Plugin Proyectos: gestiona tus trabajos,
tareas y costes sin perder el control
Gestionar múltiples trabajos, controlar presupuestos que se desvían y coordinar tareas en
equipo puede convertirse rápidamente en una pesadilla de hojas de cálculo desactualizadas
y albaranes traspapelados. Cuando los costes reales de una obra, instalación o servicio no
se cruzan a tiempo con las facturas de venta y compra, la rentabilidad final del negocio se
vuelve una incógnita alarmante. En elEquipoIA somos especialistas en facturación
electrónica y este plugin forma parte de nuestro ecosistema de soluciones diseñado para
devolver la claridad a la gestión diaria de tu empresa. Con el plugin proyectos integrado en
el programa de facturación electrónica de elEquipoIA, consigues vincular presupuestos,
albaranes, compras y horas de trabajo en una única pantalla. En este artículo detallamos
sus funcionalidades, configuración y ventajas para que automatices la gestión de tus
proyectos sin margen de error.
¿Qué es el plugin Proyectos y para quién es?
El plugin proyectos de elEquipoIA es la extensión especializada para el programa de
facturación que permite planificar, ejecutar y analizar la rentabilidad financiera y operativa de
tus trabajos o servicios. Centraliza en una misma ficha la asignación de clientes, el
seguimiento de tareas mediante cuadros visuales, la restricción de permisos por usuario y la
vinculación directa de todos los documentos comerciales de compra y venta.
Esta herramienta está pensada para perfiles profesionales y empresas que ejecutan
trabajos por fases, obras, servicios continuados o encargos personalizados:
● Empresas de reformas, obras e instalaciones: que necesitan cruzar facturas de
proveedores de materiales con los presupuestos aceptados por los clientes.
● Agencias de servicios, consultorías y despachos: que requieren repartir hitos de
entrega, asignar tareas a empleados y medir tiempos de ejecución.
● Talleres y empresas de producción: que buscan vincular albaranes de salida,
materiales de compra y control de stock específico imputado a un encargo concreto.
● Autónomos y pymes con múltiples clientes: que desean mantener proyectos
privados para que cada departamento o técnico vea únicamente la información
autorizada.
Características principales del plugin Proyectos
Ficha centralizada de proyecto: Registra fechas de inicio y finalización, asigna
cliente, nombra un administrador y controla el ciclo de vida completo del trabajo.
● Gestión de tareas por fases: Divide cada proyecto en hitos concretos
especificando tiempos estimados, responsables, cantidades e inicios y fines de
tarea.
● Tablero Kanban interactivo: Visualiza de un solo vistazo el estado de todas las
tareas agrupadas por fases en tarjetas dinámicas que muestran el usuario asignado.
● Vinculación total de documentos comerciales: Conecta presupuestos, pedidos,
albaranes y facturas (tanto de compra como de venta) e incluso asientos contables
directamente al proyecto.
● Proyectos privados y control de accesos: Restringe la visibilidad de proyectos
confidenciales para que solo tengan acceso el administrador designado y los
usuarios expresamente autorizados.
● Control de costes y rentabilidad: Consulta en tiempo real los totales de venta,
totales de compra y el importe pendiente de facturar de cada encargo sin salir de la
ficha del proyecto.
● Personalización de estados y fases: Crea flujos de trabajo a medida definiendo
estados globales de proyecto y fases operativas para las tareas desde el panel de
administración.
● Patrón de numeración automatizado: Configura la codificación automática de los
nuevos proyectos mediante variables dinámicas de año, mes, día y número
secuencial.
● Reutilización mediante clonado de tareas: Utiliza el asistente de importación para
copiar la estructura de tareas de un proyecto anterior y ahorrar tiempo en trabajos
repetitivos.
¿Cómo funciona el plugin Proyectos?
El funcionamiento de nuestro programa de facturación con el plugin proyectos se apoya
en una estructura modular que conecta la parte operativa (tareas y fases) con la parte
económica (facturación y compras).
Ciclo de vida y estados personalizados de proyecto
Para adaptar el programa a la operativa real de tu empresa, el menú Administrador →
Proyectos te permite crear estados a medida. Puedes definir etapas como «Esperando
aprobación», «En proceso», «Pausado» o «Completado». Asignar estos estados permite filtrar
listados completos, consultar proyectos cerrados en pestañas dedicadas e identificar cuellos
de botella al instante.
Organización de tareas y vista Kanban
Dentro de cada proyecto, el trabajo se desglosa en tareas individuales. Cada tarea contiene
título, descripción, cantidad, responsable asignado y fechas. Las tareas se asignan a fases
configurables (por ejemplo: Pendiente, Desarrollo, Revisión, Finalizado).
Desde la vista Proyectos → Kanban, el programa dibuja un tablero visual con tarjetas
divididas por fases. Esto facilita cambiar una tarea de etapa con absoluta fluidez y ofrece a
cada empleado un filtro en la pestaña «Mis tareas» para ver únicamente sus obligaciones
pendientes.
Control financiero y vinculación de documentos
La mayor ventaja técnica del plugin proyectos radica en su integración con el sistema
contable y comercial. Desde la pestaña de documentos del proyecto puedes asociar:
1. Documentos de venta: Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas emitidas a
clientes.
2. Documentos de compra: Facturas y albaranes de proveedores, permitiendo
registrar los gastos directos del trabajo.
3. Análisis automático: El programa suma automáticamente los totales de compra y
de venta, y calcula la columna de «pendiente de facturar» (diferencia entre los
pedidos aceptados sin IVA y las facturas ya emitidas).
Pasos para empezar a usar el plugin Proyectos
Para poner en marcha la gestión de proyectos en tu instalación de nuestro programa de
facturación, sigue esta secuencia de pasos prácticos:
1. Configura el patrón automático de nombres: Accede a Administrador → Panel de
control → Por defecto y define el formato predeterminado para tus proyectos (por
ejemplo, PR-{ANYO}-{NUM} para generar códigos como PR-2026-1).
2. Personaliza tus estados y fases: Ve a Administrador → Proyectos, entra en la
pestaña Estados para crear los estados globales de tus trabajos, y en la pestaña
Fases para dar de alta las etapas de las tareas.
3. Crea tu primer proyecto: Dirígete al menú Proyectos → Proyectos, haz clic en el
botón Nuevo (+) y completa los campos obligatorios en amarillo: Descripción,
Estado y Administrador. Asigna opcionalmente el cliente y el rango de fechas.
4. Establece permisos de privacidad (opcional): Si el proyecto contiene datos
confidenciales, marca la casilla Privado y pulsa Guardar. A continuación, añade en
la pestaña Usuarios únicamente a las personas autorizadas a visualizarlo.
5. Añade tareas o importa una plantilla: Dentro de la ficha del proyecto, entra en la
pestaña Tareas para dar de alta los trabajos pendientes, o utiliza el asistente para
importar la estructura de tareas desde un proyecto anterior.
6. Vincia presupuestos y facturas: Ve a las pestañas de compras o ventas dentro del
proyecto y usa el botón Vincular introduciendo el código del documento. También
puedes asignar un proyecto directamente desde cualquier factura abriendo su
sección de Detalle.
7. Monitorea la evolución en el Kanban: Accede a Proyectos → Kanban para
supervisar el avance global de las tareas y revisar en la ficha del proyecto los totales
de compras, ventas e importes pendientes.
Preguntas frecuentes sobre el plugin Proyectos
¿Cómo funciona la restricción de visibilidad en los proyectos privados?
Al marcar la casilla Privado en un proyecto, este deja de estar visible en los listados
generales para el resto de miembros de la plantilla. Solo podrán acceder a su ficha, tareas y
documentos el usuario designado como Administrador del proyecto y los usuarios que
hayan sido añadidos expresamente en la pestaña de permisos del proyecto.
¿Se pueden crear facturas o presupuestos directamente desde la ficha
de un proyecto?
Sí, desde la ficha del propio proyecto puedes generar nuevos documentos comerciales de
compra o de venta. Al hacerlo, si el proyecto ya tiene asignado un cliente, el nuevo
presupuesto o factura heredará automáticamente dicho cliente y quedará vinculado al
proyecto de forma inmediata.
¿Cómo calcula el plugin el importe «Pendiente de facturar»?
El programa calcula automáticamente la columna Pendiente de facturar obteniendo la
diferencia entre el valor total sin IVA de los pedidos de venta vinculados y el valor total sin
IVA de las facturas que ya han sido emitidas e imputadas a ese proyecto.
¿Es posible ver las tareas organizadas en un tablero visual tipo
Kanban?
Sí, en la sección Proyectos → Kanban dispones de una vista en columnas por cada fase
configurada. Las tarjetas muestran información relevante como la descripción y el usuario
asignado, facilitando el cambio de fase y la detección de tareas estancadas.
¿Qué ocurre si un usuario no tiene permisos para ver facturas de
compra?
El sistema respeta estrictamente la política de permisos del programa. Si un usuario tiene
acceso a la ficha de un proyecto pero no cuenta con permisos de lectura para documentos
de compra o venta en el sistema, las pestañas de compras o ventas no se mostrarán dentro
de su vista del proyecto.
¿Quieres saber más sobre el plugin Proyectos?
En elEquipoIA somos especialistas en facturación electrónica y gestión empresarial integral.
Nuestro objetivo es que dejes atrás el descontrol del papeleo y las hojas de cálculo para
que te centres en hacer crecer tu negocio. El plugin proyectos es la pieza clave para
conocer al céntimo el margen real de cada trabajo y mantener a tu equipo perfectamente
coordinado. Si quieres ver en directo cómo se adapta este módulo a tu flujo de trabajo o
necesitas acompañamiento en su implantación, contacta con nuestro equipo y te
asesoraremos sin compromiso.
