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Registrar un cobro

Introducción: Una vez emitida la factura, el siguiente paso en la gestión es registrar el cobro cuando tu cliente te pague. Llevar el control de qué facturas están pagadas y cuáles pendientes es crucial para la salud financiera de tu negocio. ElequipoIA facilita esta tarea con un simple cambio de estado de la factura o de su «recibo» asociado. A continuación, te mostramos cómo marcar una factura como pagada cuando recibes el pago, especificando la fecha y forma de pago. También veremos brevemente cómo manejar pagos de varias facturas al mismo tiempo. Esto te ayudará a tener siempre actualizado el estado de tus facturas (impagadas vs pagadas).

Pasos para marcar una factura como pagada (registrar cobro):

1- Ubicar la factura pendiente: Ve al menú Ventas → Facturas y localiza la factura cuyo pago has recibido. Las facturas pendientes suelen estar marcadas de alguna forma (por ejemplo, en la columna «Estado» o con texto Impagado). Puedes usar filtros para mostrar solo las impagadas si tienes muchas. Haz clic en la factura para abrirla o selecciónala en la lista.

2- Abrir la factura (si no lo hiciste ya): Asegúrate de tener la factura en pantalla. Deberías ver un indicador o botón que dice Impagado en algún lugar visible (muchas veces, un botón rojo o similar con ese texto, arriba a la derecha). Esto indica que la factura actualmente está registrada como no cobrada.

3- Iniciar registro del cobro: Haz clic en el botón o etiqueta Impagado y en las opciones elige Pagado. Esta acción le dice al sistema que deseas marcar esta factura como ya cobrada. Al hacerlo, el programa abrirá una ventana emergente para confirmar los detalles del pago.

4- Ventana «Marcar como pagada»: Verás una pequeña ventana de diálogo que te permite ingresar datos del cobro:

  • Forma de pago: Selecciona cómo te pagó el cliente. Desplega la lista si es necesario y escoge la opción adecuada (por ejemplo, Transferencia, Efectivo, Tarjeta, Cheque, etc., según las formas de pago configuradas). Si la factura ya tenía una forma de pago asignada, es probable que aparezca preseleccionada aquí.
  • Fecha del cobro: El sistema pondrá por defecto la fecha actual. Si el cliente te pagó en una fecha anterior (por ejemplo, te avisó hoy pero el ingreso fue hace dos días) o diferente, ajusta la Fecha de pago en este campo. Así quedará reflejado exactamente cuándo se realizó el cobro.
  • (Opcional) Importe: Si la ventana lo muestra y por alguna razón estás registrando un pago parcial (menos del total), podrías editar el importe. Sin embargo, normalmente para pagos parciales se maneja de otra forma (varios recibos), así que asume que aquí marcarás el total.
  • Observaciones: Es posible que tengas un campo para anotaciones. Por ejemplo «Pagado en efectivo en oficina» o «Transferencia desde Banco XYZ». No es obligatorio, pero puedes añadir una nota breve si lo deseas.

5- Confirmar pago: Haz clic en el botón Pagado o Marcar como pagado de esta ventana para confirmar. Al hacerlo, se cerrará la ventana y la factura cambiará su estado a pagada.

6- Verificar estado «Pagado»: Ahora, en la pantalla de la factura, el botón o etiqueta que antes decía Impagado debería haber cambiado a Pagado (a veces de color verde). Esto indica que la factura se considera cobrada en su totalidad. Además, en el listado de facturas, esa factura ya no aparecerá entre las pendientes. Si hay una columna de estado, aparecerá como Pagada, o podría desaparecer de un filtro «Pendientes».

7- Registrar cobros múltiples (lote): Si recibiste pagos para varias facturas juntos (por ejemplo, el cliente te hace una transferencia por 3 facturas a la vez), puedes marcarlas pagadas en lote:

  • Ve a Ventas → Facturas y luego posiblemente a la pestaña Recibos (en ElequipoIA existe una vista específica de recibos, que son los cobros pendientes). Ahí verás una lista de todos los cobros pendientes por factura.
  • Selecciona los recibos correspondientes a las facturas que te pagaron (pueden tener checkboxes al lado).
  • Pulsa el botón Pagado (o «Marcar pagados») para todos ellos.
  • Aparecerá igualmente una ventana para confirmar la forma de pago y fecha; se aplicará a todos los seleccionados.
  • Confirma y listo: todas esas facturas pasarán a pagadas de una sola vez.
  • Nota: Esta funcionalidad es muy útil si, por ejemplo, cobras 50 facturas mediante una remesa bancaria SEPA; marcas todas juntas y ahorras tiempo. Es un uso un poco más avanzado, pero bueno saber que existe.

8- Comprender los «recibos» de facturas: Internamente, cada factura tiene al menos un «recibo» asociado, que representa el cobro pendiente de esa factura. Cuando marcas la factura como pagada, en realidad estás marcando pagado ese recibo. Puedes verlo si vas a la pestaña Recibos dentro de la factura: verás el registro con su importe y ahora figurando como pagado en la fecha indicada.

  • Si necesitas cambiar la fecha o forma de pago después (por ejemplo, te equivocaste al elegir la forma de pago), puedes entrar en la pestaña Recibos, hacer clic en el recibo y editar esos datos. Corrige y guarda.
  • Si por error marcaste pagado y no debería estarlo (porque el cliente aún no pagó), podrías eliminar el recibo pagado y generar uno nuevo pendiente, o más sencillamente, editar y desmarcar la casilla de pagado. Sin embargo, recomendamos precaución: es mejor no marcar como pagado hasta estar seguro del cobro real.

9- Pagos parciales: ¿Qué sucede si un cliente paga solo una parte de la factura? Por ejemplo, la mitad ahora y la mitad el mes próximo. En ese caso:

 

  • Deberías dividir el recibo en dos o más. En la pestaña Recibos de la factura, puedes borrar el recibo único y crear dos nuevos (con el botón Nuevo recibo) especificando el número de recibos a generar y sus importes. Por ejemplo, 2 recibos de 500€ cada uno para una factura de 1000€. Asigna fechas de vencimiento diferentes si corresponde.
  • Luego marca como pagado el primero cuando te pague la mitad. La factura quedará parcialmente pagada (un recibo pagado, otro pendiente).
  • Más adelante, marcas pagado el segundo cuando recibas el resto.
  • Este manejo es un poco más avanzado. Si no te sientes cómodo con ello, otra alternativa sencilla es no marcar la factura como pagada hasta recibir el pago completo, y llevar nota externa del pago parcial. Sin embargo, lo ideal es reflejarlo correctamente con varios recibos para control interno.
  • ElequipoIA tiene incluso un plugin llamado «PlazoPago» para automatizar la generación de múltiples plazos (30-60-90 días, etc.), pero eso sería para casos de uso frecuentes con pagos fraccionados.

10- Remesas bancarias (muy avanzado): Si cobras a través de domiciliaciones bancarias (SEPA), ElequipoIA ofrece un plugin para generar remesas agrupando varios cobros. Esto es ya para usuarios avanzados/contabilidad, pero básicamente podrías seleccionar varios recibos pendientes y generar un fichero SEPA XML para presentar al banco. Lo mencionamos solo por cultura general; inicialmente, seguramente marcarás cobros manualmente uno por uno o en lote sencillo.

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11- Ver el estado de cobro en informes: Una vez marcada como pagada, la factura aparecerá como tal en listados y reports. Por ejemplo, si sacas un listado de facturas pendientes, ya no saldrá. Si miras la ficha del cliente, su saldo pendiente disminuirá. De hecho, en la ficha de cliente, suele haber un campo llamado Riesgo actual o deuda actual, que refleja la suma de facturas impagadas. Al registrar el cobro, ese riesgo se actualiza.

12- Cobros por anticipado (antiguos anticipos): Si un cliente te pagó antes de emitir la factura (un anticipo o señal), hay formas de registrarlo mediante plugins de anticipos. Para no complicar: podrías emitir la factura normalmente y marcarla pagada inmediatamente, o usar notas de crédito. Son situaciones especiales, así que ante un anticipo lo más sencillo es restar ese anticipo en la factura final (por ejemplo, añadir una línea «- Anticipo recibido X€»).

13- Corrección de cobros: Si te equivocas al marcar un pago (ej. marcaste la factura equivocada como pagada), la solución es editar los recibos. Puedes eliminar el recibo marcado como pagado de la factura incorrecta y crear uno nuevo pendiente, y en la factura correcta marcar su recibo. Sin embargo, lleva cuidado para no perder trazabilidad.

(Inserta aquí una captura de la ventana de «Marcar factura como pagada», mostrando la selección de forma de pago y fecha.)

Consejos:

  • Realismo en la contabilidad: Marca las facturas como pagadas solo cuando realmente recibas el dinero. Parece obvio, pero a veces por error alguien podría marcar pagado antes de ver el ingreso efectivo (por ejemplo, «el cliente me prometió que transfirió»). Es mejor esperar la confirmación real del pago (extracto bancario, etc.) para reflejarlo.

     

  • Controla tus pendientes: Visita regularmente el listado de facturas pendientes (impagadas). ElequipoIA te permite filtrar rápidamente las impagadas. Úsalo, por ejemplo, cada semana para ver qué facturas están cerca o pasadas de vencimiento. Así puedes hacer recordatorios de pago oportunos.

     

  • Usa la información del cliente: Recuerda los campos de Días de pago en la ficha de cliente. Si los configuras (por ejemplo, el cliente solo paga los días 10), el sistema moverá automáticamente las fechas de vencimiento de sus facturas a ese día. Esto puede ser útil para planificar cobros.

     

  • Registro contable: Cuando marcas como pagada una factura, si tienes la contabilidad integrada, es posible que el sistema genere automáticamente el asiento contable del cobro (por ejemplo, debitando caja/banco y acreditando clientes). Este es un detalle técnico-contable; lo mencionamos para que sepas que detrás de ese clic se resuelven también las cuentas si tienes esa funcionalidad activa. Para el usuario final, lo importante es que su listado de facturas refleja la realidad de cobros.

     

  • Pagos múltiples de un cliente: Si un cliente te paga varias facturas juntas con un solo importe global, asegúrate de desglosarlo correctamente entre sus facturas. Puedes usar la pestaña Recibos en el listado general para marcar todo de una vez.

     

  • Historial de cobros: Más adelante, cuando tengas muchas operaciones, podrías querer ver todas las entradas de dinero en un periodo. Aunque ElequipoIA no tiene un módulo llamado «Cobros» separado, puedes obtener esa info a través de informes de caja/banco o exportando los recibos pagados. En un inicio, concéntrate en que cada factura tenga su estado correcto.

     

  • Errores de marcado: Si accidentalmente marcas pagada una factura que no correspondía, corrígelo cuanto antes para no olvidarlo. Siempre es bueno que tu sistema refleje fielmente quién te ha pagado y quién no, así evitas confusiones y posibles malentendidos con clientes.

– En resumen, cada factura cuenta con al menos un recibo que indica su pago pendiente; al cobrar, se marca ese recibo como pagado, cambiando el estado de la factura. Este proceso es sencillo y te ayudará a llevar al día la tesorería de tu negocio sin conocimientos contables profundos. ¡No olvides hacer clic en Pagado cuando corresponda y podrás dormir más tranquilo sabiendo que tus cuentas por cobrar están bajo control!

En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.

Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.

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