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Importar datos desde otro programa (clientes, proveedores, productos)
Introducción: Si estás migrando desde otro sistema de facturación o trabajas con datos en Excel, ElequipoIA te permite importar tu información de clientes, proveedores y productos directamente desde archivos Excel o CSV. Esta función evita tener que introducir manualmente todos los datos y agiliza significativamente la configuración inicial. A continuación, se detalla el proceso para importar tus registros al programa.
Proceso para importar clientes, proveedores y productos
1- Preparar los archivos de datos:
Desde tu sistema anterior o base de datos, exporta la información de clientes, proveedores y productos en archivos separados, en formato Excel (.xlsx) o CSV (.csv). Se recomienda usar un archivo para cada tipo: por ejemplo, clientes.xlsx, proveedores.xlsx y productos.xlsx. Verifica que cada archivo tenga encabezados claros en la primera fila, como:
Clientes: Nombre, CIF, Teléfono
Proveedores: Nombre, NIF, Teléfono
Productos: Código, Descripción, Precio
2- Verificar la herramienta de importación:
ElequipoIA utiliza el complemento CSVimport para importar datos. En la mayoría de casos, esta herramienta viene activada por defecto. Si no encuentras la opción de importar, accede al menú Administrador → Plugins y confirma que el plugin CSVimport esté instalado y activo. Este paso solo es necesario si la función de importación no está disponible.
3- Importar clientes:
En ElequipoIA, dirígete al menú Ventas → Clientes. En el listado de clientes, localiza y haz clic en el botón Importar (normalmente representado con un icono de flecha hacia arriba o similar). El sistema te solicitará seleccionar el archivo de clientes (.xlsx o .csv) desde tu computadora. Elige el archivo previamente exportado y confirma la acción.
4- Asignar columnas (asistente de importación):
Tras cargar el archivo, se abrirá un asistente de importación avanzado. En esta pantalla verás las columnas detectadas de tu archivo y unos desplegables para asignar cada columna al campo correspondiente en ElequipoIA. Por ejemplo:
Si tu Excel tiene columna «Nombre», asígnala a Nombre del cliente
Si tiene «Teléfono», asígnala a Teléfono
No es necesario asignar todas las columnas, solo las que quieras importar. Las columnas no asignadas se ignorarán. Una vez relacionadas las columnas principales, haz clic en Importar para comenzar la importación.
5- Verificar la importación de clientes:
El sistema procesará el archivo y agregará los clientes importados. Si la operación es exitosa, el listado de clientes se actualizará con los nuevos registros. Se recomienda revisar varias fichas importadas para confirmar que los datos se hayan asignado correctamente (nombre, NIF, email, etc.). Si encuentras errores, puedes ajustar el archivo original y repetir la importación, o corregir manualmente los registros afectados.
6- Importar proveedores:
Sigue el mismo procedimiento para los proveedores. Accede a Compras → Proveedores y haz clic en Importar. Selecciona el archivo de proveedores exportado y asigna las columnas correspondientes en el asistente (ej: Nombre, NIF, teléfono). Una vez completada la importación, verifica que los proveedores aparezcan correctamente en el listado correspondiente.
7- Importar productos:
Accede al menú Almacén → Productos y selecciona la opción Importar. Elige tu archivo de productos exportado. En el asistente de mapeo, asigna las columnas correspondientes:
Columna de código → Referencia
Columna de nombre → Descripción
Columna de precio → Precio
Columna de impuesto → Impuesto (si está incluido en el archivo)
Si tu archivo contiene datos adicionales como stock o categorías, también podrás asignarlos a sus campos correspondientes. Finaliza haciendo clic en Importar para cargar todos los productos.
8- Verificar productos importados:
Una vez completada la importación, el listado de Almacén → Productos se actualizará con los artículos importados. Comprueba que los datos clave como descripción, precio e impuesto sean correctos.
Los campos «Se vende» o «Se compra» dependerán de los valores por defecto o de columnas importadas. Edita manualmente los productos que requieran ajustes (ej: servicios sin stock).
Si el archivo no incluía referencias, el sistema generará códigos automáticamente. Puedes modificarlos después si prefieres usar tus propios códigos.
9- Importación de datos avanzados (opcional):
ElequipoIA permite importar facturas, asientos contables u otros registros, aunque suele requerir formatos específicos. Para comenzar, prioriza clientes, proveedores y productos. Para facturas históricas, explora funciones avanzadas o contacta con soporte.
10- Gestión de errores:
Si la importación falla parcial o totalmente:
Verifica que el archivo esté en formato .xlsx o CSV válido.
Confirma que asignaste columnas esenciales (ej: «Nombre» para clientes).
Corrige inconsistencias en los datos (ej: texto en campos numéricos).
Si solo fallan algunos registros, crea un archivo con los faltantes o añádelos manualmente.
Consejo final:
Realiza una prueba con 2-3 registros antes de importar el volumen completo. Así validarás el mapeo de columnas y evitarás duplicados. Recuerda que siempre puedes desactivar o eliminar datos importados incorrectamente y repetir el proceso. ¡En pocos minutos tendrás tu catálogo listo en ElequipoIA!
11- Solución de problemas en la importación:
Si encuentras errores durante el proceso o algunos registros no se cargan, verifica estos puntos:
Confirma que el archivo esté en formato Excel (.xlsx) o CSV con la delimitación correcta
Asegúrate de haber asignado las columnas esenciales en el asistente (por ejemplo, sin asignar el campo «Nombre» no se podrá crear un cliente)
Si el sistema señala errores de formato (como texto en campos numéricos), corrige esos valores en el archivo original y reintenta la importación
No es necesario reimportar todo el lote si solo fallaron algunos registros: puedes agregarlos manualmente o crear un archivo solo con los elementos faltantes para importarlo por separado
Recomendación importante:
Antes de realizar una importación masiva, haz una prueba con un grupo pequeño de registros. Por ejemplo, en tu archivo de clientes conserva solo 2-3 filas y ejecuta la importación para confirmar que los datos se asignan correctamente. Una vez verificado que el mapeo funciona, podrás importar el archivo completo.
Recuerda que siempre puedes desactivar o eliminar los datos importados si algo sale mal, lo que te permite reajustar sin problema de duplicados. ¡En pocos pasos tendrás todo tu catálogo de clientes, proveedores y productos funcionando en ElequipoIA!
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