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Enviar factura por correo electrónico

Introducción: En vez de imprimir y enviar físicamente una factura, ElequipoIA te permite enviar la factura por email directamente al cliente. Es una forma rápida, económica y ecológica de hacer llegar tus facturas. El sistema genera el PDF y lo adjunta a un correo electrónico que puedes personalizar. Aquí aprenderás las dos maneras principales de enviar una factura por correo: desde el listado de facturas o desde la propia vista de la factura. Además, veremos cómo completar el formulario de correo y qué opciones tienes (CC, CCO, cambiar remitente, etc.). ¡Así tus clientes recibirán sus facturas en segundos!

Pasos para enviar una factura por email:

1- Tener la factura lista: Primero, asegúrate de que la factura que quieres enviar esté guardada y emitida (o al menos guardada como borrador, aunque lo ideal es emitirla si es definitiva). No necesitas imprimirla antes de enviarla por email; el sistema creará el PDF automáticamente al enviarla.

2- Opción 1 – Enviar desde el listado de facturas: Ve a Ventas → Facturas y localiza en el listado la factura que deseas enviar. Puedes identificarla por el número o el cliente. Selecciónala (algunos sistemas permiten marcarla con una casilla) o simplemente haz clic para resaltarla. Luego, busca el botón Imprimir en la barra superior de la lista y haz clic en él; en el menú desplegable que aparece, elige la opción Email. Esta acción iniciará el proceso de envío para la factura seleccionada.

3- Opción 2 – Enviar desde la vista de factura: Alternativamente, haz clic en la factura para abrirla en detalle (la pantalla donde ves todas sus líneas y datos). En la parte superior (generalmente junto a Imprimir), verás un pequeño triángulo o flecha al lado del botón Imprimir. Haz clic en esa flechita para desplegar opciones, y selecciona Emailfactura.city. Esta es la manera de enviar la factura actualmente abierta.

4- Componer el correo electrónico: Tras cualquiera de las dos opciones anteriores, ElequipoIA mostrará el formulario de envío de email. En esta ventana podrás revisar y completar los detalles del correo:

 

  • Desde: Aquí elige el correo remitente, es decir, desde qué cuenta se enviará el email. Por defecto, cada negocio en factura.city/ElequipoIA tiene configurada una cuenta de envío propia (del tipo @facturas.live) para simplificar. Esta cuenta preconfigurada se usa solo para enviar (no para recibir respuestas). Si no has configurado nada más, verás esa seleccionada. ¿Puedo usar mi propio correo? – Sí, si prefieres que el email salga con tu dirección (ej. tunombre@tuempresa.com), puedes configurar tu SMTP en Administrador → Emails y luego seleccionar tu cuenta aquí. Si no, usa la predeterminada para no complicarte.

     

  • Para: Escribe o verifica el correo electrónico del cliente destinatario. El sistema rellenará este campo automáticamente con el email que tenga la ficha del cliente. Si el cliente tiene varios emails o quieres enviar a varios destinatarios, puedes escribirlos todos aquí separados por comas. Ejemplo: cliente@example.com, contabilidad@example.com. Asegúrate de que las direcciones estén bien escritas.

  • CC: Si deseas enviar una copia del email a alguien (por ejemplo, a tu propio correo para registro, o a un colega en CC), haz clic en el botón CC para que aparezca el campo de copia carbón. Ingresa el email de la persona que debe recibir copia. Los destinatarios en CC serán visibles para todos los demás destinatarios.

  • Asunto: El sistema suele proponer un asunto por defecto, por ejemplo: «Factura {{numerofactura}} de {{TuEmpresa}}» con el número y nombre de tu empresa. Puedes modificar el Asunto del mensaje a tu gusto. Asegúrate de que quede identificativo, algo como «Factura 2023-0001 – TuEmpresa». Un buen asunto ayuda al cliente a ubicar la factura en su bandeja de entrada.

  • Mensaje (cuerpo del correo): En el cuadro de texto grande, redacta el mensaje para tu cliente. Probablemente haya ya un texto de plantilla, algo como «Estimado cliente, Adjuntamos la factura … Un saludo». Puedes personalizarlo antes de enviar: por ejemplo, añadir «Gracias por su confianza» o detallar formas de pago. ElequipoIA permite personalizar las plantillas de estos correos desde Administrador → Emails (por si quieres establecer un texto por defecto para todas las facturas). Recuerda mantener un tono profesional y claro.
  • Archivos adjuntos: Verás que ya está adjunta la factura en PDF automáticamente (generalmente el archivo se nombra con el número de factura). No tienes que hacer nada para adjuntarla, el sistema lo hizo por ti. Si quisieras, podrías adjuntar archivos adicionales (por ejemplo, un albarán firmado, o términos y condiciones) usando alguna opción de «Adjuntar archivo» en este formulario.
  • Firma del email: Al final del cuerpo, suele añadirse automáticamente una firma con tu nombre o el de tu empresa. Esto también se configura en Administrador → Emails. Puedes verificar que esté correcta (por ejemplo, «Atentamente, Juan – ElequipoIA»).

5- Enviar el correo: Una vez completados los campos, revisa todo por última vez: destinatarios correctos, mensaje claro, adjunto presente. Luego haz clic en el botón Enviar. ElequipoIA procederá a enviar el email usando la cuenta remitente seleccionada. Dependiendo de tu configuración, el envío es casi instantáneo. Si usas la cuenta predeterminada de facturas.live, el envío se realiza a través del servidor de factura.city, por lo que no necesitas preocuparte por SMTP ni nada técnico.

6- Confirmación y registro: Al enviar, es probable que el sistema te indique que el correo fue enviado con éxito (un mensaje tipo «Email enviado correctamente»). Además, en el listado de facturas, esa factura puede mostrar ahora un icono o marca indicando que ya fue enviada por email. Por ejemplo, algunas interfaces ponen un pequeño icono de sobre o cambian el color de la factura. Esto te ayuda a saber qué facturas ya mandaste y cuáles no.

  1. Ver historial de emails enviados: ElequipoIA guarda registro de los emails enviados a cada cliente. Puedes verificarlo así:

  • Ve al menú Ventas → Clientes y abre la ficha del cliente al que enviaste la factura.
  • Navega a la pestaña o sección Emails dentro de la ficha del cliente. Ahí verás la lista de correos que le has enviado desde el sistema, con fecha, asunto y tipo de documento enviado. Debería figurar el envío de la factura que acabas de hacer. Esto es útil para confirmar que salió, y también en el futuro para saber si ya se le envió tal o cual documento.

8- Respuesta del cliente: Si el cliente responde al email (por ejemplo, con una duda), ¿a dónde llega esa respuesta? Depende del remitente.

  • Si usaste la cuenta predeterminada de facturas.live, esas respuestas no suelen llegar a tu email personal, porque es un buzón no monitoreado. En ese caso, es recomendable indicar en el mensaje algo como «No responda a este correo, cualquier consulta envíenos un mensaje a [tu correo]».
  • Si configuraste un remitente tuyo (ej. tu propio Gmail o el correo corporativo), entonces la respuesta del cliente llegará a tu bandeja de entrada normal, como cualquier correo.

9- Errores comunes: Si el correo no se envía, ElequipoIA te lo notificará. Posibles causas:

  • Dirección de email del cliente inválida (verifica la ortografía).
  • Problemas de configuración del servidor de correo (si usas tu SMTP y está mal configurado, por ejemplo). Si usas el servidor predeterminado, esto no suele pasar.
  • En raros casos, el email podría ir a spam del cliente. Para minimizarlo, usa un asunto claro y considera configurar tu propio dominio de envío con DKIM/SPF (esto ya es muy técnico, solo si ves problemas de spam, podrías consultar con soporte).

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10- Envío desde otros módulos: El procedimiento de email es similar para otros documentos: presupuestos, pedidos, albaranes comparten la misma mecánica. Así que lo aprendido con facturas aplica a ellos también. Por ejemplo, podrías enviar un presupuesto por email desde el listado de presupuestos → imprimir → email.

11- Plantillas de correo: Como usuario no técnico, quizá te baste con editar manualmente el mensaje cada vez. Pero si quieres ahorrar tiempo, considera editar la plantilla de email de factura en Administrador → Emails. Ahí puedes definir un texto estándar (con variables como {{nombre_cliente}}, etc.). De esta forma, cada vez que envíes, ya estará listo el mensaje. Por ahora, saber que existe esa opción es suficiente; puedes usar el mensaje por defecto que ya viene y personalizar solo detalles por envío.

12- Archivar los PDF enviados: Aunque ElequipoIA guarda todo digitalmente, quizás quieras guardar copias locales de las facturas. Al enviar, ya se generó el PDF. Podrías descargarlo en ese momento (desde la vista previa antes de enviar) y archivarlo en tu PC, o confiar en que siempre podrás volver a entrar al sistema y volver a obtenerlo. Depende de tus preferencias de respaldo.

(Inserta aquí una captura del formulario de envío de correo de la factura, mostrando los campos Para, CC, Asunto, y el adjunto de la factura.)

Consejos:

  • Verifica el email del cliente: Asegúrate de haber introducido correctamente el email en la ficha de cliente antes de enviar. Un pequeño error tipográfico puede hacer que la factura no llegue.

     

  • Comunica al cliente: Algunos clientes pueden no esperar un correo automático. Si es la primera vez, quizá avísale «Le enviaremos la factura por email, por favor revise su buzón (y la carpeta spam si no la ve)». Así estará pendiente.

     

  • Seguimiento: El hecho de enviar por email facilita luego hacer seguimiento. Por ejemplo, si pasa una semana y no ves el cobro, puedes reenviar el mismo correo (ElequipoIA podría permitir reenviar, o simplemente envías un recordatorio manual mencionando la factura que ya tienen). En la pestaña Emails del cliente verás la fecha en que se envió, lo cual es evidencia útil ante cualquier duda.

     

  • Usar tu propio correo: Considera configurar tu correo corporativo para el envío. Aunque el sistema ofrece el suyo, enviar desde tu dominio (@tuempresa.com) da imagen más profesional y es menos probable que el email termine en spam del cliente. La configuración puede requerir datos SMTP, pero suele haber guías para Gmail, Outlook, etc., integradas en la ayuda de ElequipoIA. No es urgente para comenzar, pero tenlo en mente.

     

  • Envía a ti mismo en CCO: Si quieres guardar constancia inmediata de cada email enviado, pon tu dirección en CCO. Así recibirás una copia de cada correo de factura que mandes, y puedes archivarla en tu cliente de correo. Esto es opcional; el sistema ya registra el envío internamente.

     

  • Formato del PDF: Antes de enviar muchas facturas, quizá pruébate enviándote una a ti mismo para ver cómo le llega al cliente y revisar que el PDF se ve bien. Puedes ajustar cosas en la Plantilla PDF (como incluir tu logo si aún no lo hiciste, cambiar idioma si corresponde, etc.). Es buena práctica asegurarse de la presentación.

     

  • Protección del PDF: Por defecto, el PDF de factura no suele llevar contraseña ni nada. Si manejas datos muy sensibles y quieres cifrar el PDF con contraseña, tendrías que hacerlo fuera del sistema. Pero para facturación estándar no se suele usar contraseñas en PDFs de facturas.

     

  • Diferentes idiomas: Si tienes clientes internacionales, el sistema puede emitir facturas en varios idiomas (si la ficha del cliente tiene asignado un idioma, o seleccionas idioma en la factura). El correo también podrías escribirlo en inglés u otro idioma manualmente. Las plantillas de email y factura se pueden traducir. Esto es extra, pero bueno saber que ElequipoIA soporta multi-idioma.

     

– En resumen, enviar facturas por email con ElequipoIA es tan sencillo como un par de clics, y te ahorra tiempo y papel. ¡Tus clientes lo agradecerán y tu administración también, al tener todo registrado electrónicamente!

 

En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.

Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.

Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.