Hacer facturas en Excel, Word o PDF dejará de ser legal para la mayoría de empresas y autónomos con la entrada en vigor de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. El uso de procesadores de texto y hojas de cálculo no garantiza la integridad de los datos ni permite generar los formatos estructurados (como Facturae) que exigirá la Agencia Tributaria. En este artículo te explicamos los plazos exactos de la normativa y cómo realizar la transición hacia un software homologado sin interrumpir el día a día de tu negocio.
Prohibición de software alterable: La Ley Antifraude (11/2021) prohíbe usar herramientas como Excel o Word porque permiten modificar facturas emitidas sin dejar rastro (requisitos Verifactu).
Factura estructurada obligatoria: La Ley Crea y Crece (18/2022) obliga a usar formatos de factura electrónica (como XML) en todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B).
Validez del PDF: Un PDF simple ya no se considerará factura electrónica legal en el entorno B2B, aunque podrá enviarse como copia de cortesía.
Firma y envío: Un software homologado permite firmar digitalmente con certificado .p12 y descargar los archivos XML listos para su tramitación.
La facturación en Excel o PDF se prohíbe principalmente por la falta de trazabilidad e integridad de los datos, requisitos exigidos por las nuevas normativas fiscales en España.
La Ley 11/2021 (Ley Antifraude) establece que todos los sistemas informáticos de facturación deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Un documento en Excel o Word puede ser sobreescrito, eliminado o modificado a posteriori sin que quede un registro (log) de dichos cambios. Esto facilita la contabilidad en B o la manipulación de importes, algo que el reglamento Verifactu erradica al exigir que cada factura generada encadene su registro con la anterior.
Por otro lado, la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) requiere que la información viaje en formatos de datos estructurados (generalmente un archivo XML como Facturae). Un PDF es simplemente una imagen digital de un documento; un ordenador no puede leer automáticamente sus importes, impuestos y conceptos para integrarlos de forma directa en la contabilidad del cliente.
Las obligaciones y fechas varían dependiendo de la normativa y del tamaño de tu negocio.
Migrar tu gestión administrativa no tiene por qué paralizar tu negocio si lo haces de forma ordenada.
Configura tus datos fiscales y series: Lo primero es establecer la base. Configura el régimen de IVA, el logotipo de tu empresa y las series de numeración para que cada documento nazca bien relleno de forma automática.
Da de alta tu base de clientes: Introduce los datos fiscales de tus clientes recurrentes. Una vez en el sistema, la dirección de facturación, los contactos y la subcuenta contable se asignarán automáticamente cada vez que los selecciones.
Crea tu catálogo de servicios o productos: Registra tus referencias, estableciendo el impuesto aplicable y los precios por variante. Esto evitará que tengas que calcular el IVA a mano o repasar tarifas obsoletas.
Genera tus primeras facturas: Empieza a emitir facturas en el nuevo sistema. Al principio, puedes enviar un PDF de cortesía generado por la plantilla del programa, mientras preparas la descarga del XML para tus clientes de empresa.
El programa de facturación electrónica de elEquipoIA está diseñado para que la transición desde el papel o el Excel sea rápida y cumpla con todos los requisitos de la Agencia Tributaria.
El sistema asigna la numeración correlativa automáticamente, bloquea la edición indebida de documentos en estados finales y automatiza los cálculos de impuestos (como los tipos de IVA, recargos de equivalencia o retenciones). En lugar de maquetar celdas en Excel, el programa genera un PDF profesional desde una plantilla configurable y, para cumplir con los formatos estructurados, permite firmar las facturas de venta con tu certificado .p12 y descargar el archivo XML Facturae. Además, te permite controlar qué facturas están cobradas y cuáles siguen pendientes, algo que en hojas de cálculo suele acabar en descuadres.
En este vídeo de 2 minutos te enseñamos a hacer una factura de venta directa para que veas lo rápido que es el proceso:
Imagina una pyme de mantenimiento que invertía 11 horas al mes copiando datos, comprobando fórmulas y exportando PDFs manualmente a final de mes. Al centralizar sus clientes y emitir con el programa, ese tiempo se reduce a apenas unos minutos, eliminando los errores de cálculo que retrasaban sus cobros.
Sí, siempre que tu cliente sea un consumidor final (particular) y no una empresa o autónomo. Para operaciones B2B (entre empresas), la Ley Crea y Crece exige el envío de la factura en formato electrónico estructurado (XML), aunque puedes adjuntar el PDF como documento de lectura o cortesía.
No es suficiente. La Agencia Tributaria exige que el software de facturación registre un rastro técnico inalterable de cada evento (cuándo se crea, modifica o anula una factura) e impida el borrado de registros. Un archivo de Excel, aunque tenga contraseña, puede ser duplicado o eliminado sin dejar huella.
No para la Ley Crea y Crece. Aunque el PDF firmado garantiza la autenticidad, sigue sin ser un formato de datos estructurados que permita la integración automática de los importes en el software de contabilidad del cliente receptor.
Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (Ley Antifraude).
Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece).
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (Verifactu).
Adaptarse a la nueva normativa no es solo una obligación legal, sino la excusa perfecta para dejar de perder horas cada trimestre cuadrando hojas de cálculo rotas. En elEquipoIA te acompañamos en la implantación de tu facturación electrónica para que el proceso sea fluido, tu negocio esté al día con Hacienda y tú recuperes el control de tu tesorería. Contacta con nosotros y descubre cómo nuestra plataforma pone orden en tus ventas y cobros.
