La Agencia Tributaria ha definido una serie de requisitos técnicos obligatorios que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) a partir de la entrada en vigor de VeriFactu. Estos requisitos se centran en asegurar la integridad de las facturas, su completa trazabilidad y la capacidad de remisión de los registros a Hacienda. En este apartado explicaremos en detalle en qué consisten estos pilares –integridad, trazabilidad y remisión– y qué implican para tu software de facturación. Entenderás por qué es crucial actualizar o cambiar de programa, y cómo un software homologado como El EquipoIA ya incorpora todas estas exigencias.
Primero, contextualicemos: un SIF es cualquier sistema o programa informático que utilice un empresario o profesional para expedir facturas. Incluye tanto software de facturación/ERP tradicionales, como módulos de facturación de TPVs, sistemas en la nube, etc. Con la Ley Antifraude se aprobó un Reglamento (RRSIF) que establece requisitos para estos SIF a nivel de funcionamiento interno y formatos. Si usas Word o Excel solo para hacer facturas impresas, no se considera SIF; pero si usas macros o generas libros de IVA con Excel, entonces sí se considera y tendría que cumplir con la normativa.
Ahora, los objetivos técnicos principales de este reglamento se sintetizan en cuatro conceptos: integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. La remisión en sí no es obligatoria para todos, pero se establece la posibilidad de enviar los registros de facturación a la AEAT (modalidad VeriFactu). Veamos cada componente:
La integridad garantiza que el contenido de la factura no se puede modificar sin que se note. El reglamento exige que el SIF genere una firma electrónica (o huella) sobre los datos relevantes de cada factura. Esto normalmente se implementa con un algoritmo hash. En la práctica: – El software calcula un hash único de la factura en el momento de su emisión. – Opcionalmente, firma ese hash con un certificado digital para mayor seguridad (no es explícito pero muchos lo harán). – Ese valor (la huella) se almacena y/o se incluye en la propia factura (por ejemplo mediante un código QR que lo codifica).
¿Qué logra esto? Que cualquier alteración posterior del documento pueda detectarse al comparar con la huella original. No se puede “editar” una factura en el sistema sin romper la firma. Así se evita la típica picaresca de «cambiar la fecha o importe después».
En la factura impresa o en PDF resultante, debe aparecer una mención del tipo «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT», junto con el QR o código de verificación. Esto le indica al receptor (y a un inspector) que puede comprobar la integridad en Hacienda.
Para el usuario común, la integridad se traduce en que tu software debe aplicar automáticamente esa firma digital. No es algo que hagas manual, pero asegúrate de que el programa que uses lo haga. Un indicador es precisamente que en la factura aparezca el QR/veriFactu.
La trazabilidad significa poder seguir el rastro de cada factura desde su creación, incluyendo quién hizo qué con ella y cuándo. El SIF debe: – Registrar cada evento relevante en el proceso de facturación. Eventos son: creación de factura, modificación (si se permite alguna), anulación, emisión de rectificativa, envío a AEAT, etc. – Asociar cada evento a un usuario o firma del responsable y a una marca de tiempo. – Mantener esos registros en un log inviolable (que, como vimos, también debe ser inalterable).
En la práctica, tu software de facturación tiene que tener un módulo de auditoría o log donde quede constancia, por ejemplo: «2026-02-10 15:30 – Usuario Juan emitió la factura F-2026-17», «2026-02-11 09:20 – Usuario Ana emitió factura rectificativa R-3 sobre F-2026-17», etc. Este historial debe conservarse al menos 4 años accesible igual que las facturas.
Además, el sistema debe impedir eliminar entradas del log. Ni siquiera un administrador técnico debería poder borrar rastros, porque eso rompería la integridad/trazabilidad.
La trazabilidad también implica que, si varios sistemas se conectan (por ej. tu ERP + un módulo externo), debe haber consistencia en la identificación de facturas a través de todos ellos. Para eso, Hacienda ha estandarizado un UUID o identificador único por registro de factura, que se usará en comunicaciones.
Como usuario, notarás la trazabilidad cuando tu programa te muestre un historial por factura. Por ejemplo, en El EquipoIA puedes ver para una factura: «Creada el X, impresa el Y, enviada a Hacienda el Z». Esa es la trazabilidad en acción.
La inalterabilidad complementa la integridad. Significa que no se pueda alterar o eliminar un registro de factura una vez creado. ¿Cómo se logra? – Por un lado con la integridad (firma) antes descrita: cualquier cambio deja rastro. – Por otro, con un encadenamiento de registros: cada factura nueva referencia criptográficamente a la anterior (mediante el hash encadenado). Esto crea una «cadena de bloques» interna: si quitas una factura del medio, se rompe la cadena. – Además, la aplicación debe no permitir funcionalmente el borrado. Si necesitas anular una factura, se hace vía rectificativa, pero la factura original queda marcada, no eliminada.
Inalterabilidad también se refiere a que no puedas «circular» la numeración (no reiniciar contador sin justificación de serie nueva, etc.). Todo sigue una secuencia lógica. Si tu software detecta saltos o duplicados en la secuencia, debería alertar o impedirlos.
Este requisito pone fin a la posibilidad de llevar «contabilidades paralelas». Con encadenamiento, no podrías emitir una factura fuera del sistema e insertarla luego sin que se note, por ejemplo.
Técnicamente, la leyenda VERI*FACTU en la factura indica que ese documento salió de un sistema con inalterabilidad garantizada. Y Hacienda podrá pedirte el libro de registros con todos los hashes encadenados para verificar que no falte ninguno.
Aunque el título menciona integridad, trazabilidad y remisión, no olvidemos la conservación de datos. El reglamento exige guardar los registros de facturación de forma íntegra y accesible durante al menos 4 años (coincidente con el periodo de prescripción fiscal usual). Accesible significa que si Hacienda lo pide, puedas extraer toda la información de facturas de ese periodo en el formato estandarizado que definen.
Por tanto, tu software debe tener mecanismos de backup y de exportación de datos. Nada de que «se me dañó la base de datos y perdí facturas de hace 3 años». Debes poder recuperarlas. Muchos programas en la nube se encargan de esto automáticamente (respaldos redundantes, etc.). Si usas uno on-premise, deberás ser más proactivo en copias de seguridad.
Este es el aspecto más novedoso: VeriFactu introduce la posibilidad de enviar electrónicamente los registros de facturación a Hacienda de forma inmediata o periódica. Aunque inicialmente es voluntario, se proporciona una especificación para que los sistemas se comuniquen con la AEAT vía servicios web o API.
¿Qué implica para el software? Debe ser capaz de: – Generar un fichero de registro de factura con el contenido requerido (campos como importe, NIF cliente, impuestos, hash, etc.). Se habla de un formato XML estándar para estos registros. – Transmitir ese fichero a la AEAT, usando los certificados o credenciales de la empresa. La AEAT ya tiene un portal VeriFactu en su Sede electrónica para esta interacción. – Gestionar las respuestas de la AEAT: acuse de recibo, errores si los hay, etc., y asociarlas a cada registro enviado.
Básicamente es similar a lo que hacen los softwares que cumplen con el SII (envío de registros de IVA). La diferencia es que en VeriFactu los datos enviados son más básicos (no toda la factura, solo ciertos campos clave) y se envían por cada factura emitida o en lotes diarios.
La normativa distingue dos modos: – Modalidad VeriFactu: envías cada registro a la AEAT (obtienes código QR de verificación online). – Modalidad No VeriFactu: no envías, pero igualmente tienes todo firmado y encadenado localmente.
Ambas cumplen requisitos, pero la modalidad VeriFactu añade la remisión. Se especula que en unos años quizás lo hagan obligatorio para ciertos sectores, dado que es útil para un control antifraude inmediato (parecido a TicketBAI vasco).
Si tu software es El EquipoIA u otro homologado, la remisión estará integrada. Si decides activarla, apenas notarás diferencia: el sistema lo hará automático tras emitir factura o al cierre del día. Lo importante es que está la capacidad técnica para hacerlo. Un programa antiguo, en cambio, carece de esta conexión y habría que exportar e importar manualmente datos en la web de Hacienda, algo inviable en volumen.
Como parte de los requisitos, se busca la estandarización de formatos de los registros de facturación. En España ya existía Facturae 3.2 para facturas electrónicas a Administraciones, pero con VeriFactu posiblemente surja un nuevo estándar XML para las «facturas verificables» (podría ser Facturae 4.0 o un complemento).
Lo que debes saber: tu software debe emitir facturas en un formato estructurado y admitir los campos extra que pide la norma (por ej., un campo para el hash anterior, un campo para el código QR, etc.). Además, para remisión seguramente se use un esquema XSD publicado por la AEAT. Un programa homologado incorporará estas plantillas sin que tú te preocupes.
Otro estándar es el código identificativo del software (R-xxxx) que se incluirá en cada registro para saber con qué programa se hizo. Esto lo aporta la declaración responsable de tu proveedor.
Para asegurarte de que tu software cumple los requisitos técnicos SIF, verifica que marque todas estas casillas: – Genera firma digital o hash de cada factura automáticamente. – Imprime código QR y texto Verifactu en facturas/tickets. – Mantiene un log de eventos (creación, modificación, etc.) inalterable. – No permite borrar ni editar facturas sin registro (obliga a rectificativas). – Conserva datos mínimo 4 años y permite exportar respaldos. – Puede enviar los registros de facturación a Hacienda en formato estándar (o tiene previsto incluirlo pronto). – Te proporciona una declaración responsable de que cumple con RD 1007/2023 y OM asociada.
Si alguna falla, debes actualizar o cambiar de software. Por ejemplo, si tu programa actual no imprime QR ni guarda logs, definitivamente no cumple y debes migrar a uno homologado.
Cumplir con estos requisitos técnicos no es trivial, pero es obligatorio. La buena noticia es que la mayoría de proveedores serios han trabajado en adaptar sus productos en 2024-2025, de modo que tú como usuario solo tengas que instalar una actualización o contratar un nuevo servicio.
Considera esta transición como una oportunidad para mejorar tu gestión. Un software con integridad, trazabilidad y demás no solo te evita multas: también te da más control sobre tu información, más confianza para compartir datos con terceros (bancos, socios) y seguramente mejores herramientas de análisis.
En definitiva, los requisitos SIF de la AEAT buscan profesionalizar la facturación en España. Adopta un software que los cumpla (como El EquipoIA) y tu empresa estará no solo al día con Hacienda, sino equipada con tecnología de primera para encarar un futuro cada vez más digitalizado.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
