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Consultar facturas y cobros
Introducción: Con el uso continuado de ElequipoIA, acumularás numerosas facturas que requerirán consultas frecuentes: ¿Qué facturas se emitieron este mes? ¿Cuáles están pendientes de pago? ¿Qué importe ha abonado ya un cliente? Esta guía te muestra cómo consultar facturas emitidas y el estado de sus cobros utilizando los listados y filtros integrados en el programa. También aprenderás a utilizar la vista de recibos para gestionar los cobros pendientes, todo directamente desde la interfaz y sin complicaciones.
Proceso para consultar facturas y estado de cobro
1- Acceder al listado de facturas:
Navega a Ventas → Facturas para visualizar el listado completo de facturas de venta, ordenadas generalmente por número o fecha. Cada línea muestra información esencial: número de factura, fecha, cliente, importe total y estado de pago (pagada/pendiente).
2- Ordenar y navegar:
Haz clic en los encabezados de columna para ordenar por fecha, cliente u otro criterio. Utiliza los controles de paginación si el listado es extenso.
3- Buscar facturas específicas:
Emplea la barra de búsqueda superior para introducir términos como el número de factura o nombre del cliente (ej: «ACME»). Los resultados se filtrarán automáticamente.
4- Filtrar por estado de pago:
Usa el botón Filtros para aplicar criterios predefinidos:
«Estado: Impagado/Pendiente» para facturas no cobradas.
«Estado: Pagado» para facturas saldadas.
Algunas versiones incluyen pestañas separadas (ej: «Pendientes» y «Pagadas»).
5- Revisar facturas impagadas:
Al aplicar el filtro de pendientes, identifica fácilmente las facturas pendientes de cobro. La columna Vencimiento (si está visible) destacará en rojo las facturas vencidas, señalando posibles acciones de cobro.
6- Verificar facturas pagadas:
El filtro de pagadas te permite confirmar las facturas cobradas en un periodo, útil para conciliaciones o reenvío de documentos.
7- Detalles de factura y recibos:
Haz clic en cualquier factura para abrir su vista detallada. En la pestaña Recibos podrás ver el estado de pagos:
Ejemplo: *»Recibo 1 de 1 – Pendiente – €500 – Venc. 15/04/2025″* indica un cobro pendiente.
En pagos parciales, se listarán múltiples recibos con sus respectivos estados.
8- Utilizar la vista de Recibos (cobros):
ElequipoIA incluye una vista específica para gestionar cobros pendientes, generalmente ubicada en:
Ventas → Facturas → Pestaña Recibos
O en Tesorería o Informes
Esta vista muestra cada recibo individualmente (incluso pagos parciales de facturas) con detalles como cliente, importe, fecha de vencimiento y estado. Ejemplo: *»Factura 5 de ACME – 100€ – Vence 30/09 – Impagado»*.
Ideal para responsables de cobros, aunque para usuarios básicos el listado de facturas filtrado por «Pendientes» puede ser suficiente.
9- Informes de facturación:
En el menú Informes encontrarás opciones como:
Listado de facturas
Resumen de IVA
Ventas por cliente
Puedes exportar estos informes a PDF o Excel para análisis más detallados. Aunque es una funcionalidad avanzada, es útil para presentar datos a asesores o realizar controles internos.
10- Consultar cobros de un cliente específico:
Dos métodos principales:
En Ventas → Clientes, abre la ficha del cliente y revisa la sección Facturas o Ventas.
En el listado de facturas, combina el filtro por nombre del cliente con el filtro de estado (ej: «ACME» + «Pendientes»).
El campo Riesgo actual en la ficha del cliente indica el total adeudado (si muestra 0, significa que está al corriente).
11- Detalle de pagos registrados:
La pestaña Emails del cliente muestra el historial de facturas enviadas, pero la información clave de cobros se encuentra en la pestaña Recibos de cada factura.
12- Conciliación bancaria (nivel avanzado):
Para usuarios básicos, es suficiente marcar las facturas como «Pagadas» para mantener la información actualizada. La conciliación detallada con extractos bancarios es opcional.
13- Actualización en tiempo real:
Los listados se actualizan automáticamente al registrar nuevos cobros o facturas. En entornos multiusuario, si no ves cambios recientes, actualiza la página manualmente.
Recomendaciones prácticas:
Combina búsquedas y filtros: Ejemplo: «2025» + «Pendientes» para ver facturas impagadas del año.
Exporta a Excel cuando necesites análisis complejos (tablas dinámicas, cálculos personalizados).
Gestiona vencimientos: Configura correctamente las formas de pago para que el sistema calcule fechas automáticamente.
Monitoriza clientes morosos: Revisa periódicamente los impagados para tomar decisiones comerciales.
Aprovecha indicadores visuales: Colores automáticos (rojo=vencido, amarillo=próximo a vencer) agilizan la identificación de estados.
Explora informes financieros: IVA, Pérdidas y Ganancias, etc., disponibles en Informes y Contabilidad.
Realiza copias de seguridad regularmente desde Admin → Empresas para proteger tu información.
Con estos flujos de trabajo, tendrás siempre disponible información clave sobre facturación y cobros, permitiéndote tomar decisiones basadas en datos actualizados de forma inmediata.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
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