Introducción: En ElequipoIA, los productos y servicios que ofreces se gestionan desde el menú Almacén → Productos. Aquí puedes crear fichas para cada producto físico que vendes, así como para cada servicio (aunque no tengan stock, también se configuran como «productos» marcados sin control de stock). Registrar tus productos/servicios con sus precios e impuestos te permitirá facturarlos ágilmente, controlar stock si corresponde, y obtener listados de catálogo. En este apartado aprenderás a dar de alta un producto o servicio nuevo y a gestionar los existentes (editar datos, bloquear productos que ya no vendas, etc.).
Pasos para dar de alta un producto o servicio:
1- Abrir el listado de productos: Ve al menú Almacén → Productos. Verás el catálogo de productos actuales de tu empresa, con columnas como Referencia, Descripción, Stock, Precio, etc. Si estás comenzando, posiblemente la lista esté vacía o solo con algún producto de ejemplo.
2- Crear un nuevo producto: Haz clic en el botón Nuevo dentro del listado de productos para añadir un nuevo producto o servicio. Se abrirá el formulario de creación de producto. (Inserta aquí una captura del formulario «Nuevo Producto/Servicio», mostrando campos como Descripción, Impuesto, casillas de stock, etc.)
3- Descripción (nombre) del producto: Introduce el Nombre o Descripción del producto. Este campo es obligatorio y describe el ítem que vas a vender. Piensa que este texto aparecerá luego en las facturas, así que debe ser claro para ti y para tu cliente (por ejemplo: «Consultoría SEO 10 horas» o «Impresora Láser Modelo X»).
4- Referencia (código) del producto: Opcionalmente, puedes asignar una Referencia o código único al producto. Si tu empresa maneja códigos o SKU internos, es el lugar para ponerlos. Si dejas este campo en blanco, el sistema generará automáticamente una referencia numérica secuencial por ti. Por ejemplo, podría asignar «1001» al primer producto, «1002» al segundo, y así sucesivamente.
5- Familia (categoría) y Fabricante: También opcionales. Familia te permite agrupar productos similares (por ejemplo: «Impresoras», «Servicios mensuales», «Repuestos»). Esto sirve para filtros y organización. Fabricante se usa si quieres registrar la marca o proveedor del producto (p. ej., «HP», «Servicios ACME»). Puedes seleccionar de una lista si ya tienes fabricantes creados, o añadirlos sobre la marcha. No es obligatorio rellenarlos; puedes dejarlos en blanco.
6- Impuesto aplicable: Selecciona el Impuesto (IVA) que aplica a este producto o servicio. Por ejemplo, en España la mayoría de productos tendrían IVA 21%. Si ya tienes configurados los impuestos por defecto, quizás este campo venga prellenado con «IVA 21%». Asegúrate de elegir el correcto, sobre todo si algún producto tiene tipo reducido (10%, 4%) o está exento. Este impuesto se usará al facturar para calcular el IVA automáticamente.
7- Gestión de stock y disponibilidad: Esta parte es muy importante, sobre todo para productos físicos:
8- Campos contables (opcional avanzados): Dependiendo de la configuración, podrías ver campos como Cuenta para compras y Cuenta de ventas. Estas son cuentas contables asociadas al producto para, por ejemplo, generar automáticamente asientos contables de coste/ingreso cuando compres o vendas este producto. Si no eres experto en contabilidad, no te preocupes: normalmente el sistema asigna cuentas genéricas por defecto y no necesitas cambiar nada aquí.
9- Observaciones (internas): Tienes un campo de Observaciones donde puedes escribir notas internas sobre el producto. Por ejemplo «Versión 2023, sustituye al código antiguo 123XYZ». Estas observaciones no aparecerán en las facturas ni en documentos impresos; son solo para que en la ficha de producto quede registrada cualquier información útil para ti o tu equipo.
10- Guardar el producto: Revisa los datos ingresados y haz clic en Guardar. El nuevo producto quedará registrado en el sistema y volverás al listado de productos con ese ítem agregado. Si tenías stock inicial y quieres reflejarlo, podrías hacer un movimiento de entrada de stock o simplemente editar el campo stock manualmente en este momento (eso ya depende de cómo lleves el control, pero para empezar podrías poner el stock actual al crear el producto si es significativo).
11- Crear un servicio: Nota: Los servicios se crean de la misma manera que los productos físicos. Simplemente, marca No controlar stock (ya que no hay inventario que llevar) y asegúrate de desmarcar Se compra si no aplica. Por ejemplo, para un servicio «Consultoría 1 hora», pon Descripción «Hora de consultoría», Impuesto 21%, Se vende ✓, Se compra ✕ (no lo compras a nadie), No controlar stock ✓. El precio lo indicarás cuando lo factures o podrías poner un precio orientativo en el campo precio si deseas tenerlo precargado.
12- Editar un producto existente: Si necesitas modificar algún dato de un producto (por ejemplo, cambiar el precio de venta, corregir la descripción, asignar una familia), haz clic en ese producto en el listado (o usa el botón Editar si aparece). Cambia los campos necesarios y guarda nuevamente. Los cambios afectarán a las futuras facturas (las facturas ya emitidas permanecen con los datos que tenían en el momento de creación, por integridad). Es común actualizar precios periódicamente, por ejemplo.
13- Gestionar el stock: Cuando vendas o compres productos, ElequipoIA ajustará automáticamente el stock si el producto está configurado para controlarlo. También puedes hacer ajustes de stock manuales (desde el módulo Almacén, quizás con un botón de «Entrada/Salida de stock» o a través de Inventario). Para un usuario sin conocimientos técnicos, la idea clave es: cada vez que haces una factura de venta, las unidades vendidas se descontarán del stock; cada factura de compra las aumentará. Mantén los stocks realistas y si hay diferencias (por ejemplo, pérdida de mercancía), realiza un ajuste.
14- Bloquear (desactivar) un producto: Si un producto ya no lo comercializas (ej. un artículo descatalogado, o un servicio que dejaste de ofrecer), en vez de eliminarlo es recomendable marcarlo como Bloqueado en su ficha. Edita el producto, activa la casilla Bloqueado y guarda. Esto hará que:
15- Eliminar un producto: Solo es posible eliminarlo completamente si no ha sido usado en ninguna factura, albarán, etc., similar a los clientes. Si intentas borrar un producto que ya tuvo movimiento, el sistema probablemente te lo impida. Además, es mejor no eliminar productos con histórico porque perderías la referencia en informes. Por eso insistimos: mejor bloquear que eliminar.
16- Ver productos bloqueados: Por defecto, el listado de productos oculta los productos bloqueados para simplificar tu vista. Si deseas verlos (por ejemplo, para revisarlos o desbloquear alguno), haz clic en Filtros/Opciones en la lista de productos y ajusta el filtro a «Todos» en lugar de «Activos». De esa forma aparecerán también los productos bloqueados (quizá marcados en rojo).
17- Actualizar precios masivamente (tip avanzado): Si tienes muchos productos y necesitas actualizar precios o impuestos de varios a la vez, ElequipoIA permite exportar e importar la lista de productos en Excel para modificarlos en bloque, o usar plugins de tarifas avanzadas. Como usuario sin conocimientos técnicos, podrías simplemente editar los principales manualmente o pedir ayuda para una estrategia masiva. Para iniciar, concéntrate en crear bien cada producto; los ajustes globales pueden venir después.
18- Productos compuestos o variantes (avanzado): ElequipoIA soporta conceptos más complejos como variantes (tallas, colores) o productos compuestos (kits, packs). Estas funciones existen pero son avanzadas. Un usuario básico puede ignorarlas al principio. Si vendes, por ejemplo, camisetas de diferentes tallas, podrías manejar cada talla como un producto distinto para simplificar. Más adelante, podrías investigar la función de Variantes cuando te sientas cómodo.
Consejos: Mantén tu catálogo de productos organizado. Usa las Familias para poder filtrar luego fácilmente (por ejemplo, todos los productos de «Servicios» vs «Hardware»). Revisa periódicamente tu lista y bloquea lo que ya no vendas, así evitarás confusiones al facturar. Antes de crear un producto nuevo, verifica que no exista ya uno similar para no duplicar (por ejemplo, no tener «Servicio de consultoría» y otro llamado «Consultoría hora» si son lo mismo). Y al facturar, recuerda que solo aparecerán para seleccionar aquellos productos que tengas marcados como «Se vende» y que no estén bloqueados, así que configura esas opciones correctamente en cada ficha.
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