Este artículo explica de forma detallada cómo crear una nueva empresa y gestionar todo el ciclo de vida de una factura dentro de elEquipoIA. Si gestionas varios negocios o acabas de darte de alta, aquí descubrirás el proceso exacto para organizar tu facturación por separado en una misma plataforma. Aprenderás a configurar clientes, añadir productos, aplicar impuestos y gestionar los estados de tus documentos (desde un simple borrador hasta la emisión final). Gracias a esta guía, podrás agilizar tus tareas administrativas, minimizar errores y asegurar que tu facturación cumple con los requisitos legales actuales y futuros.
Multisociedad: elEquipoIA te permite gestionar la facturación y contabilidad de varias empresas de forma independiente desde una única cuenta.
Borradores flexibles: Todas las facturas se crean como «Borrador», lo que te permite hacer cambios ilimitados antes de asignarles un número oficial.
Emisión y envío integrado: Una vez emitidas y bloqueadas, puedes descargar o enviar las facturas por correo electrónico directamente desde el programa.
Preparado para el futuro: El software garantiza el cumplimiento normativo exigido por la Agencia Tributaria, incluyendo la adaptación al sistema VERI*FACTU.
Para llevar el control de un nuevo negocio, el primer paso es darlo de alta en tu panel.
Inicia sesión en elEquipoIA y dirígete al menú principal.
Navega hasta Administrador → Empresas.
Visualiza el listado actual (donde estará tu empresa predeterminada) y registra el nuevo negocio para separar sus datos del resto.
Una vez en la empresa correcta, generar una factura es muy rápido:
Inicia el documento: Ve a crear una nueva factura. El formulario se abrirá en estado «Borrador» o «Boceto».
Asigna el cliente: Escribe el nombre o NIF en el campo superior. El sistema autocompletará los datos si el cliente existe, o te permitirá añadir uno nuevo haciendo clic en el icono «+».
Añade productos o servicios: Busca referencias de tu catálogo o añade conceptos manuales. El programa rellenará el precio y el impuesto automáticamente si usas artículos guardados.
Verifica los totales: En la parte inferior, comprueba la base imponible, el desglose de IVA y, si aplica, las retenciones de IRPF o descuentos globales.
El uso correcto de los estados es clave para la legalidad de tus cuentas.
Estado Borrador: Es un documento temporal. No tiene número oficial, puedes editar cualquier campo (líneas, precios, cliente) e internamente se identifica como boceto.
Estado Emitida: Al cambiar el estado a «Emitida», se asigna un número de factura oficial y secuencial (ej. 2023-0001). El documento se bloquea y ya no permite modificaciones para cumplir con la ley.
Cuando la factura ya tiene validez legal, elEquipoIA te facilita su distribución:
Imprimir o descargar: Pulsa el botón «Imprimir» para generar un PDF con tu diseño, logotipo y datos completos.
Envío por email: Selecciona la opción «Email» junto al botón de imprimir. El sistema adjuntará el PDF y enviará el correo al destinatario guardado en la ficha del cliente.
Seguimiento: La factura nacerá como «Impagada». Cuando recibas el dinero, deberás cambiarla a «Pagada» en el módulo de cobros.
Si cometes un error (por ejemplo, en los importes o datos) y la factura ya ha cambiado al estado «Emitida», la normativa prohíbe su edición o borrado directo. En estos casos, debes generar una factura rectificativa para anular o corregir el documento original. Consultar siempre con tu asesor sobre cómo proceder con los saltos de numeración si necesitas cancelar una factura de prueba.
elEquipoIA automatiza todo el flujo de ingresos de tu negocio. Desde el autocompletado de datos de clientes y precios del catálogo, hasta el cálculo instantáneo de impuestos. La separación en estados (Borrador y Emitida) actúa como una red de seguridad para evitar errores legales en tu numeración. Además, el software centraliza en la nube la creación, envío por email y estado de cobro, eliminando la necesidad de usar programas externos o plantillas manuales.
Sí, en el menú Administrador puedes crear múltiples empresas. Esto te permite llevar la facturación y la base de datos de clientes de cada negocio de manera totalmente independiente sin salir de tu sesión.
No. Una vez cambies el estado de una factura a «Emitida», se le asigna una numeración legal y se bloquea para evitar manipulaciones. Todo cambio debe hacerse mientras esté en «Borrador».
Si detectas un error tras emitirla, no podrás editarla ni borrarla. La forma legal y correcta de solucionarlo es creando una factura rectificativa para anular o compensar la factura original.
No necesitas salir del borrador. Al lado del campo «Cliente», pulsa el botón «+» o «Nuevo», ingresa su nombre y NIF, y al guardar volverás automáticamente a la factura con los datos aplicados.
Sí, al emitir la factura el programa asigna automáticamente el número secuencial correlativo. Puedes configurar la serie (ej: «A2023») y se recomienda dejar que el sistema reinicie la secuencia cada año.
BOE: Obligación progresiva de cumplir con el sistema VERI*FACTU a partir de 2027.
Requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria en materia de factura electrónica.
Digitalizar tus finanzas no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con elEquipoIA, adaptar tu negocio a las exigencias legales de facturación electrónica es un proceso guiado y seguro, diseñado para ahorrarte horas de trabajo administrativo. ¿Quieres ver cómo la automatización puede transformar la gestión de tus empresas? Contacta con nosotros hoy mismo, solicita una demo y descubre cómo convertir la facturación en una ventaja competitiva.
