Cómo migrar de PDF/Excel a e-factura
Introducción
A muchos autónomos y pymes les cuesta abandonar el Excel o los documentos en PDF para pasarse a la factura electrónica. Sin embargo, la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude establecen que la transición será obligatoria para la mayoría de negocios en 2026.
No se trata sólo de cumplir la normativa, sino también de aprovechar las ventajas operativas que ofrece una herramienta digital: agilizar la contabilidad, mejorar el control de cobros y reducir costes administrativos.
En este contexto, El EquipoIA se presenta como la solución ideal para migrar de manera rápida, sencilla y sin frenar la actividad diaria de tu negocio.
¿Por qué dejar de usar PDF/Excel?
Cumplimiento normativo
Con la entrada en vigor de VeriFactu y de la factura electrónica obligatoria, las empresas ya no podrán emitir facturas simples en Word, Excel o PDF. Un sistema homologado como El EquipoIA te permite cumplir la ley sin complicaciones.
Integridad y seguridad
Las facturas electrónicas firmadas digitalmente garantizan la autenticidad de origen y la integridad del contenido. Mientras que un PDF puede modificarse sin dejar rastro, un XML firmado es inviolable.
Menos errores y más eficiencia
Un software profesional automatiza cálculos, aplica impuestos correctos y evita duplicidades. Según especialistas en digitalización, la adopción de herramientas en la nube para contabilidad reduce costes y minimiza errores. Con El EquipoIA, todo este proceso se simplifica y se asegura.
Pasos para migrar sin frenar tu negocio
- Haz un inventario de procesos actuales: Revisa cómo emites facturas y a quién. Determina si tienes plantillas de Excel que debas adaptar.
- Elige un software homologado como El EquipoIA: Nuestro sistema genera facturas electrónicas válidas, exporta datos desde tus hojas de cálculo y asigna numeraciones correlativas automáticamente. Además, puedes seguir enviando un PDF de cortesía a tus clientes mientras haces la transición.
- Importa tus datos: Con El EquipoIA podrás subir tu base de clientes y artículos desde archivos CSV o Excel, evitando reescribir nombres y precios manualmente.
- Paraleliza durante unas semanas: Genera las nuevas facturas desde El EquipoIA, pero conserva por un tiempo tus métodos anteriores como respaldo. Así podrás cotejar resultados y resolver dudas sin interrumpir la facturación.
- Comunica el cambio a tus clientes: Explícales que recibirán facturas electrónicas; envíales el PDF junto con el XML estructurado. La ley requiere que acepten el formato si son empresas.
- Solicita o renueva tu certificado digital: Con él podrás firmar tus facturas electrónicas con plena validez legal.
Beneficios concretos
– Agilidad: Reducirás el tiempo de preparación de facturas, ya que todo está automatizado.
– Control del estado de cobro: El software indica qué facturas están pagadas y cuáles pendientes.
– Integración contable: Las facturas se registran automáticamente en tu libro contable.
– Escalabilidad: Cuando tu negocio crece, la facturación no será un cuello de botella.
El Equipo IA
Ejemplo práctico: una pyme que da el salto
Imagina una pyme de servicios de mantenimiento que lleva años facturando en Excel. Cada final de mes, el proceso de facturación se alarga varias horas: hay que copiar datos, revisar fórmulas y exportar PDFs manualmente.
Al implementar El EquipoIA, la empresa importa su base de clientes y servicios en pocos minutos, empieza a generar facturas electrónicas firmadas digitalmente y mantiene la opción de enviar PDF a clientes que aún no están familiarizados con el nuevo sistema.
En cuestión de semanas, han reducido el tiempo de facturación en un 60% y eliminado los errores de cálculo que antes retrasaban los pagos.
Consejos finales para una transición sin problemas
– No esperes a 2026: empieza cuanto antes para familiarizarte con el sistema.
– Usa un software homologado: evita sanciones y cumple con la normativa desde el primer día.
– Apóyate en tu proveedor: en El EquipoIA ofrecemos soporte para resolver cualquier duda en el proceso de migración.
– Mantén a tus clientes informados: explícale a tu red de contactos que la factura electrónica será obligatoria para todos.
En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.
Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.
