La factura electrónica B2B (entre empresas) está llamada a ser el nuevo estándar obligatorio en España gracias a la Ley “Crea y Crece” 18/2022. Aunque su implantación total será progresiva, es fundamental que pymes y autónomos comiencen ya a familiarizarse con ella. En esta guía práctica explicaremos paso a paso cómo pasar del alta al envío de tu primera factura electrónica B2B, cubriendo desde requisitos previos hasta consejos para evitar errores comunes. Si nunca has emitido una e-factura, aquí encontrarás un recorrido claro para lograrlo con éxito.
La factura electrónica entre profesionales es simplemente la versión digital (formato estructurado) de las facturas tradicionales en papel. Ofrece ventajas como automatización de procesos, reducción de costes de papel/almacenamiento y mayor rapidez en la transmisión. España ha decidido hacerla obligatoria gradualmente para combatir la morosidad y modernizar las transacciones comerciales. De hecho, la Ley Crea y Crece establece que, una vez aprobado su reglamento técnico, las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros dispondrán de 1 año para adoptar la e-factura B2B, y el resto de pymes y autónomos tendrán 2 años. Esto sitúa la entrada en vigor en finales de 2025 para grandes empresas y durante 2026 para la mayoría de pymes, según las previsiones actuales. Es decir, en un horizonte muy cercano, todos tendremos que facturar electrónicamente a otros negocios.
Además de la obligatoriedad legal, implantar la e-factura aporta beneficios operativos: mejora el control de cobros (al poder integrar estados de factura pagada o pendiente), reduce errores de transcripción, agiliza auditorías, e incluso facilita financiación (factoring) al tener documentos electrónicos verificables. Por tanto, vale la pena adelantarse y dominar el proceso cuanto antes.
Para emitir facturas electrónicas con plena validez legal, necesitarás generalmente firmarlas digitalmente. Esto garantiza la autenticidad e integridad del documento (que no ha sido alterado). Si aún no dispones de un certificado digital de persona física o de representante de empresa, es el momento de tramitarlo (por ejemplo, a través de la FNMT o certificados en la nube). Alternativamente, algunas plataformas de facturación permiten usar un sello digital propio para firmar las facturas en nombre de tu empresa.
Tener la firma electrónica preparada es importante sobre todo si vas a facturar a Administraciones Públicas o si el reglamento lo exige explícitamente. En España, el formato estándar Facturae (utilizado en facturación B2B y con Administración) requiere la firma electrónica basada en certificado reconocido en las facturas emitidas a entes públicos. Por lo tanto, adquirir tu certificado y configurarlo en tu sistema es un primer paso esencial.
Con el certificado listo, necesitas una herramienta para generar las facturas electrónicas. Tienes dos opciones básicas:
Una vez elegido el software, regístrate y configura tu cuenta. Esto implica cargar los datos fiscales de tu empresa (nombre, NIF, domicilio fiscal, etc.) en el sistema, y posiblemente configurar tu serie o numeración de facturas electrónica si es independiente de la tradicional. En El EquipoIA, por ejemplo, podrás mantener series diferentes para facturas en papel y electrónicas si lo necesitas, para llevar control.
Antes de emitir la factura, asegúrate de tener identificada a la empresa o autónomo a quien vas a facturar. En la factura electrónica es obligatorio consignar correctamente los datos del receptor: denominación social o nombre, NIF/CIF, y dirección. Registra ese cliente en tu software de facturación.
Tip: Ten especial cuidado con el NIF del destinatario. Un error en el NIF es de los motivos más frecuentes de rechazo de facturas electrónicas en plataformas receptoras. Verifica que coincida exactamente con el que aparece en sus datos fiscales. Algunos sistemas, como El EquipoIA, pueden ayudar validando el formato del NIF automáticamente para evitar errores.
Ahora sí, procedemos a generar la factura. En tu programa de facturación, selecciona la opción de emitir nueva factura y rellena los campos necesarios:
Recuerda que una factura electrónica requiere los mismos datos obligatorios que una en papel: numeración, fecha, datos fiscales de emisor y receptor, descripción, importe, impuestos… . Asegúrate de no omitir ninguno, ya que la omisión de datos clave provocará la invalidez del documento.
Una vez completados los campos, activa la opción de formato electrónico. En muchos programas esto significa marcar que genere el formato Facturae (XML). Por ejemplo, en El EquipoIA simplemente se marca un checkbox de «Factura electrónica (Facturae)» antes de guardar la factura, y el sistema producirá automáticamente el archivo .xsig (XML firmado) junto con un PDF de cortesía si necesitas visualizarla.
El software aplicará la firma digital usando tu certificado para garantizar la integridad. Este paso es crucial: una factura electrónica sin firma puede ser rechazada por el receptor o las autoridades, sobre todo en entornos B2B regulados o con la Administración.
Con la factura generada y firmada, queda entregarla al destinatario. Existen varias formas de envío en el mundo B2B:
Tras el envío, verifica la recepción. Si tu cliente debe aceptar o rechazar la factura (por ejemplo, en FACeB2B existe el acuse de recepción y estado), haz seguimiento. Una factura electrónica B2B se considera entregada y con plazo de pago una vez el destinatario la recibe correctamente.
Ten en cuenta que la Ley Crea y Crece impone que los clientes puedan consultar sus facturas electrónicas durante 4 años incluso si dejan de ser clientes. Esto significa que tu sistema debe garantizar ese acceso (muchos ERPs lo hacen vía portal del cliente). No ofrecer factura electrónica o negarle el acceso se sancionará con hasta 10.000 € de multa, así que cumple con esta formalidad: envía la factura al cliente y asegúrate de que pueda descargarla o verla cuando la necesite (por ejemplo, mediante un enlace seguro).
Una vez emitida tu primera factura electrónica, toca archivar correctamente el documento. Guarda el archivo XML firmado en tu sistema de gestión documental o en una carpeta segura, con copia de seguridad. Las facturas electrónicas deben conservarse por el mismo período legal que las de papel (mínimo 5 años, aunque fiscalmente 4 años es el plazo de prescripción). Lo bueno es que al ser digitales, puedes almacenarlas en la nube o en varios soportes sin ocupar espacio físico.
Tu software de facturación llevará el registro contable si está integrado con contabilidad. Si no, puedes exportar listados de facturas emitidas en Excel o formatos estándar para tu asesoría contable.
No olvides también registrar los cobros asociados a esas facturas en tu sistema, para tener control de la tesorería. Una factura electrónica no garantiza por sí misma el pago (lamentablemente), pero combinada con procesos digitales (notificaciones, links de pago integrados, etc.) mejora mucho la gestión de la cuenta por cobrar.
Seguir estos pasos te llevará de cero a haber emitido tu primera factura electrónica B2B con éxito. Al principio puede parecer complejo, pero con las herramientas adecuadas y un poco de práctica, se volverá parte natural de tu operativa. Lo importante es dar el primer paso cuanto antes, así tu empresa estará preparada cuando llegue la obligatoriedad y le sacarás ventaja a tus competidores más rezagados.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
