Cómo administrar tu catálogo de productos y servicios para facturar más rápido
Este artículo te enseña cómo crear, configurar y gestionar eficazmente tu catálogo de productos y servicios dentro de elEquipoIA. Mantener un inventario organizado y unas fichas de artículo completas es el primer paso para emitir facturas sin errores y ahorrar tiempo en tu día a día. Muchas veces, registrar cada elemento a mano durante una venta retrasa el cobro y genera descontrol administrativo. Aquí encontrarás el paso a paso para configurar artículos físicos y servicios, aprenderás a gestionar el control de stock y descubrirás cómo clasificar cada elemento de tu oferta. Además, te explicaremos qué hacer con aquellos productos que ya no comercializas para mantener tu base de datos limpia, organizada y siempre lista para cumplir con la nueva normativa de facturación.
En resumen
Gestión unificada: Crea fichas independientes para artículos físicos o servicios desde el menú Almacén → Productos.
Control de inventario: Activa o desactiva el seguimiento de stock según lo que vendas (ideal para servicios, donde el conteo no aplica).
Organización eficiente: Utiliza categorías (familias) y marcas (fabricantes) para filtrar y encontrar rápidamente tu oferta.
Estados del producto: Bloquea los artículos descatalogados en lugar de eliminarlos para no afectar al historial de tus facturas previas.
¿Cómo registrar un nuevo producto o servicio paso a paso?
Para empezar a llenar tu catálogo y agilizar tus ventas, debes crear una ficha por cada artículo. Sigue estos pasos:
Dirígete a la sección Almacén → Productos en tu panel principal.
Haz clic en el botón Nuevo para abrir el formulario de creación.
Escribe el nombre descriptivo que aparecerá en las facturas de tus clientes (ej. «Sesión de Consultoría»).
Asigna una referencia única o deja el campo vacío para que el sistema genere un código numérico de forma automática.
Selecciona el tipo de impuesto aplicable (ej. IVA 21%) para que se calcule solo al facturar.
Verifica los datos introducidos y haz clic en Guardar.
¿Cómo configurar el control de stock y la disponibilidad?
La configuración del inventario es vital para no vender productos agotados, aunque el sistema te da flexibilidad total:
Stock actual: Indica las unidades disponibles. Si creas el producto a mano, empezará en cero y se actualizará con tus compras y ventas.
Se compra / Se vende: Activa «Se compra» si adquieres el artículo a proveedores, y «Se vende» si lo ofreces a tus clientes.
No controlar stock: Ideal para servicios o productos digitales. El sistema ignorará las unidades y no lanzará alertas de inventario.
Permitir venta sin stock: Perfecto para ventas bajo pedido; te permite facturar aunque tu stock físico sea negativo en ese momento.
¿Qué hago con los productos que ya no vendo?
Es muy común cambiar el catálogo con el tiempo, pero eliminar productos antiguos puede generar problemas en tu registro de facturas previas. Si dejas de comercializar un artículo, simplemente edita su ficha y marca la casilla Bloqueado. De esta forma, el producto dejará de aparecer como opción al crear nuevas facturas o compras y se resaltará en color rojo en tu listado general para que lo identifiques rápido, pero mantendrá intacto el histórico de tus operaciones pasadas.
¿Cómo te ayuda el programa de facturación electrónica de elEquipoIA con la gestión de productos?
El programa de elEquipoIA centraliza todo tu inventario en un solo lugar, permitiéndote diferenciar claramente entre productos físicos y servicios sin límite de referencias. Su sistema automatiza la asignación de impuestos y referencias numéricas, agilizando enormemente la creación de facturas. Además, su control de stock inteligente te avisa de tus existencias en tiempo real, dándote la opción de permitir ventas bajo pedido o bloquear artículos descatalogados con un solo clic, garantizando que tu facturación sea siempre precisa, profesional y sin errores.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar un producto si no me queda stock?
Sí. Si activas la opción «Permitir venta sin stock» dentro de la ficha del producto, el sistema te dejará añadirlo a tus facturas de venta aunque tus existencias actuales estén en cero o en negativo. Es una opción muy útil para trabajar bajo pedido.
¿Cómo configuro un servicio en el sistema?
Para registrar un servicio, crea un nuevo producto, introduce su nombre e impuestos, desactiva la opción «Se compra» (ya que no lo adquieres a proveedores) y marca la casilla «No controlar stock». Así de sencillo lo tendrás listo para facturarlo a tus clientes.
¿Puedo cambiar el precio de muchos productos a la vez?
Sí. Puedes exportar tu listado actual de productos a un archivo Excel, modificar los precios de forma masiva en la hoja de cálculo y volver a importarlo al sistema. De esta manera, actualizarás todo tu catálogo de golpe sin ir uno por uno.
¿Es mejor eliminar o bloquear un producto antiguo?
Siempre es recomendable bloquearlo. Solo puedes eliminar productos que nunca se hayan utilizado en una factura. Al bloquearlos, los ocultas de las opciones de venta futuras, pero mantienes intacta la información contable y fiscal de las facturas que ya emitiste.
Normativa y fuentes
BOE (Boletín Oficial del Estado): Obligación progresiva de cumplir con el sistema VERI*FACTU para el año 2027.
Agencia Tributaria: Requisitos técnicos exigidos en materia de factura electrónica.
Da el siguiente paso con elEquipoIA
La gestión de tu catálogo y tus ventas no tiene por qué ser un dolor de cabeza. En elEquipoIA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo hacia la factura electrónica y la digitalización, preparando los sistemas para el futuro. Cumple con todas las normativas vigentes y transforma un requisito legal en tu mayor ventaja competitiva. ¿Listo para agilizar tus ventas y controlar tu stock sin esfuerzo? Contacta con nosotros hoy mismo o pide una demo para descubrir todo lo que podemos hacer por tu negocio.
