de saldo. Esto depende de cuánto quieras integrar lo pasado con lo futuro.