Este artículo te explica detalladamente cómo enviar tus facturas por correo electrónico directamente desde la plataforma de elEquipoIA. El envío manual de documentos consume un tiempo valioso de tu jornada, genera gastos innecesarios y a menudo retrasa el proceso de cobro. Al digitalizar y centralizar este paso, encontrarás una forma rápida de hacer llegar las facturas en PDF a tus clientes sin salir del programa. Aquí aprenderás a ejecutar el envío desde diferentes pantallas, a configurar tu propio servidor de correo corporativo para proyectar una imagen más profesional y a utilizar plantillas de texto. Todo está pensado para que reduzcas la carga administrativa y mantengas un control exhaustivo de tus comunicaciones financieras.
elEquipoIA genera el PDF de tu factura automáticamente y lo adjunta al correo sin necesidad de descargas previas.
Puedes realizar los envíos utilizando la cuenta predeterminada del sistema o conectando tu propio correo corporativo mediante SMTP.
El programa permite añadir múltiples destinatarios, copias (CC) y adjuntar archivos adicionales como albaranes.
Todo el registro de comunicaciones y la fecha de envío quedan guardados de forma organizada en la ficha de cada cliente.
Este mismo sistema de envío está disponible para otros documentos comerciales, como presupuestos o pedidos.
Tienes dos vías principales para enviar tus facturas, ambas diseñadas para adaptarse a tu flujo de trabajo diario:
Desde el listado general: Ve al menú lateral, selecciona Ventas → Facturas. Marca la factura que deseas enviar y haz clic en el botón Imprimir → Email.
Desde la vista detallada: Si estás revisando o acabas de crear una factura individual, ábrela, pulsa en la flecha situada junto al botón «Imprimir» y selecciona la opción Email.
Una vez seleccionada la opción de envío, aparecerá un formulario intuitivo que debes completar. Sigue estos pasos para asegurar una entrega correcta:
Selecciona el remitente (Desde): Elige la cuenta predeterminada de elEquipoIA (ideal para envíos rápidos) o selecciona tu propio servidor SMTP si lo has configurado previamente en Administrador → Emails.
Revisa los destinatarios (Para y CC): El campo principal se autocompletará con el email registrado en la ficha del cliente. Puedes añadir más direcciones separadas por comas, o utilizar el campo CC para poner en copia a otros departamentos.
Personaliza el Asunto y el Mensaje: Ajusta el asunto para que sea claro. En el cuerpo del correo, puedes escribir las instrucciones de pago o cargar una plantilla predefinida con variables automáticas como el nombre del cliente.
Verifica los adjuntos y envía: El PDF de la factura ya estará incluido. Añade documentos extra si lo necesitas y pulsa Enviar. El sistema confirmará el éxito de la operación.
Para sacarle el máximo partido a esta funcionalidad y evitar problemas de entrega, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:
Verifica los datos: Revisa siempre que la dirección de email en la ficha del cliente sea correcta antes del primer envío.
Utiliza correo corporativo: Configurar tu propio dominio (@tuempresa.com) da una imagen más profesional y reduce drásticamente las posibilidades de que tus facturas acaben en la carpeta de spam.
Aprovecha la copia oculta (CCO): Incluye tu propio email en copia oculta para recibir un respaldo de cada factura que envíes a tus clientes.
Haz pruebas de formato: Si es la primera vez que envías una factura o has cambiado el diseño, envíate una de prueba para confirmar que el PDF se visualiza perfectamente.
El software de elEquipoIA simplifica radicalmente la distribución de tus documentos comerciales al integrar la generación del PDF y el cliente de correo en una misma pantalla. Ya no necesitas exportar archivos, abrir tu gestor de email, redactar mensajes repetitivos y buscar los adjuntos. Además, centraliza el historial de envíos en la ficha del cliente, lo que te permite saber exactamente cuándo se envió cada documento y realizar un seguimiento proactivo de tus cobros.
Si utilizas la cuenta predeterminada de elEquipoIA, las respuestas de tus clientes no llegarán a tu bandeja de entrada personal. Te recomendamos incluir una nota en el mensaje pidiendo que contacten a tu email habitual. Si configuras tu propio SMTP, las respuestas llegarán directamente a tu correo.
Sí, el procedimiento de envío por correo electrónico es exactamente el mismo para presupuestos, pedidos y albaranes. Solo tienes que ir a sus respectivos listados y utilizar la opción «Imprimir → Email».
Para mejorar la tasa de entrega (deliverabilidad), te aconsejamos usar asuntos claros, evitar lenguaje promocional en el mensaje y, preferiblemente, configurar tu propio servidor SMTP con protocolos de seguridad como DKIM o SPF activos en tu dominio.
Aunque elEquipoIA guarda todos tus documentos de forma segura en la nube, puedes descargar el PDF manualmente durante la vista previa antes de realizar el envío si prefieres mantener un archivo local de seguridad en tu equipo.
Reglamento de requisitos informáticos de facturación (Sistema VERI*FACTU), de aplicación progresiva según BOE para 2027.
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