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Multas y sanciones por incumplir la factura electrónica: lo que debes saber

El incumplimiento de la normativa de facturación electrónica y de los nuevos requisitos antifraude puede salir muy caro. Las leyes recientes no solo hacen obligatoria la e-factura y los sistemas VeriFactu, sino que contemplan un régimen sancionador severo para quienes no se adapten. En esta sección desglosamos qué sanciones económicas te puedes enfrentar si no cumples con estas obligaciones y cómo evitarlas. La información es poder: saber las multas te motivará a ponerte al día cuanto antes con un buen software de facturación.

Sanciones por no usar factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece)

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento Empresarial estipula que las operaciones entre empresas y autónomos deben facturarse electrónicamente una vez la normativa técnica esté vigente. ¿Qué pasa si, estando obligado, sigues entregando facturas en papel o PDF no estructurado? La ley prevé una infracción administrativa con multas de hasta 10.000 € por no emitir factura electrónica. En concreto, se detallan varios supuestos:

  • No emitir una factura en formato electrónico cuando es obligatorio: multa de hasta 3.000 € por cada factura que incumpla. Imagina que sigues haciendo 5 facturas en papel a distintos clientes obligados; podrías acumular hasta 15.000 € de sanción, aunque la ley marca 10.000 € como tope general, posiblemente por reincidencia.

     

  • No ofrecer la opción de factura electrónica o no permitir acceso a ellas: multa de hasta 10.000 € a la empresa que, por ejemplo, se niegue a enviar e-factura a un cliente que la solicite o que no dé acceso a un antiguo cliente a consultar sus facturas en la plataforma. Este supuesto busca evitar que se dificulte la transición digital o se obstruya el derecho del cliente a sus comprobantes.

     

  • No conservar o registrar correctamente las facturas electrónicas: multa de hasta 6.000 € por llevar mal el archivo digital. Esto incluye no guardar las facturas el tiempo debido o no mantener las bases de datos íntegras.

     

  • Incumplir otras obligaciones de la ley electrónica: por ejemplo, falsear datos en la plataforma, podría acarrear multas de hasta 24.000 €, aunque estas suelen referirse a obligaciones contables/fiscales conexas más que a la factura en sí.

     

Cabe señalar que, según la Ley, en primera instancia puede haber un apercibimiento (aviso sin multa) si subsanas la conducta en un plazo. Pero confiarse en eso es arriesgado. Reincidir o ignorar el apercibimiento conlleva ya las cuantías mencionadas.

Ejemplo práctico: Supongamos que a partir de 2026 estás obligado a facturar electrónicamente y un cliente empresa te exige la factura en ese formato. Si te niegas o le envías solo un PDF, este cliente podría denunciar el hecho. Hacienda te investigaría y podría imponerte hasta 10.000 € de multa. Además, el cliente tendría derecho a no pagarte hasta recibir la factura electrónica (lo dice la propia ley), lo cual afecta directamente tu tesorería.

Sanciones por usar software de facturación no adaptado (Ley Antifraude)

Independientemente del formato de la factura, la Ley 11/2021 Antifraude introdujo otra infracción: tener o usar un software de facturación que permita llevar una doble contabilidad o incumpla los requisitos de integridad y trazabilidad. Esta es la parte relacionada con VeriFactu. Las sanciones aquí son contundentes y operan aunque no se haya defraudado, es decir, la mera tenencia ya es punible:

  • Multa fija de 50.000 € por ejercicio para el usuario de un software no certificado. Si en 2026 tu negocio sigue facturando con un programa «pirata» o no homologado, te arriesgas a ese golpe. Y esa multa puede repetirse cada año que continues en falta.

     

  • Multas adicionales de hasta el 75% de la cifra de ventas oculta si, efectivamente, se demuestra que ocultaste ingresos con ayuda de ese software (sería ya una infracción tributaria grave tradicional).

     

  • Además, el proveedor o desarrollador de ese software se expone a multas de hasta 150.000 € por comercializar sistemas que no cumplan. Este dato, aunque no te afecta directamente como usuario, muestra la gravedad que la ley asigna al tema.

     

Resumiendo: la Agencia Tributaria no va a tolerar a partir de 2026 la existencia de «programas trampas». Incluso sin evasión fiscal de por medio, usar un software que pueda borrar facturas sin rastro es sancionable per se. Esta es una novedad legislativa muy importante.

Un punto importante: ¿cómo sabrá Hacienda qué software usas? Podrían averiguarlo en una inspección ordinaria (pidiéndote la declaración responsable de tu software, que estás obligado a tener). O incluso, mediante análisis de tus facturas: si presentas libros con saltos de numeración o sin los códigos QR cuando deberían, levantarás sospechas. En Cataluña por ejemplo, ya se han dado inspecciones “sorpresa” en locales para comprobar si la caja registra cada venta. A nivel estatal con VeriFactu, Hacienda tendrá más herramientas para detectar irregularidades.

Otras consecuencias de incumplir la e-factura

Más allá de las multas directas, hay consecuencias indirectas que conviene considerar:

  • Rechazo de facturas y retrasos en cobros: Si no cumples formato electrónico, tus clientes (especialmente empresas grandes o Administración) te rechazarán la factura. Esto supone no cobrar a tiempo, lo cual para una pyme puede ser crítico. Por ejemplo, la plataforma FACe del sector público ni siquiera admite facturas en papel, así que un autónomo despistado que envíe PDF a un ayuntamiento no va a ver un euro hasta que lo haga bien.

  • Pérdida de clientes o contratos: Algunas empresas incluirán en sus contratos cláusulas de cumplimiento de factura electrónica. Incumplir podría considerarse un breach de contrato comercial. Imagínate quedar fuera de una licitación o de un proveedor preferente por no adaptarte.

  • Dificultad de acceso a subvenciones: La adopción de factura electrónica se enmarca en la digitalización. No sería sorprendente que futuras ayudas (como el Kit Digital) den por hecho que cumples con estas normas, o que te penalicen si no.

  • Imagen y reputación: En un entorno B2B moderno, seguir enviando facturas en papel o tener problemas de cumplimiento puede proyectar la imagen de empresa poco profesional o desactualizada.

En resumen, no cumplir con la facturación electrónica obligatoria o VeriFactu no solo conlleva sanciones onerosas, sino que pone en riesgo la operatividad de tu negocio. No vale la pena arriesgar 50.000 € en multas o perder clientes por evitar adaptarse.

El Equipo IA

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¿Cómo evitar sanciones? Claves para estar al día

Afortunadamente, evitar todos estos problemas es relativamente sencillo si actúas con previsión:

  • Implanta un software homologado lo antes posible. Es la medida número uno. Un buen programa (como El EquipoIA) garantizará que cada factura que emites cumpla formato, incluya QR, se registre correctamente y se conserve. Así, ante Hacienda, no tendrás nada que temer porque tus procesos estarán alineados a la normativa.

  • No esperes a la obligatoriedad formal. Si bien a las pymes puede que la e-factura B2B no las obligue hasta 2026 o 2027, ir adoptándola ya de forma voluntaria te evitará prisas luego. Además, podrías beneficiarte de emitir factura electrónica con anticipación (cobros más ágiles, menos impagados).

  • Capacita a tu equipo y colaboradores. Asegúrate de que todos en tu empresa sepan que no se pueden usar herramientas no autorizadas ni manipular facturas. Establece un protocolo: por ejemplo, «si hay un error en factura, siempre emitir rectificativa, nunca borrar en el sistema».

  • Mantente informado de cambios. Aunque las líneas generales están claras, podrían salir guías o actualizaciones de última hora. Sigue fuentes oficiales o blogs expertos (el nuestro, por supuesto) para enterarte de plazos definitivos o detalles técnicos.

  • Documenta todo. Guarda la declaración responsable de tu software, los informes de tus facturas enviadas, etc. Mejor prevenir: si un inspector pregunta, tener la documentación a mano agiliza todo y muestra diligencia de tu parte.

El papel de El EquipoIA en la prevención de sanciones

Contar con El EquipoIA como tu aliado tecnológico es casi como tener un seguro anti-multas. Nuestro software:

  • Impide técnicamente cometer infracciones: No te dejará borrar facturas, lleva la secuencia al día, y genera todas en formato electrónico (XML) con los datos obligatorios. Así no habrá «facturas fuera de sistema» que te metan en líos.
  • Incluye todas las funcionalidades necesarias: factura electrónica B2B, factura a Administraciones, generación de QR, firma digital… Cumplir con cada requisito será automático. Por ejemplo, no tendrás que recordar poner la mención Verifactu, el sistema ya la incluye.
  • Te asesora con alertas: Si intentas hacer algo indebido (p.ej., duplicar número, omitir NIF de cliente obligatorio), el programa te avisará para que corrijas antes de que esa factura salga. Este tipo de validaciones internas evitan errores humanos que luego podrían considerarse infracciones.
  • Actualizaciones constantes: Cuando cambien las normativas o formatos (y cambiarán), El EquipoIA se actualizará y te notificará. No te quedarás desfasado y por tanto fuera de la ley sin saberlo.
  • Soporte experto: Ante dudas de «¿estoy haciendo esto correctamente?», nuestro equipo de soporte y consultoría estará para ayudarte. Más vale una pregunta a tiempo que una sanción luego.

En conclusión, las sanciones existen y son severas, pero completamente evitables con la actitud y herramientas adecuadas. La inversión en un buen software y en formarte/organizarte es ínfima comparada con el costo potencial de las multas o de la pérdida de negocio.

La factura electrónica y Verifactu no deben verse como una carga, sino como el impulso para modernizarse. Y una vez modernizado, descubrirás que no solo evitas sanciones, sino que ganas en eficacia. Al final, cumplir la ley te hará también más competitivo.

No dejes que las multas sean la forma en que te enteres de que debías cambiar. Anticípate hoy, implementa El EquipoIA, y factura con tranquilidad sabiendo que estás al día con todas tus obligaciones.

En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.

Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.

Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.