Desde 2019 en España, las empresas deben registrar diariamente la jornada laboral de sus empleados. ElequipoIA incluye un plugin de Registro horario que facilita este cumplimiento normativo, permitiendo fichar entradas y salidas, controlar horas extra y mantener registros fiables para inspecciones de trabajo.
Configuración y uso del registro horario
Acceso al sistema
Activa el plugin Registro horario desde Administrador → Plugins.
Cada empleado necesita un usuario de ElequipoIA (con permisos básicos) para fichar.
Los administradores ven todos los registros en Registro horario → Listado general.
Los empleados solo acceden a su propio fichaje e historial personal.
Proceso de fichaje
Fichar entrada:
El empleado inicia sesión y accede a Registro horario.
Pulsa «Fichar entrada» al comenzar la jornada.
El sistema registra automáticamente fecha y hora exactas.
Aparece confirmación: *»Entrada registrada: 09:00 del 01/10/2025″*.
El botón cambia a «Fichar salida» para la siguiente acción.
Fichar salida:
Al finalizar la jornada, el empleado pulsa «Fichar salida».
El sistema guarda la hora de salida y calcula automáticamente:
Horas trabajadas en la jornada.
Horas extra si excede la duración pactada.
Confirmación: *»Salida registrada: 18:00 del 01/10/2025 – Jornada: 8 horas»*.
Funcionalidades adicionales
Pausas y descansos:
Opción para registrar pausas activas (comidas, descansos).
Al reanudar, se fichará la vuelta al trabajo.
Cálculo automático de horas netas trabajadas.
Historial y informes:
Empleados: Consultan su propio historial con filtros por fechas.
Administradores: Generan informes de horas trabajadas, ausencias o horas extra por empleado o equipo.
Exportación de datos a Excel o PDF para documentación legal.
Ajustes de configuración
Jornada laboral base: Define horarios estándar para cada empleado.
Tolerancias: Establece márgenes de minutos para entradas/salidas.
Alertas: Notificaciones automáticas para horarios irregulares o horas extra no autorizadas.
Cumplimiento legal
Registros almacenados de forma segura e inalterable.
Datos disponibles para inspecciones de trabajo durante 4 años.
Cálculo automático de horas extra para su compensación o pago.
Consejos de implementación
Formación inicial: Enséñale a los empleados el proceso de fichaje.
Acceso móvil: Si está disponible, usa la app móvil para fichar desde cualquier ubicación.
Revisiones periódicas: Supervisa informes mensuales para detectar incidencias.
Backup: Realiza copias de seguridad de los registros horarios regularmente.
Esta herramienta no solo asegura el cumplimiento de la ley, sino que también optimiza la gestión de recursos humanos y proporciona transparencia para empleados y empleadores.
Fichar salida
Al finalizar la jornada, el empleado debe acceder a Registro horario y pulsar «Fichar salida». El sistema registrará la hora exacta y calculará automáticamente el tiempo trabajado restando la entrada de la salida. Por ejemplo: entrada a las 09:00 y salida a las 17:00 = 8 horas registradas.Múltiples intervalos: Si el empleado realiza pausas (ej: comida), debe fichar cada salida y posterior entrada. El sistema suma todos los intervalos para calcular las horas totales del día.
Importante: Los empleados deben fichar siempre ambos eventos (entrada y salida) para garantizar la precisión del registro.
Consulta de registros
Administradores: Acceden al historial completo en Registro horario, visualizando fecha, empleado, horarios de entrada/salida y total diario. Los filtros permiten buscar por empleado o rango de fechas.
Empleados: Consultan solo su propio historial para verificar sus registros.
Control: Identifica fácilmente incidencias como entradas sin salida asociada o irregularidades horarias.
Correcciones manuales
Permisos: Solo usuarios autorizados (administradores/supervisores) pueden ajustar registros.
Acciones:
Editar registros existentes: Añadir horas de salida omitidas.
Crear registros manuales: Insertar fichajes olvidados, indicando horarios reales.
Comentarios: Registrar motivos de las correcciones para mantener trazabilidad.
Recomendación: Las modificaciones deben ser excepcionales y documentadas para cumplir con inspecciones laborales.
Informes de horas trabajadas
Generación: Desde Registro horario, selecciona un periodo y empleado para crear informes mensuales.
Contenido: Detalle diario de entradas/salidas, horas totales, ausencias y horarios irregulares.
Exportación: Descarga en PDF o Excel para entregar a empleados o archivarlos.
Utilidad:
Base para calcular horas extra y nóminas.
Transparencia en la relación con los empleados.
Respaldo legal ante inspecciones.
Consejos de implementación
Supervisión periódica: Designa un responsable para revisar registros semanalmente y corregir omisiones.
Comunicación: Explica a los empleados la importancia de fichar correctamente.
Formación: Asegura que todo el equipo conoce el proceso de fichaje y consulta de historial.
Backup: Realiza copias de seguridad de los registros para prevenir pérdidas de datos.
Conclusión
El plugin de Registro horario de ElequipoIA centraliza el cumplimiento legal y optimiza la gestión del tiempo. Establecer el hábito de fichar diariamente, junto con revisiones regulares, garantiza registros precisos y evita sanciones. Los informes generados proporcionan transparencia y son un valioso recurso para la administración de recursos humanos.
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