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Gestión de proveedores

Introducción: Así como ElequipoIA te permite gestionar clientes y facturas de venta, también facilita llevar el control de tus proveedores (las empresas o personas a las que compras productos o servicios) y de tus facturas recibidas (facturas de compra) y pagos a proveedores. Mantener al día la información de proveedores y registrar las compras te ayudará a saber cuánto has gastado, qué debes pagar y cuándo. En este apartado aprenderás a dar de alta un proveedor nuevo, a introducir una factura de compra en el sistema y a registrar el pago a ese proveedor, todo paso a paso y sin tecnicismos.

Pasos para gestionar proveedores y compras:

Alta de un nuevo proveedor: Ve al menú Compras → Proveedores para acceder al listado de proveedores. Al principio puede que esté vacío o solo contenga un proveedor de ejemplo. Haz clic en el botón Nuevo para añadir un proveedor. Se abrirá el formulario Nuevo Proveedor donde ingresarás los datos básicos. (Inserta aquí una captura del formulario «Nuevo Proveedor», mostrando campos como Nombre, CIF/NIF, dirección, etc.)

2- Introducir datos del proveedor: En el formulario del nuevo proveedor, completa los campos principales:

  • Nombre del proveedor: Nombre de la empresa o persona proveedora. Por ejemplo, «Papelería López S.L.» o «Juan García». Este campo es obligatorio.

  • Razón social: Si el proveedor es una empresa, aquí puedes poner el nombre fiscal completo (puede coincidir con el Nombre si ya es el oficial). Si es un autónomo, suele ser su nombre completo.

  • CIF/NIF: Selecciona el tipo de identificación fiscal (por ejemplo CIF si es empresa, NIF si es persona) e introduce el número correspondiente. Asegúrate de que esté correcto, ya que aparecerá luego en tus registros y modelos fiscales.

  • Dirección de contacto: Indica la dirección fiscal o de contacto del proveedor (calle, ciudad, CP…). Esto te servirá para tener su info a mano y puede aparecer en informes.

  • Teléfono, email: Datos de contacto del proveedor (opcionales pero útiles en caso de necesitar llamar o enviar correos).

  • Cuenta bancaria u otros detalles: Puedes añadir información adicional como el número de cuenta bancaria (por si necesitas hacerle transferencias) o condiciones de pago acordadas.
    Cuando tengas estos datos rellenados, pulsa Guardar. El proveedor quedará registrado y lo verás ahora en el listado de proveedores.
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3- Crear una factura recibida (compra): Cada vez que recibas una factura de un proveedor (por ejemplo por la compra de mercaderías, alquiler, servicios profesionales, etc.), debes registrarla en ElequipoIA. Para ello, ve al menú Compras → Facturas (a veces llamado Facturas de compra o Facturas recibidas). Verás el listado de facturas de proveedor registradas; para añadir una nueva, haz clic en Nuevo. Se abrirá el formulario Nueva Factura (compra) donde introducir los detalles de esa factura recibida.

4- Rellenar la factura de compra: En el formulario de factura de proveedor:

  • Proveedor: selecciona de la lista el proveedor que te emitió la factura (el que diste de alta en el paso 2 u otro existente). Al elegirlo, algunos campos como su NIF podrían llenarse automáticamente en el documento.

  • Número de factura del proveedor: este campo es importante: introduce el número con el que el proveedor identificó su factura (por ejemplo «FAC-2025-015»). Así podrás luego evitar duplicados y localizar la factura fácilmente. ElequipoIA te avisará si intentas registrar dos facturas con el mismo número para un mismo proveedor, ayudándote a prevenir duplicados.

  • Fecha de la factura: indica la fecha que figura en la factura del proveedor (fecha de emisión). Automáticamente se calculará también la fecha de registro y, según configuración, la fecha de vencimiento de pago.

  • Líneas de gasto/productos: añade líneas por cada concepto de la factura. Igual que en las facturas de venta, puedes seleccionar productos (si llevas inventario de lo que compras) o simplemente describir el servicio. Indica cantidades y precios. No olvides seleccionar el impuesto correcto (IVA soportado, típicamente). El sistema calculará el total y los impuestos deducibles.
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  • Guardar la factura recibida: tras verificar los datos, pulsa Guardar. La factura de compra quedará registrada con su propio número interno (que asigna ElequipoIA) y aparecerá en el listado de facturas de compra. Ahora el sistema sabe que le debes ese importe al proveedor hasta que lo pagues.

5- Registrar pago a un proveedor: Cuando abones la factura al proveedor (ya sea en el momento o más adelante según el vencimiento), debes reflejarlo en ElequipoIA para tener el control de pagos. Para registrar un pago, abre la factura de compra correspondiente desde Compras → Facturas (haz clic en la factura que quieres pagar). En la vista de detalle de la factura, busca la opción Añadir pago o Marcar como pagada (similar a cuando cobras una factura de cliente, pero ahora es un pago). Al hacer clic, se abrirá una ventanita o formulario para el pago:

  • Selecciona la forma de pago que has utilizado (por ejemplo, Transferencia, Efectivo, Tarjeta).

  • Verifica o introduce la fecha de pago (por defecto pondrá la fecha actual, pero si pagaste en otra fecha, ajústala).

  • Indica la cantidad pagada. Normalmente será el total de la factura (para saldarla completa). El sistema te mostrará el importe pendiente y puedes confirmar que pagas todo. También podrías registrar pagos parciales si acordaste pagar en varias veces.
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  • Opcionalmente, añade notas o referencia (por ejemplo el número de transacción bancaria).
     Finalmente, confirma/guarda el pago. La factura cambiará su estado a Pagada (o Parcialmente pagada si fue un pago parcial) y quedará registrado un recibo de pago asociado a esa factura.

6- Verificar pagos pendientes: Después de registrar los pagos, puedes consultar en Compras → Facturas cuáles están pagadas y cuáles pendientes. Al igual que con clientes, hay filtros o indicadores. Por ejemplo, facturas de compra pendientes pueden marcarse en algún color o aparecer listadas como Pendientes. De este modo sabrás en todo momento cuánto dinero tienes pendiente de pagar a proveedores, evitando retrasos involuntarios.

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7- Consultar ficha del proveedor: Si abres la ficha de un proveedor (desde Compras → Proveedores, haciendo clic en su nombre), podrás ver información agregada útil: por ejemplo, el saldo pendiente con ese proveedor (lo que le debes de facturas no pagadas), el histórico de facturas que le has comprado (suele haber una pestaña o sección listando sus facturas), y sus datos de contacto. Esto te permite, por ejemplo, llamar o enviar email al proveedor directamente en caso de alguna incidencia con un pago, teniendo a la vista qué facturas están pendientes.

Consejos:

  • Organización de proveedores: Mantén el listado de proveedores ordenado. Es buena práctica incluir todos los datos fiscales (CIF/NIF, dirección) ya que luego estos datos se usarán en los modelos tributarios (por ejemplo, el modelo 347 requiere informar CIF y nombre de proveedores con los que has hecho operaciones importantes). Cuanta más información completa tengas de cada proveedor, más fácil será cumplir con obligaciones y comunicarte con ellos.

  • Control de gastos: Al registrar cada factura de proveedor en ElequipoIA, tendrás un control de tus gastos. Esto te permite ver en informes cuánto has gastado en un periodo, en qué categorías (según cómo clasifiques tus productos/servicios de compra) e incluso quiénes son tus principales proveedores. Esto es muy útil para llevar un balance de ingresos y gastos preciso.

  • Evitar retrasos en pagos: Usa el sistema para recordar vencimientos. ElequipoIA puede mostrarte la fecha de vencimiento de cada factura de compra (por ejemplo, si un proveedor te da 30 días para pagar, lo pones al introducir la factura). Revisa periódicamente las facturas pendientes para no sobrepasar esas fechas. Pagar a tiempo evita intereses de demora y mantiene una buena relación con tus proveedores.

  • Stock e inventario: Si gestionas inventario, registrar la factura de compra con líneas de producto automáticamente aumenta el stock de esos artículos en tu almacén (porque has recibido mercancía). Asegúrate de ingresar correctamente las cantidades recibidas en cada línea. Así, ElequipoIA actualizará tus existencias. Si la factura es de un servicio (ej. una asesoría, alquiler), puedes crear líneas descriptivas sin producto de stock, solo con el concepto y precio, para reflejar el gasto sin afectar a inventario.

  • Conciliación contable: Aunque esta guía es para usuarios sin conocimientos técnicos, es bueno saber que cada factura de compra que introduces podría generar apuntes contables (si tienes la contabilidad activada). Esto te facilitará luego llevar los libros y modelos fiscales. Si no llevas contabilidad detallada, al menos ten la certeza de registrar todas las compras aquí para no olvidar ningún gasto a la hora de calcular impuestos.

En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.

Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.

Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.