La factura electrónica entre empresas (B2B) será obligatoria en España de forma progresiva a partir de octubre de 2027 para grandes empresas y de octubre de 2028 para pymes y autónomos, según lo previsto en los reglamentos de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). Aunque el calendario dé margen, anticiparse a este sistema no es solo una cuestión de cumplir la ley, sino de agilizar tus cobros y decir adiós al papeleo manual. En este artículo te explicamos qué es, cuándo te afecta exactamente y qué pasos debes seguir para emitir tu primera factura estructurada sin errores.
La factura electrónica B2B es un archivo estructurado (como XML o Facturae) diseñado para leerse automáticamente de un programa informático a otro.
Su obligatoriedad llegará previsiblemente en octubre de 2027 (empresas de más de 8 M€) o en octubre de 2028 (resto de pymes y autónomos).
La normativa exigirá comunicar el estado de las facturas (si se han aceptado y cuándo se han pagado efectivamente).
Debes conservar las facturas durante 4 años para efectos fiscales y 6 años a nivel mercantil, y facilitar copias sin coste si te las piden.
La factura electrónica entre empresas (B2B) es la versión digital de una factura tradicional, generada en un formato estructurado (como el XML o Facturae) que permite su transmisión e integración automática de un sistema informático a otro. No es un simple PDF enviado por correo, sino un archivo que los programas leen, procesan y contabilizan sin intervención humana.
El objetivo principal de esta medida es combatir la morosidad comercial. Al utilizar este formato, la ley exige reportar cuándo se recibe, se acepta y se paga cada factura. Además, elimina el coste del papel y reduce drásticamente los errores de transcripción de datos manual.
El calendario de implantación depende del volumen de facturación anual de tu negocio. Según el despliegue derivado de la Ley 18/2022 (Crea y Crece), los plazos definitivos a partir de la entrada en vigor de la Orden Ministerial son:
| Tipo de empresa o profesional | Volumen de operaciones | Fecha de obligación prevista |
| Grandes empresas | Más de 8 millones de euros | 1 de octubre de 2027 |
| Pymes y autónomos | Menos de 8 millones de euros | 1 de octubre de 2028 |
Hasta que llegue tu fecha límite, el uso del sistema es voluntario, pero altamente recomendable para probar el flujo de trabajo sin las prisas de última hora.
Para que el archivo informático tenga validez legal y garantice su integridad y origen, debe ir firmado digitalmente. Necesitas disponer de un certificado digital de persona física o de representante de empresa emitido por la FNMT.
Necesitas un programa capaz de generar el formato adecuado y aplicarle la firma. Aunque la Agencia Tributaria pondrá a disposición una solución pública de facturación electrónica, esta será muy básica y no contará con opciones de gestión comercial o soporte, por lo que migrar de PDF o Excel a una e-factura automatizada con tu propio software es lo más seguro y eficiente.
El NIF y los datos fiscales del receptor deben ser exactos. Los programas modernos incorporan validadores de identificadores fiscales para evitar que un número erróneo detenga todo el proceso de cobro.
Una vez rellenas las líneas, el IVA y las retenciones, el sistema generará el archivo estructurado (por ejemplo, .xsig para Facturae). Dependiendo de las herramientas de tu cliente, se lo podrás enviar por correo electrónico junto al XML o cargarlo en los portales de recepción de facturas.
La conservación de las facturas es un deber legal estricto. Según el artículo 30 del Código de Comercio, debes guardar los documentos durante 6 años. A nivel tributario, la Ley General Tributaria establece un plazo de prescripción de 4 años, tiempo durante el cual el destinatario tiene derecho a pedirte una copia sin coste adicional (Ley 18/2022).
En elEquipoIA sabemos que el papeleo roba tiempo a lo importante. Nuestro programa de facturación electrónica resuelve la transición al formato digital con absoluta normalidad. Desde la misma pantalla de ventas, el sistema valida de forma automática el CIF/NIF de tu cliente y, con un clic, te permite descargar tu factura en el formato estructurado Facturae.
Además, si tienes tu certificado .p12 configurado en el sistema, el programa aplica la firma digital al XML automáticamente, sin que tengas que usar herramientas externas. Podrás enviarlo por correo cómodamente y, desde el panel de cobros y recibos, saber siempre qué facturas están pendientes de pago para llevar tu tesorería al día.
En este vídeo de menos de 3 minutos te enseñamos lo sencillo que es imprimir, exportar y enviar una factura desde el programa:
No. Según la nueva normativa B2B, un PDF es solo una imagen digital legible por humanos, no un documento estructurado. La factura electrónica válida debe generarse en formatos de datos informáticos (como XML, Facturae o EDIFACT) que los programas puedan leer y contabilizar de forma automática.
Sí. La ley obliga a todos los destinatarios de las facturas electrónicas a reportar si aceptan o rechazan la factura, y la fecha exacta en la que la pagan de forma efectiva, para garantizar la trazabilidad y frenar la morosidad comercial.
No. La Ley 18/2022 prohíbe cobrar por este concepto y estipula que los emisores deben facilitar el acceso, visualización o copia de las facturas electrónicas de forma totalmente gratuita durante un periodo mínimo de cuatro años desde su emisión.
Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece).
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (artículos 66 a 70).
Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el Código de Comercio (artículo 30).
En elEquipoIA somos una empresa de facturación electrónica que acompaña a pymes y autónomos en cada paso tecnológico. No esperes a que la obligación legal llegue para empezar a modernizar tu negocio y acortar tus plazos de cobro. Contacta con nosotros y hablemos de cómo podemos preparar tus sistemas para el futuro, hoy mismo.
