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Crear tu primera factura

Introducción: En ElequipoIA puedes gestionar una o varias empresas dentro del mismo programa. Crear una nueva empresa te permitirá llevar la facturación y contabilidad de ese negocio por separado. A continuación te guiamos por los pasos para crear una empresa nueva de forma fácil y rápida.

Pasos para crear una empresa:

1- Acceder al menú de empresas: Inicia sesión en ElequipoIA y ve al menú Administrador → Empresas. Desde ahí podrás ver la lista de empresas actuales (inicialmente solo la predeterminada) y gestionar nuevas altas.

2- Iniciar una factura nueva: Haz clic en el botón Nuevo para crear una nueva factura. Esto abrirá el formulario de factura en blanco. Inicialmente, la factura estará en estado «borrador» (también llamado Boceto), lo cual es normal.

3- Seleccionar el cliente: En la parte superior de la factura, busca el campo Cliente. Haz clic y escribe el nombre o NIF del cliente al que vas a facturar; el sistema te mostrará coincidencias de tu base de datos de clientes para que elijas. También puedes hacer clic en el ícono de búsqueda (lupa/libro) junto a ese campo para desplegar la lista de clientes y seleccionar el correcto.

  • Si el cliente no existe aún, normalmente verás un botón Nuevo al lado del campo cliente (o un signo «+»). Puedes pulsarlo para dar de alta rápidamente un cliente nuevo sin salir de la factura. Ingresarías los datos básicos (nombre, CIF) y guardarías, volviendo luego a la factura con ese cliente ya seleccionado.
  • Una vez seleccionado el cliente, el formulario puede autocompletar algunos campos en la cabecera, como su NIF y dirección de facturación, según la ficha del cliente.

4- Añadir productos/servicios a la factura: Ahora viene el contenido de la factura, es decir, las líneas que vas a facturar.

  • Para añadir un producto existente: ubica la línea de detalle (suele haber una fila en blanco al iniciar, o un botón «Añadir línea»). En esa fila, hay un campo para la Referencia o código del producto. Puedes escribir ahí parte de la referencia o nombre, y el sistema buscará en tu catálogo el producto correspondiente. También puedes pulsar el icono del libro o lista de productos para abrir el buscador de productos y seleccionarlo desde allí. Al elegir un producto, automáticamente se rellenará la descripción, el precio, el impuesto aplicable, etc., según la ficha de ese producto.
  • Para añadir un concepto libre (descripción manual): haz clic en el botón Línea (o «Añadir línea») sin seleccionar un producto. Esto te permite escribir manualmente una descripción en la columna de descripción, indicando tú mismo el precio, impuesto, etc. Útil para servicios u operaciones específicas que no tienes predefinidas como producto. Ejemplo: puedes escribir «Servicio de consultoría adicional», cantidad 1, precio 100€.
  • Código de barras: Si tienes un lector de códigos de barras y tus productos tienen código, haz clic en el campo de código de barras (si aparece en la interfaz) y escanea el código del producto. Esto añadirá directamente el producto asociado a ese código con cantidad 1. Es una funcionalidad orientada a TPV o facturación rápida.
  • Cantidad: Tras seleccionar o ingresar un producto/concepto, verifica la Cantidad. Por defecto será 1, pero puedes ajustarla a las unidades que corresponda (por ejemplo, 5 unidades de cierto artículo). Notarás que si el producto tiene control de stock, al lado de la cantidad puede indicar el stock disponible en el almacén seleccionado.
  • Precio: El Precio unitario sin impuestos se rellenará solo si el producto lo tenía definido. Si no, escribe el precio por unidad. Asegúrate que es el precio neto (base imponible) por unidad. Si quieres indicar un precio con IVA incluido, hay un truco: puedes hacer clic en el campo de Subtotal (el total de línea) y escribir allí el importe con IVA; el sistema recalculará el neto automáticamente.
  • Descuento (Dto %): Si aplicas descuento en alguna línea (por ejemplo, 10% de descuento en un producto), indícalo en la columna de % descuento. El cálculo del subtotal reflejará ese descuento.
  • Impuesto: La columna de IVA o impuesto mostrará el porcentaje que se aplica (p.ej., 21%). Esto viene del producto seleccionado. Si es un concepto libre, podrás elegir el tipo de IVA manualmente. Asegúrate de que cada línea tenga el impuesto correcto; si una línea estuviera exenta, podrías poner 0% y explicarlo en la descripción si es necesario.
  • Visor de productos: Ten en cuenta que solo aparecerán en el buscador aquellos productos que tengas marcados como «Se vende» y que no estén bloqueados, para evitar confusiones. Si no ves un producto en la lista, revisa su ficha por si acaso está marcado incorrectamente.

5- Revisar totales de la factura: A medida que agregas líneas, en la parte inferior del formulario verás los cálculos:

  • Base imponible (Subtotal sin impuestos): suma de todos los importes netos de las líneas.
  • Impuestos: el IVA desglosado por tipo (ej. X € al 21%, Y € al 10%, etc.), calculado automáticamente.
  • Descuento global: Si quieres aplicar un descuento global a toda la factura (por ejemplo, un 5% a la suma total), puedes usar el campo Dto. global o Descuento global. Si pones un porcentaje, verás que recalcula el total restando ese porcentaje sobre la base imponible total.
  • Retención global: En algunos casos (p.ej., facturas a empresas si eres autónomo con retención de IRPF), podría haber un campo para retención global. Solo usar si corresponde (se configura en Régimen de impuestos del cliente).

6- Campos adicionales (Detalles de factura): En el formulario de la factura suele haber una sección de Detalles o campos adicionales que puedes mostrar u ocultar:

  • Serie: Verifica la Serie de la factura. Por defecto será la serie principal (por ej. «2023» o «A»). Las series permiten separar numeraciones (por ej., facturas rectificativas, etc.). Si no sabes de series, probablemente uses la que viene por defecto y no debas cambiar nada.
  • Número de factura: Al estar en borrador, la factura aún no ha consumido número oficial. Verás quizás un número provisional o en blanco. Cuando la pases a emitida obtendrá un número secuencial automáticamente.
  • Vencimiento: Puede que haya un campo de Fecha de vencimiento o Vencimiento. Suele calcularse automáticamente sumando los días de pago según la forma de pago definida (por ej., contado = misma fecha, 30 días = fecha + 30 días). Revisa que el vencimiento te cuadre; si no, puedes ajustarlo manualmente o cambiando la forma de pago.
  • Forma de pago: Elige la Forma de pago pactada con el cliente para esta factura (Transferencia, Contado, Domiciliación, etc.). Esto es útil para tu control interno y para que en la factura figure, por ejemplo, «Forma de pago: Transferencia 30 días». Además, la forma de pago determina la fecha de vencimiento como mencionamos.
  • Dirección de facturación y envío: Si el cliente tiene múltiples direcciones, al hacer clic en Detalles podrás elegir la dirección de facturación específica y también una Dirección de envío si difiere. Si no haces nada, se usará la dirección principal (generalmente la fiscal) del cliente.
  • Datos extra (Número 2, etc.): Puede haber un campo llamado Número 2 o referencia externa. Es opcional y lo puedes usar para anotar, por ejemplo, el número de pedido del cliente, el código de proyecto, matrícula de vehículo u otro identificador que quieras que aparezca en la factura.
  • Divisa: Si trabajas con monedas extranjeras, podrías cambiar la divisa de la factura en Detalles. De lo contrario, se queda en EUR u otra moneda local configurada.
  • Observaciones o notas en factura: Algunas plantillas permiten añadir un texto libre al pie de factura (por ejemplo, «Gracias por su compra» o condiciones). Puedes buscar un campo de Notas u Observaciones en la factura para esto. Si no lo ves, quizás esté en la sección de imprimir (depende de la plantilla PDF).

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7- Guardar la factura (en borrador): Una vez que hayas añadido todas las líneas y completado los campos necesarios, haz clic en Guardar. En este punto, la factura quedará guardada como Boceto (borrador). Verás que se le asigna un número interno temporal o aparece algo como «Factura (Borrador)». En estado boceto puedes seguir editando la factura: agregando o quitando líneas, cambiando importes, cliente, etc., según necesites. Ninguna numeración oficial se ha consumido todavía.

8- Revisar antes de emitir: Revisa la factura con calma mientras está en borrador. Verifica ortografía de la descripción, que estén todos los conceptos, que los precios/impuestos sean correctos y que el total cuadra con lo esperado. Este es el momento de corregir cualquier error sin consecuencias, ya que el borrador no es definitivo.

9- Emitir (finalizar) la factura: Cuando estés satisfecho y la factura esté lista para ser entregada al cliente, debes marcarla como Emitida. Para ello, busca el botón o indicador que dice Boceto en la interfaz de la factura (suele estar en la parte superior derecha, a veces con un icono de un lápiz o un menú desplegable). Haz clic ahí y cambia el estado a Emitida. El sistema te pedirá confirmación para cerrar el borrador.

  • Al emitirla, la factura recibe automáticamente un número de factura oficial, siguiendo la secuencia de la serie que esté usando. Por ejemplo, podría pasar a ser la Factura nº 2023-0001.
  • Una vez emitida, la factura queda bloqueada para ediciones: no podrás modificar libremente sus campos ni líneas. Esto es intencionado, ya que legalmente no se deben alterar facturas ya emitidas. Si necesitases corregir algo tras emitir, tendrías que hacer un documento de rectificación (ver más abajo).
  • La factura emitida cambiará su etiqueta en el listado; ya no será borrador.

10- Imprimir o descargar la factura: Con la factura emitida, puedes obtener el documento para enviar al cliente.

  • Para imprimir (o generar PDF) la factura, pulsa el botón Imprimir. Se abrirá la vista previa en PDF con el diseño de factura predeterminado, que puedes descargar o enviar a tu impresora. Si tienes varios diseños (plantillas PDF personalizadas), podrías elegir entre ellas, pero con la configuración básica tendrás una estándar que incluye tu logo, datos, líneas, totales, etc.
  • Tip: Si deseas personalizar el diseño (logos, colores, formato), ElequipoIA permite hacerlo mediante Administrador → Plantillas PDF, pero eso es un tema que puedes explorar luego. De momento, el diseño estándar suele ser suficiente para empezar.

11- Enviar la factura por email (opcional aquí): ElequipoIA ofrece enviar la factura directamente por correo electrónico al cliente. Puedes hacerlo desde la misma pantalla:

  • Haz clic en la flecha junto al botón Imprimir y selecciona Email. Se abrirá el formulario para enviar el correo con la factura adjunta. Ampliaremos este proceso en la siguiente sección, pero en resumen: el sistema toma el email del cliente (si lo tiene), te permite escribir un mensaje y envía la factura PDF adjunta. Es muy práctico para ahorrar papel y tiempo.

12- Factura en estado «Pagada» o «Impagada»: Inicialmente, toda factura emitida se considera Impagada (pendiente de cobro), a menos que indiques lo contrario. En la interfaz, suele mostrarse un botón o etiqueta que dice Impagado. Cuando recibas el pago de esta factura, podrás marcarla como Pagada con un clic, pero ese proceso lo detallaremos en la sección Registrar un cobro. De momento, tras emitir la factura, quedará pendiente de cobro.

13- Rectificar o anular una factura (nota): Si después de emitir descubres un error significativo (por ejemplo, importe mal calculado, datos fiscales incorrectos), no debes editar la factura emitida. La forma correcta es emitir una factura rectificativa (también llamada abono) que anule o corrija a la original, y luego emitir una nueva factura correcta. Este es un procedimiento avanzado y reglamentado legalmente. Para un usuario principiante, la recomendación es: revisar bien el borrador antes de emitir, para evitar tener que rectificar. Ante cualquier error tras emitir, consulta la documentación o a tu asesor contable sobre cómo proceder con rectificativas, ya que implican numeración especial y referencias a la factura corregida.

14- Numeración de facturas: Las facturas siguen una secuencia numérica dentro de cada serie. Por defecto, todas irán en la serie principal, con numeración consecutiva. No debes alterar manualmente esa numeración; el sistema lo hace automáticamente al emitir. Cada año es recomendable usar una serie nueva (por ejemplo «2024») para reiniciar la numeración desde 1, pero ElequipoIA puede hacer esto automáticamente al cambiar el año. Para empezar, simplemente sigue usando la que esté configurada.

15- Consultar la factura creada: Si vuelves al listado de Ventas → Facturas, verás tu nueva factura en la lista, con su número, fecha, cliente, importe, y estado. Desde ahí puedes abrirla de nuevo, imprimirla, etc. A medida que crees más facturas, usarás este listado para encontrar alguna en particular (por cliente, por número, por rango de fechas).

(Inserta aquí una captura de la pantalla de edición de factura, mostrando un ejemplo de factura con líneas de producto ya añadidas.)

Consejos:

  • Usa el modo borrador sabiamente: ElequipoIA crea facturas primero como boceto para darte flexibilidad. Aprovecha esto para verificar todo antes de emitir. Piensa en el boceto como un «editar» y la emisión como «finalizar».

  • No demores la emisión: Aunque puedes dejar facturas en borrador, es conveniente emitirlas en orden y no acumular muchas sin emitir, ya que oficialmente una factura no existe hasta que la emites. Intenta cerrar las facturas el mismo día que las haces o dentro del periodo correspondiente.

  • Comentarios o notas al cliente: Si necesitas añadir un comentario visible en la factura (por ejemplo, «Pago a 30 días. IBAN para transferencia: …»), puedes incluirlo en el cuerpo del email al enviarla o usar un campo de notas en la factura si la plantilla lo permite. También podrías considerar agregar ese texto como Observación global en la plantilla PDF para que salga en todas las facturas.

  • Organización: ElequipoIA asignará automáticamente el número pero puedes controlar la serie (ej: «A2023») y numeración inicial en Panel de control → Secuencias de documentos si lo deseas, aunque para un inicio rápido no hace falta tocar nada, suele venir configurado correctamente.

  • Emisión indebida: Si por error emitiste una factura que no debías (por ejemplo, era una prueba), no puedes simplemente borrarla. Lo recomendable es anularla con una rectificativa. Alternativamente, si era totalmente de prueba y no la has entregado a nadie, podrías cancelarla internamente y no usar ese número (quedará un salto en numeración). Esto último consúltalo con tu asesor según normativa local, ya que cada país tiene reglas sobre saltos en la secuencia de facturas.

  • Aprende de a poco: La primera factura puede ser un poco laboriosa mientras entiendes cada campo. ¡No te preocupes! A la segunda o tercera verás que es muy rápido: seleccionar cliente, añadir productos y listo. ElequipoIA recordará tus configuraciones (por ejemplo, último almacén usado, forma de pago por defecto) para agilizar futuras facturas.

En El Equipo IA ayudamos a profesionales y empresas a dar el salto definitivo a la factura electrónica, cumpliendo con todas las normativas vigentes y preparando los sistemas para el futuro. Nuestra experiencia en digitalización nos permite ofrecer soluciones prácticas y formaciones adaptadas, para que la factura electrónica deje de ser un reto y se convierta en una ventaja competitiva.

Recuerda que, según lo establecido en el BOE, la obligación de cumplir con el sistema VERI*FACTU será de aplicación progresiva en los próximos meses. Nuestro software está diseñado para garantizar que tu empresa cumple con la legalidad en materia de factura electrónica y con todos los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.

Además, somos agentes digitalizadores del Kit Digital y gestionamos la ayuda para que tu negocio pueda implementar la factura electrónica subvencionada. Puedes consultar todos los detalles de este servicio aquí: Factura electrónica subvencionada con Kit Digital.