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Registro horario: fichaje de trabajadores
Registro Horario Obligatorio
Desde 2019 en España, las empresas deben registrar diariamente la jornada laboral de sus empleados. ElequipoIA incluye un plugin de Registro horario que facilita este cumplimiento normativo, permitiendo fichar entradas y salidas, controlar horas extra y mantener registros fiables para inspecciones de trabajo.
Configuración y uso del registro horario
Acceso al sistema
Activa el plugin Registro horario desde Administrador → Plugins.
Cada empleado necesita un usuario de ElequipoIA (con permisos básicos) para fichar.
Los administradores ven todos los registros en Registro horario → Listado general.
Los empleados solo acceden a su propio fichaje e historial personal.
Proceso de fichaje
Fichar entrada:
El empleado inicia sesión y accede a Registro horario.
Pulsa «Fichar entrada» al comenzar la jornada.
El sistema registra automáticamente fecha y hora exactas.
Aparece confirmación: *»Entrada registrada: 09:00 del 01/10/2025″*.
El botón cambia a «Fichar salida» para la siguiente acción.
Fichar salida:
Al finalizar la jornada, el empleado pulsa «Fichar salida».
El sistema guarda la hora de salida y calcula automáticamente:
Horas trabajadas en la jornada.
Horas extra si excede la duración pactada.
Confirmación: *»Salida registrada: 18:00 del 01/10/2025 – Jornada: 8 horas»*.
Funcionalidades adicionales
Pausas y descansos:
Opción para registrar pausas activas (comidas, descansos).
Al reanudar, se fichará la vuelta al trabajo.
Cálculo automático de horas netas trabajadas.
Historial y informes:
Empleados: Consultan su propio historial con filtros por fechas.
Administradores: Generan informes de horas trabajadas, ausencias o horas extra por empleado o equipo.
Exportación de datos a Excel o PDF para documentación legal.
Ajustes de configuración
Jornada laboral base: Define horarios estándar para cada empleado.
Tolerancias: Establece márgenes de minutos para entradas/salidas.
Alertas: Notificaciones automáticas para horarios irregulares o horas extra no autorizadas.
Cumplimiento legal
Registros almacenados de forma segura e inalterable.
Datos disponibles para inspecciones de trabajo durante 4 años.
Cálculo automático de horas extra para su compensación o pago.
Consejos de implementación
Formación inicial: Enséñale a los empleados el proceso de fichaje.
Acceso móvil: Si está disponible, usa la app móvil para fichar desde cualquier ubicación.
Revisiones periódicas: Supervisa informes mensuales para detectar incidencias.
Backup: Realiza copias de seguridad de los registros horarios regularmente.
Esta herramienta no solo asegura el cumplimiento de la ley, sino que también optimiza la gestión de recursos humanos y proporciona transparencia para empleados y empleadores.
Fichar salida
Al finalizar la jornada, el empleado debe acceder a Registro horario y pulsar «Fichar salida». El sistema registrará la hora exacta y calculará automáticamente el tiempo trabajado restando la entrada de la salida. Por ejemplo: entrada a las 09:00 y salida a las 17:00 = 8 horas registradas.Múltiples intervalos: Si el empleado realiza pausas (ej: comida), debe fichar cada salida y posterior entrada. El sistema suma todos los intervalos para calcular las horas totales del día.
Importante: Los empleados deben fichar siempre ambos eventos (entrada y salida) para garantizar la precisión del registro.
Consulta de registros
Administradores: Acceden al historial completo en Registro horario, visualizando fecha, empleado, horarios de entrada/salida y total diario. Los filtros permiten buscar por empleado o rango de fechas.
Empleados: Consultan solo su propio historial para verificar sus registros.
Control: Identifica fácilmente incidencias como entradas sin salida asociada o irregularidades horarias.
Correcciones manuales
Permisos: Solo usuarios autorizados (administradores/supervisores) pueden ajustar registros.
Acciones:
Editar registros existentes: Añadir horas de salida omitidas.
Crear registros manuales: Insertar fichajes olvidados, indicando horarios reales.
Comentarios: Registrar motivos de las correcciones para mantener trazabilidad.
Recomendación: Las modificaciones deben ser excepcionales y documentadas para cumplir con inspecciones laborales.
Informes de horas trabajadas
Generación: Desde Registro horario, selecciona un periodo y empleado para crear informes mensuales.
Contenido: Detalle diario de entradas/salidas, horas totales, ausencias y horarios irregulares.
Exportación: Descarga en PDF o Excel para entregar a empleados o archivarlos.
Utilidad:
Base para calcular horas extra y nóminas.
Transparencia en la relación con los empleados.
Respaldo legal ante inspecciones.
Consejos de implementación
Supervisión periódica: Designa un responsable para revisar registros semanalmente y corregir omisiones.
Comunicación: Explica a los empleados la importancia de fichar correctamente.
Formación: Asegura que todo el equipo conoce el proceso de fichaje y consulta de historial.
Backup: Realiza copias de seguridad de los registros para prevenir pérdidas de datos.
Conclusión
El plugin de Registro horario de ElequipoIA centraliza el cumplimiento legal y optimiza la gestión del tiempo. Establecer el hábito de fichar diariamente, junto con revisiones regulares, garantiza registros precisos y evita sanciones. Los informes generados proporcionan transparencia y son un valioso recurso para la administración de recursos humanos.
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