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Hostelería y VeriFactu: tickets, facturas simplificadas y cierre diario automático 

El sector de la hostelería (bares, restaurantes, cafeterías, hoteles) se enfrenta a un desafío particular con la llegada de VeriFactu. Acostumbrados a los «tickets» de toda la vida y a gestionar un alto volumen de operaciones diarias en caja, muchos hosteleros se preguntan cómo afectará la normativa de facturación verificable a su día a día. En esta guía veremos qué cambia con VeriFactu en cuanto a facturas simplificadas (tickets), cómo se implementará el control de ventas con QR, y de qué manera un buen software –como El EquipoIA– puede facilitarte un cierre diario automático cumpliendo la normativa sin complicaciones.

El fin de los tickets manipulables: ¿qué exige VeriFactu en hostelería?

Tradicionalmente en la hostelería se emiten facturas simplificadas, conocidas comúnmente como tickets de caja, para ventas de importe menor (hasta 400 € generalmente, ampliable a 3.000 € en hostelería y comercio minorista). Estos documentos requieren menos datos que una factura completa y se usan en transacciones B2C cotidianas. Con VeriFactu no desaparecen los tickets, pero sí se transforman en cuanto a requisitos técnicos:

  • Cada ticket deberá llevar código QR y la leyenda «VERI*FACTU» impresos. Esto indica que ha sido generado por un sistema certificado. Para el bar o restaurante, significa actualizar sus TPV o cajas registradoras a software homologado que incluya automáticamente ese QR en el tique.

     

  • No se podrán borrar ni modificar tickets una vez emitidos. Muchos establecimientos solían eliminar líneas de tickets o rehacer cierres manualmente; eso se acaba. Si hay un error (ej. cobraste un ítem de más al cliente y te lo reclama), tendrás que emitir un ticket rectificativo (una especie de nota de abono simplificada) en lugar de anular sin rastro.

     

  • El sistema debe registrar todas las ventas con trazabilidad: quién las cobró, a qué hora, etc. Para ello los TPV VeriFactu tendrán usuarios identificados y logs de eventos. Ya no valdrá compartir una misma clave genérica de cajero para todos, puesto que necesitas saber qué empleado registró cada ticket (esto además es bueno para control interno).

     

  • Opción de envío automático a Hacienda: En modalidad VeriFactu, podrías optar por remitir electrónicamente a la AEAT un registro de cada ticket emitido en tu bar, en tiempo real o diario. Si bien esto inicialmente es voluntario, aporta transparencia total. En el País Vasco con TicketBAI ya se hace: cada ticket se comunica a la Hacienda Foral. A nivel estatal, VeriFactu ofrece un sistema similar y muchas soluciones TPV lo integrarán (incluso Hacienda pondrá una aplicación gratis para pequeños negocios que facturen muy poco).

     

En resumen, “es el fin de los tickets manipulables y el principio de una gestión fiscal más transparente”. Cada consumición cobrada quedará registrada de forma inviolable y, si así se configura, reportada a Hacienda. Para la mayoría de bares y restaurantes, esto suena intimidante, pero veamos cómo convertirlo en algo manejable.

Cómo prepararse: TPVs actualizados y formación del personal

  1. Actualiza tu software de punto de venta (TPV): Lo primero es asegurarte de que tu caja registradora o TPV esté adaptado a VeriFactu. Si usas un software en tablet o PC, consulta al proveedor sobre la actualización. Si aún estás con una caja antigua que solo imprime tickets sin detalle digital, llegó la hora de cambiar. El EquipoIA, por ejemplo, ofrece una solución de facturación en la nube que puede complementar tu TPV: registras ventas con una interfaz sencilla y el sistema genera tickets Verifactu válidos. Busca funciones como impresión de QR en el ticket, bloqueo de borrados, gestión de series de factura simplificada, etc.

     

  2. Configura las facturas simplificadas correctamente: En tu sistema nuevo, deberás definir los parámetros de los tickets: – Serie de numeración específica para facturas simplificadas (distinta de la serie de facturas completas quizás). – Límite de importe por ticket según la normativa (para hostelería, 3.000 € con identificación del cliente opcional en ciertos casos). – Datos que debe llevar el ticket: nombre del establecimiento, NIF, fecha, hora, descripción genérica (menú, consumiciones) o detallada por producto según tu operativa, impuestos incluidos, etc. Esto apenas cambia con respecto a lo actual, pero tu software debe estar alineado al Reglamento de facturación 1619/2012 que sigue vigente para contenidos mínimos.

     

  3. Forma a tu equipo (camareros, encargados, cajeros): Es fundamental que todos comprendan la nueva filosofía. Deben saber que no se pueden borrar tickets una vez cierran una cuenta. Si un cliente se va sin pagar una mesa y ya se emitió el ticket, habrá que dejarlo y quizás anularlo con un rectificativo administrativo más tarde (con justificante). Si se comete un error al teclear un pedido, se hace un ticket rectificativo o descuento para subsanarlo, pero no se elimina del sistema. Cada camarero debe ingresar con su usuario al TPV para que quede registro. Y quien realiza el cierre de caja diario debe entender que ese cierre ahora es más que una suma: es la generación del informe final que verificará Hacienda.

     

  • Un buen software hará esto fácil: por ejemplo, con El EquipoIA el cierre diario es cosa de 2 clics. Al final de la jornada, el encargado pulsa «Cerrar día» y el sistema totaliza las ventas del día, genera un extracto o factura recapitulativa si se utiliza contablemente, y deja listos los datos para remisión o auditoría. Importante: La AEAT aclara que aunque saques una factura recapitulativa diaria para tu contabilidad, las facturas simplificadas individuales siguen estando sometidas al RRSIF y en modalidad Verifactu deben comunicarse una por una. O sea, no basta con reportar el total diario, cada ticket cuenta.

     

  1. Revise sus procedimientos de anulación y propinas: En hostelería hay particularidades: por ejemplo, si un cliente paga parcialmente ahora y el resto luego, se suele emitir un ticket con varios pagos. Asegúrate de registrar bien esos eventos. Las propinas en efectivo, si no figuran en el ticket, mantenlas fuera de la facturación (como hasta ahora). Si das propinas via datáfono, deberán quedar reflejadas. Son detalles operativos a ajustar para no descuadrar caja bajo el escrutinio digital.

Cierre de caja automático y libros de registro sin esfuerzo

Con un sistema adaptado, llegarás a la situación ideal: hacer el cierre diario de tu negocio sin cálculos manuales y sabiendo que todo cuadra. ¿Cómo ayuda El EquipoIA u otro software homologado? Veamos:

  • Sumas automáticas de ingresos por tipo de IVA: Tu TPV te dará al cierre cuánto se facturó con IVA 10% (ej. alimentación) y 21% (alcohol) si es el caso, segregado correctamente. Esto facilita tus libros de IVA.

  • Contabilidad diaria al día: Algunos programas pueden generar asientos contables del cierre de caja (venta contado contra caja, etc.) automáticamente. Tu gestor lo agradecerá.

  • Reporte a Hacienda en un clic: Si decides usar la modalidad con envío, el propio cierre de día podría disparar el envío de todas las facturas simplificadas del día a la AEAT de golpe (o puedes enviarlas una a una al emitir, según configuración). Así cumples sin esfuerzo extra.

  • Detección de descuadres: Si intentas cerrar caja pero queda alguna comanda abierta sin facturar en el sistema, este te avisará («Mesa 5 sigue pendiente»). Esto evita olvidos que antes se traducían en descuadres de caja misteriosos.

  • Control anti-fraude interno: Al tener identificados a los usuarios que hicieron cada operación, si algo no cuadra podrás investigar. Por ejemplo, si falta dinero en caja, sabrás qué turno hizo qué, ya que no se pueden borrar tickets para disimular faltantes. En perspectiva, esto te ayuda a prevenir robos internos o errores no detectados.

Además, tener todos los tickets digitalizados te permite hacer análisis: ¿Cuál es la hora de mayor venta? ¿Cuál camarero factura más? etc. Es un beneficio colateral de la digitalización obligada por VeriFactu: obtienes datos valiosos de tu negocio.

¿Y los clientes? Facturas completas bajo pedido

En hostelería, un porcentaje pequeño de clientes (generalmente empresas o autónomos comiendo en tu local) te piden una factura con sus datos fiscales para deducírsela. Este seguirá siendo un derecho. Con VeriFactu, tu sistema deberá poder convertir un ticket en factura completa fácilmente, o emitirla ex novo referenciando el ticket.

El EquipoIA, por ejemplo, permite que desde el ticket de venta, con un botón, generes la factura nominativa completa añadiendo los datos de cliente. Esa factura llevará igualmente QR y estará en tu sistema. Incluso podrías enviársela por email en ese momento al cliente. Todo sin quebraderos de cabeza ni duplicado de trabajo.

El Equipo IA

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Simplificando la adaptación con El EquipoIA

El EquipoIA ofrece un módulo específico para comercios y hostelería, integrando gestión de tickets y cumplimiento VeriFactu. ¿Cómo te ayuda esto?

  • Interfaz de venta amigable: Pensada para rapidez en barra o mesa, pero por detrás generando facturas legales.

  • Impresión de tickets con QR: Se configura tu impresora de recibos para que imprima el código QR y texto Verifactu en cada ticket sin ralentizar el servicio.

  • Modo sin conexión seguro: Si se te cae internet, puedes seguir facturando. El EquipoIA cumplirá requisitos de NoVeriFactu localmente (hash y registro igualmente) y enviará los datos cuando vuelvas a estar online.

  • Soporte local multi-caja: Si tienes varias cajas o dispositivos (ej: 3 camareros con tablet), sincroniza todos los tickets en tiempo real sin duplicar números, lo cual es crítico para no romper la secuencia.

  • Cierres con dos clics: Como mencionamos, al final del turno obtienes reportes listos. ¡Despídete de sumar tickets a mano al final de la noche! Menos tiempo en la oficina, más descanso.

La adaptación puede parecer abrumadora, pero con el software adecuado se hace natural. Muchos locales en País Vasco y Navarra ya pasaron por esto con TicketBAI y han sobrevivido (¡y mejorado!). A nivel nacional ocurrirá igual.

Conclusión: hacia una hostelería 100% formalizada y eficiente

VeriFactu en hostelería traerá más control, sí, pero también modernización. Se terminarán algunas prácticas informales (como no registrar alguna venta para cuadrar propinas), y a cambio tendrás un negocio más transparente, confiable y eficiente.

Piensa que con todo digitalizado será más fácil detectar qué platos se venden más, qué horarios requieren más personal, o facilitar información al banco si necesitas un préstamo (al poder demostrar tus ingresos diarios fiables). Incluso de cara a Hacienda, un bar que cumple rigurosamente con VeriFactu probablemente sea un candidato de bajo riesgo fiscal y quizás sufra menos inspecciones aleatorias.

El cierre diario automático y los tickets Verifactu no tienen por qué ser un dolor de cabeza. Con El EquipoIA, la tecnología hace el trabajo duro: tú solo te enfocas en servir a tus clientes y en gestionar tu local. La facturación, aunque invisiblemente más sofisticada, fluirá como siempre.

Así que, hostelero, no temas al cambio: ¡aprovéchalo! Actualiza tu TPV, forma a tu equipo con las nuevas prácticas y verás que en poco tiempo estás llevando el control de tu bar/restaurante mejor que nunca, con cero riesgos fiscales y cumpliendo con todas las de la ley.

En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.

Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.

Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.